办公自动化条件下电子文件的归档管理分析

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1、281办公自动化条件下电子文件的归档管理分析庞潇宁 广西城乡规划设计院摘 要：现如今，经济发展迅速，世界全球化成为趋势，信息技术与网络技术的迅速发展使得办公自动化在各个行业的管理中得到了广泛 使用，这极大地提高了办公效率。新时期，电子文件在各个领域发挥着越来越重要的作用，故而产生了大量的信息和电子文件，因此，如何利 用办公自动化系统高效地对电子文件进行归档与管理是档案工作中急待解决的新课题。本文从电子文件的特性、电子文件档案管理的现状以及 电子文件管理三个方面来详细分析办公自动化条件下的电子文件归档工作。 关键词：办公自动化 电子文件 归档管理办公自动化是发达国家在七十年代中期发展起来的一门综

2、合性 的技术，其发展背景是发达国家为了解决办公业务量骤升对企业生产 率带来巨大压力的问题。办公自动化是利用先进的计算机技术和借助 各种设备来对办公业务进行处理，大大地提高了工作效率和企业的生 产率。而现如今，办公自动化在越来越多领域得到了广泛的应用，它 的知识领域覆盖了管理科学、系统工程学、行为科学等学科，充分地 体现了多学科的相互交叉和相互渗透。办公自动化的广泛应用也产生 了大量的电子文件和信息，随之出现了新的管理问题，即如何加强电 子文件和电子档案管理。 一、办公自动化的电文文件的特点 伴随着计算机技术和网络技术的快速普及和发展，办公自动化 技术被广泛应用，产生了大量新型信息载体的电子文件

3、。尽管人们在 管理传统纸质文件和档案的过程中积累了相当丰富的经验，并且还形 成了有效科学的管理方法，但是面对新型的信息载体，人们对其特殊 的技术感到陌生。因此，我们在享受办公自动化给生活和工作带来的 极大便利的同时，也受到了海量电子文件管理问题的困扰。 现今的电子文件按产生的工作领域可以分成两类：第一类是对 人们生产或科研活动记录的技术电子文件，大多以栅图或矢量图等形 式出现。第二类就是在人们处理事务或交流信息时产生的电子文件， 大多以图像、声音、文字等形式存在。电子文件作为新型的信息载体 有其独特的特点，具体如下： 1.电子文件的原始性不易确认。传统纸质档案都是文字记录而 成，因此纸质档案的

4、原始性既可以从内容中得出也可以通过载体或其 他形式表现出来。另外，人们还可以通过档案记录的字体、字迹或印 迹、纸张的材质对传统的纸质档案的原始性进行分析和确认。相对于 可以容易判断原始性的实态纸质档案，电子文件是虚态的档案，没有 传统文档的原始状态，电子文档的生成时状态与在传递和接收时的状 态完全一致，就像是在完全复制。因此对电子文件的原始性判断很不 容易。 2.电子文件容易失真。纸质档案在传递过程中，是不能完全复制 的，无论是字迹或者载体材质都会有区别，而且很容易区别。而电子 文件在传递时稍有不慎就会失去真实性，因为在电子文件传递过程不 容易找到原始文件。电子文件的真实性问题始终存在于文件传

5、递过程 中，因此维护电子文件档案的真实性是一个从不间断的过程，而且电 子文件在传递过程中出错的几率远大于传统的纸质档案，并且电子文 件档案可以被完全复制，甚至可以不留痕迹的篡改。 3.电子文件的完整性问题。电子文件经常处于传递流动状态，因 此电子文件档案的内容的完整性很难保证。电子文件在传递过程中如 不及时接收和整理，就可能会导致电子文件的内容信息丢失。而且因 为电子文件的结构复杂，它是以二进制码存在，它的储存方式多种多 样容易造成电子文件信息的损失。此外，电子文件的背景信息随着文 件处理好传递的过程不断增加而且形式多样，因此电子文件的存储就 会分散且容易丢失，最终导致电子文件的来龙去脉搞不清

