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1、1商商 贸贸 城城行行政政管管理理手手册册二二 0 一三年十月一三年十月2公司公司“十不准十不准”管理规定管理规定为加强公司内部建设和内部管理，做到”内强素质,外树形象”，增强公司的整体素质和竞争能力，促进公司的经济发展，经公司全体员工通过决定实施”十不准”管理规定：、不准违反党的方针、法规、法令。、不准违反公司或上级制定的各项规章制度。、不准损害公司形象、侵占公司财物或泄露公司商业秘密。、不准内讧、闹不团结或扰乱办公秩序。、不准违反工作程序、办事拖拉、甚至有意拖延时间。、不准假公济私、中饱私囊。、不准吃回扣或受贿赂。、不准对职责相互推诿或利用职权为所欲为。、不准抵触组织决定及上级领导安排的临
2、时性工作。、不准欺骗公司、领导或擅自隐瞒事实。公司“十不准”管理规定是公司各项规章制度的总纲、总要求。公司办公室对贯彻执行“十不准”管理规定负总责。对违反“十不准”管理规定的人负责调查，核准上报，执行处罚。凡违反“十不准”的人员，经公司行政人事部调查核实情况，报公司领导班子会议审核批准，视情节轻重，处以扣罚；对造成不良影响和使公司经济受到损失的，视损失金额的数量，给予赔偿；对情节严重的，按国家劳动法予以处理；对触犯国家法律的，将交由司法机关追究法律责3任。办公室工作守则办公室工作守则一、工作纪律：一、工作纪律：1 1办公室人员须严守公司机密，各部门的各种内部规定及不公开的决策；2 2按照公司档
3、案，未经允许，不得私自将桉案外借；3 3须流转的文件和分发的通告，务必直接交到有关人士的手中，4 4办公室作为整个公司的窗口，须注意言谈举止，为公司树立良好的形象；5 5办公室人员应自觉提高自身的业务水平，紧密配合，提高工作效率；6 6办公室人员在执行公务时，应以维护公司利益为前提，不接受任何形式的贿赂或向他人行贿；二、岗位要求二、岗位要求1 1办公台必须整洁、有序；文件摆放整齐，文具摆放格式统一，人离办公室收拾整齐，椅子要靠放台下，不能让椅子乱放（下班、离岗前应做好）；2文件柜上面不得摆放太多私人物品或凌乱杂物；3办公室墙上壁有脏迹要及时通知相关部门清洁，搞好办公室的整体环境；44所有有文件
4、下班前或中午休息时间要放入锁好才能离去，保持台面整齐；5办公室电脑用完后，键盘要摆放好，台面不能有杂物。电脑接驳线要整理，不要凌乱摆放，下班前应关闭电脑，关闭电源；6最后离开办公室者应关闭办公室所有电源，锁好门。三、礼仪纪律三、礼仪纪律1行政人事部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督。2.行政人事部如发现员工有不规范的行为时，可签发“提示单”以提示警告，并将有关情况备案。3.行政部确认奖惩事实，可提请有关部门提出奖惩意见。档案系统管理制度档案系统管理制度管理档案系统是管理工作中一重大系统,公司各部门应按照下列规定处理文件:1文件资料归档范围文件资料归档范围（1）公司营
5、业执照、企业代码证、资质证、许可证、税务登记证等企业必须的各类证照。5（2）公司成立申请审批资料：企业名称预先登记核准通知书、公司设立登记申请书、公司章程、验资报告、办公场所租赁合同、物业管理委托合同等。（3）公司营业有关手续审批文件：高压配电、消防等各类设备、设施验收合格证，管理费收费标准批文、户外广告发布批文。（4）文件类：国家有关政策、上级或有关主管部门、单位的来文；公司各项规章制度、各部门工作职能、岗位职责；以公司名义发出的文件、业务往来的函件、传真件；公司各类会议纪要；公司及部门年度工作计划、年终工作总结。（5）财务类：月、季、年财务预算、预算审批、财务分析、财务统计、会计报表、会计
6、凭证、固定资产账册。（6）业务类：物业建筑及配套设备、设施接管移交资料；物业建筑及配套设备、设施改造资料；物业功能改变资料；物业租赁合同；物业租户档案资料。（7）人事类：员工资料、应聘面试资料、入职审批表；员工辞职报告、公司辞退通知、员工离职表。2档案管理要求档案管理要求（1）上述证照类、文件类、人事类属于归档范畴的文件资料，由行政人事部统一收集整理、归档保管。财务部负责财务资料收集归档，并由财务部负责保管。业务部负责本部门业务类文件资料的收集，整理及归档保管工作。（2）各部门档案管理员按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，按编号收存；凡国家有关政策、上级来文及有关主管部门的指示等，存档
