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1、龍華科技大學電子簽核作業準則 95.08.01 訂定 95.08.15 修訂一、線上電子簽核適用範圍 (一) 本校電子簽核作業於 95 年 8 月 21 日起開始試行。 (二) 凡外來公文、簽、函(稿)、書函(稿)、開會通知(稿)、公告(稿)及令(稿)等 之簽辦，若無實體附件(無附件或附件得以電子檔案為之)者，皆應以 線上電子作業模式進行簽核。 (三) 現行已簡化簽呈之各類申辦表單，由各單位自行評估，若認定適合而 要以線上簽核模式進行者，可改由簽呈附加必要之表單附件為 之；或直接改以定型化簽呈為之（定型化簽呈作法可參考文書 組用印申請單 ） 。 (四) 所有外來公文一律應掛文號分文簽辦，過去所
2、謂免掛文號之公文 仍應至少上簽至一級單位主管核判決行，再由文書組辦理結案。 二、簽辦流程設定準則 (一) 承辦人員應於創稿時就將簽辦流程設定完成，各關卡簽辦人員得依實 際需求進行必要之加簽(會)。 (二) 會辦之流程設定應儘可能設定至該會辦單位之業務承辦人(可參照文 書組彙整之標準簽辦流程表)，若無法判定承辦人時則設定至該單位 之登記桌 。 (三) 各類業務之最後判決層級請參考本校分層負責明細表，若承辦人無法 事先判定可代為決行之層級，則一律設定至校長。 三、判行作業準則(一) 各層級主管可依本校分層負責明細表進行授權範圍內之判決，若被設 定可判決之主管認為有上陳之必要，則請再加簽更高層級主管
3、； 若原公文流程判決層級設定至校長，但各級主管判定可依權責代為 決行時，可逕行核判 ，後續設定之簽辦流程將會自動中止並擲回 業務承辦人。 (二) 每次開啟系統第一次進行核判時，系統將跳出自然人憑證密碼確認畫 面，請插入自然人憑證並輸入密碼確認。若憑證遺失辦理補發期間， 可至文書組借用本校憑證副卡暫用(期間以十天為限)。(三) 未插自然人憑證並通過認證所進行核判之文件，系統將無法產生電子 簽章，各單位對該文件之簽核效力應持保留態度，必要時應進行嚴 謹之求證程序。四、結案權責 (一) 各類公文於簽辦完成後皆應辦理結案手續。 (二) 簽呈應由簽辦人於簽辦完成後自行辦理結案手續。(三) 外來文簽辦完成
4、後會擲回承辦人，經承辦人複閱後，再傳送給文書組 辦理結案歸檔手續。 (四) 發文之文稿經核判後會擲回承辦人，經承辦人複閱(必要時可再陳送 相關主管複閱)並進行必要之修稿後，傳送由文書組發文並逕行辦理 結案手續。 五、紙本簽核作業 (一) 密件及具實體附件而無法以電子進行線上簽核之公文，應以紙本簽核 為之。 (二) 紙本簽核作業採紙本簽核，線上流程控管之作業模式，承辦人除 了列印紙本公文及來文簽辦單外，仍應於系統上設定簽辦流程。各 關卡之簽辦人員在收到紙本公文時應於系統上執行簽收動作， 並於紙本上簽註意見後，再於系統上執行傳送動作。 (三) 若原公文以電子線上簽核簽辦中途應故須改為紙本簽核(例如需加入 實體附件)之處理程序如下： 1.退回原承辦人，由承辦人將簽核方式改為紙本； 2.列印公文原文、來文簽辦單及各單位人員已簽辦意見； 3.將各單位已簽辦意見貼附於來文簽辦單； 4.必要時重新調整後續尚未完成之簽辦流程； 5.將紙本公文依紙本簽核作業擲送後續尚未完成之簽辦流程。 六、本作業準則依實際試辦情形有必要做適度調整時將由文書組另行通知。