6、楚。 4.电子文件对设备的依赖强，存在安全问题。电子文件的形成、 传输和处理过程都需要在计算机以及软件的支持下完成，离开计算机 或者其他设备时电子文件无法形成、贮存、传递和判断识别。因为电 子文件是看不见摸不着的，在传递过程中都是以二进制编码存在的。 电子文件在传递过程中，容易被更改或篡改，并且容易为非法性操作 提供了方便，因此就有“黑客”的产生，它就是恶意攻击或者根据自 身利益需要而任意篡改和取舍电子信息，这会严重地损害电子档案的安全。因此电子文件的安全问题也是需要大家注意的。 5.电子文件是非人工直读的。电子文件是有特定的编码序列的， 人类根本无法凭借自身识别电子文件的构成代码序列，而只有

7、通过特 定的程序解码才能使电子文件转换成文字、图形、图像、声音等能被 人们识别的信息形式。由此可以知道，电子文件必须要借助设备或软 件来进行解读。另外，在电子文件这种载体上的信息都会进行压缩或 者加密的处理，想要解读其内容就要正确的解密，因此电子文件都是 非人工识读。 二、办公自动化的电子文件和电子档案管理的作用 电子文件是近些年出现的新生事物，人们还未充分认识也没有 引起足够的重视，其管理上还处于懈怠状态。有很多使用办公自动化 技术的企业单位对其业务形成的电子文件没有进行及时的整理、鉴定 和归档，甚至有一些企业单位让企业的电子文件处于自生自灭状态或 者仅仅把电子文件存储在硬盘内便不再管理它们

8、了。这就会导致电子 文件即使不会丢失，也会在日积月累下数量就会泛滥成灾。同时办公 自动化与档案管理这两个系统互不兼容，导致电子文件归档有一定困 难。因此，办公自动化产生的文件，对它们进行归档整理具有很大作 用，具体如下： 1.电子文件的归档有利于文件的保护。将电子文件通过归档管 理，就能够更好地保护电子文件的真实性、安全性、完整性以及可辨 识性，避免信息泄露或丢失。因此，要在文件处理结束后随时归档整 理，就能够便捷快速地避免文件的丢失，保证电子文件的完整率和归 档率，最大限度地避免了文件信息被篡改、泄露或者流失。 2.电子文件的归档有利于发挥资源的作用。正确优质的信息资源 是各行各业管理的基础

9、，是决策的前提。电子文件具有很多传统纸质 文件不具备的优点，如存贮密集，多元集成，使用便捷等。因此，电 子文件的科学归档方便信息检索和查询，在想要使用文件时更方便， 有利于信息资源的开发和使用。 在将电子文件归档时，给予其相应的分类号或档案号，建立主 题词索引，方便用户在使用电子文件时搜索，提高文件检索查询效 率。另外也可以利用计算机技术将电子文件进行整合加工，有利于信 息资源的存贮，便于信息的传递，提高资源利用率，从而发挥电子文 件档案的功能与作用。 三、办公自动化的电子文件和电子档案管理的现状 由于电子文件的不安全因素影响了对电子文件的管理和长期保 存，电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读

10、易更改、数据丢失、病 毒侵害等也给电子文件的归档管理和利用带来不便。虽然现在我们已 进入电子信息时代，但是人们对文件管理归档仍停留在对纸质文件的 管理形式和观念上，主要是人们对纸质文件已经形成了习惯，认为纸 质文件管理归档只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求就能长期 保存下来。而电子文件则与传统的档案不同，当使用计算机技术和设 备将信息记录于存储的载体后，就永远离不开这种计算机技术和设 备，因此电子文件的保管期限是由电子文件内容来定，而电子文件保 管期限又取决于信息载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期等因 素。因此，电子文件的管理归档是一项复杂的技术工程，也是造成人 们对电子文件管理归档产

11、生畏惧情绪的主要原因。但是在电子时代， 要使人类活动的真实记录得以继续，就只有迎接电子文件管理的挑 战，科学管理好电子文件。现今电子文件的管理归档有以下三个问 题：（1）对电子文件的管理与归档认识不足；（2）办公自动化设备 信息资源利用不够充分；（3）档案管理基础设施不足；（4）电子文2015年4月上期经营管理者学 术 理 论经营管理者 Manager Journal282件管理归档工作人员结构有待改善。 四、加强电子文件管理的策略 1.提高电子文件和电子档案的管理意识，规范各项管理。电子计 算机应用迅猛发展，各行各业都在积极为其创造条件，采用计算机技 术提高企业处理工作的效率，电子文件伴随计

