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1、第06章 长文档的编排处理,对于书籍、手册等长文档，Word 2003提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。,教学重点与难点,使用大纲视图组织文档 使用书签 编制文档目录 使用批注,6.1 大纲视图,Word 2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。 使用大纲视图查看文档 使用大纲视图组织文档,6.1.1 使用大纲视图查看文档,在“大纲视图”方式下可以折叠或展开大纲文档，来清晰地查看整个文档的结构。选择“视图”|
2、“大纲”命令，或单击水平滚动条前的“大纲视图”按钮 ，进入大纲视图方式，并自动打开“大纲”工具栏。,6.1.2 使用大纲视图组织文档,在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。 选择大纲内容 更改文本在文档中的级别 移动大纲标题 插入子文档,6.2 使用书签,同基他基于Windows的程序一样，Word 2003启动与退出可以通过多种方法来实现。 添加书签 定位书签 编辑书签,6.2.1 添加书签,在Word 2003中，可以使用“插入”|“书签”命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。,6.2.2 定位书签,在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来
3、定位它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。,6.2.3 编辑书签,书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。 隐藏和显示书签。选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡的“显示”选项区域中，选中“书签”复选框就可以显示书签，取消选中“书签”复选框就可以隐藏书签。 删除书签。选择“插入”|“书签”命令，打开“书签”对话框，选择要删除的书签选项，然后单击“删除”按钮即可。,6.3 插入目录,目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此
4、目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。 创建目录 更新目录和删除目录,6.3.1 创建目录,在Word 2003中，将常用命令以工具按钮的形式表示出来。通过工具按钮的操作，可以快速执行使用频率最高的菜单命令，从而提高工作效率。,创建基于目录项域的目录 创建基于样式的目录,6.3.2 更新目录和删除目录,当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录. 要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域。再次按下F9功能键，则打开“更新目录”对话框。,6.4 索引,所谓索引，实际上
5、就是标出文档中的单词、词组或短语所在的页码，这样，就可以迅速方便地查找到这些单词、词组和短语。一般来说，创建一个索引要分为两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引。Word一般是将主题和关键字按照字母顺序编译成一个列表，并在列表中用一个或多个页码标记它们。 标记索引条目 创建索引,6.4.1 标记索引条目,在Word 2003中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。,6.4.2 创建索引,在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Wo
6、rd 会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。,6.5 插入批注,批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。 添加批注 编辑批注,6.5.1 添加批注,要文档中添加批注，可将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，然后选择“插入”|“批注”命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可。,6.5.2 编辑批注,插入批注后，将出现“审阅”工具栏，通过它可以对批注进行编辑操作。 显示或隐藏批注 设置批注格式 删除批注,6.6 脚注和尾注,脚注和尾注是用来对文档中的引用信息进行注释的。例如，当用户在写一篇文章时，中间引用他人著作中的话，常常要在引用处做一个标记，然后，在一页末尾或文档末尾用注释指出该段引用的出处。脚注可以位于文字的下方，也可位于某一页的下方，而尾注一般位于某一节的最后，或者整篇文档的末尾。 插入脚注和尾注 编辑脚注和尾注,6.6.1 插入脚注和尾注,要插入脚注或尾注，可选择“插入”|“引用”|“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。,6.6.2 编辑脚注和尾注,脚注和尾注的编辑操作主要包括重复引用、移动、复制和删除等内容。 重复引用脚注和尾注 移动、复制或删除脚注和尾注,