12、算机发展而生，这是不 能以人的意志转移的，因此想要实现办公自动化，就必须对电子文件 进行管理和归档，这是历史潮流给予人们的责任，不能逃避。要将电 子管理归档这项工作作为一项紧迫而长期的事情来抓，提高人们对电 子文件管理的正确认识。可以利用报刊、电视广播、广告等宣传手段 对电子文件管理的重要性进行大力度宣传，以此提高人们对电子文件 管理的意识。 2.纸质文件与电子文件建立双套制。电子文件虽然是信息时代的 潮流，但是纸质文件仍然也是重要的信息载体，因此二者是同时存 在，不能只看重其中一类。为此，可以建立双套制，将电子文件和纸 质文件共同存储，再利用一些软件和数据库索引将二者结合在一起， 最后实现电

13、子文件的自动管理归档和检索查询。对于需要永久保存的 电子文件，应该形成一套纸质文件保存，以免重要信息的流失和损 失。 3.加强电子文件的安全防护工作。电子文件容易失真，因此电子 文件的安全防护问题十分重要，同时办公自动化系统的防护也十分重 要。要想做办公自动化和电子文件的保护，首先要对存贮载体材料质 量严格把关，提高电子文件信息载体的保存期限，为提高电子文件的 长期保存打下良好基础。再者，要保证计算机网络系统的环境和设备 安全。计算机网络系统的设备要有专人负责管理并正确应用，室内环 境干净良好，保证计算机系统机器设备和磁介质不会因温度太高太低 或温度大幅度波动或火灾受到致命的伤害，导致信息损坏

14、无法修复。 同时，也要保证计算机网络系统的运行安全，在适合的范围内对计算 机服务器文件与数据进行保护，如设置登录密保等。对于重要的电子 文件信息进行数据库备份工作，以防在重要信息损失后无法找到信息 资源，保证信息的安全。最后，还要注意计算机病毒的预防，防止计 算机网络系统遭受侵害。因此要计算机系统安装防毒软件，定期杀毒，不允许随意的使用外来光盘、磁盘等，要在确认其没有病毒之后 在使用。 4.提高档案工作人员的业务素质。随着办公自动化的广泛应用， 大量电子文件也出现在人们面前。在这种大背景下，档案管理人员只 懂纸质档案管理知识方法是远远不行的。为了跟上时代的脚步，档案 管理人员也要不断进步。档案

15、管理人员必须学习电子文件和电子档案 管理方法，跟上信息时代步伐。因此，相关企业单位部门要加强这方 面的业务培训。单位可以组织档案工作人员去其他有关单位进行电子 文件与电子档案管理经验的学习。也可以进行电子文件电子档案管理 重要性和知识的推广，迅速提高档案工作人员的业务素质。可以分期 分批对单位档案管理人员进行相关电子文件与电子档案管理的培训， 适应信息时代的要求，更好地利用资源。 五、结语 随着知识经济时代的到来，各行各业的业务量都在加大，办公 自动化技术的应用范围更开阔，并且各行各业办公自动化水平逐渐提 高，大规模地应用电子计算机在办公自动化方面给人们的工作带来了 便利，提高了工作效率。办公

16、自动化的大力发展产生了大量的电子文 件。这给大家带来了电子文件管理归档的新问题。因此我们要了解电 子文件的特性，加强电子文件的归档管理。 参考文献： 1陈志宏,办公自动化条件下高校电子文件的归档管理J. 龙岩学 院学 报,2007,25(06):162-163. 2范雪香,陆小宇,黄河等.高校办公自动化条件下电子文件归档管 理现状与对策J.广东医学院学报，2014,32(5):728-729. 3彭红,赵子孺.试论办公自动化条件下的电子文件和电子档案管 理J.治黄科技信息,2010,6:32-34 4张亚平.浅谈办公自动化条件下的管理性文件归档工作J.山西 档案,2012,S1:58-59. 5陈志强. 基于办公自动化条件下电子文件的归档J.云南档 案,2009,3:27-28.治理视域下的城市治理问题及其对策研究管建华 西南交通大学公共管理学院摘 要：十八届三中全会提出，要全面推进国家治理体系与治理能力现代化。作为我国行政体系重要组成部分的城市政府其承担的城市管 理职能也必须向城市治理转型。新中国成立后我国的城市管理一直延续了苏联