7、6前先交总经理审阅后按需要处理，方可归档；避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格签收和借阅登记手续，文件资料经办要为存档资料设立目录登记本，列明存档资料的名称、份数及必要的说明；交档时由档案管理员在登记本上签收，档案管理员然后将资料目录编入电脑作存档登记；行政人事部负责公司文件资料归档的统一管理及监督工作。3归档时间归档时间属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办完成后一周内交行政人事部归档。会会 议议 管管 理理会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时
8、提高会议效率。定期例会定期例会会议名称会议名称时间安排时间安排参加人员参加人员会议内容会议内容召集召集/ /主持人员主持人员班前会每工作日上午8:30-9:30各部门人员对外服务中相关问题讨论、日计划各部主管月度总结、规划会议每月度第一天下午总经理、各部门主管、工作人员上月度工作总结月度工作规划报告行政人事部/总经理7员工大会每月底一次总经理、全体员工经营总结、工作安排、其他相关内容行政人事部/总经理会议安排会议安排1、公司内部会议由行政人事部安排，部门内部会议由各部门主管安排。2、会议主持人须提前四小时以书面/口头形式通知参会人的时间、地址、内容。3、开会期间，文员负责记录；并于会后将会议记
9、录整理、打印、转发给有关人员及总经理备案。办公设备管理办公设备管理1 1电脑电脑（1）行政人事部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；（2）根据保密原则需要，由行政人事部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码（3）员工在所属部门目录下设立个人子目录（4）员工不得私设电脑密码2 2传真机、复印机传真机、复印机（1）由公司行政部统一管理与使用（2）建立严格的使用登记制度8（3）未经许可，个人不得自行操作使用3 3可运用状态维护可运用状态维护行政人事部负责电脑、传真机/复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态文书作业文书作业1.1.打印打印总经理、各部门主管交由文员打印之文函、广
10、告，需填写文书委派单，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文件及保密级别，急迫性程度由文员根据其缓急确定先后秩序。文书处理过程中，未经同意文员不得将受托文书传阅给他人。2.复印复印(1)司复印作业由行政人事部文员统一执行。(2)各部门委托人员口头交托行政文员。(3)料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等），经行政人事部主任批准后执行复印。(4)文员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、 复印机码、批准人、保密标识等）。3.3.收发文收发文9(1)文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。商贸城物业管理处的每一位员工都负有文
11、件管理的责任或义务。(2)本公司对外文件之收发的责任者为指定专人，由文行政部文员统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。(3)文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和存档。(4)公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。(5)本公司对外之发送文函按性质订立。(6)文件传真的发文工作亦由文
12、员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交行政人事部登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件均须复印存档。(7)对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。10(8)每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文件、报刊可作一次销毁，报行政人事部备查。(9)对公司所有订阅的报刊由专人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文件整理装订成册。考考 勤勤 制制 度度1.公司每位员工在每一正常工作时日，必须自行、准确打卡。2.凡是漏打，错打卡者须在 24 小时内申请补办，经部门主
13、管核定后报行政人事部。3.公司员工出差，须填报出差申请单，经主管、总经理批准后将申请单复印件一份交行政人事部备查。4.行政人事部将人员出差情况记入员工出勤情况表，出差期间之例假记入员工出勤资料表。5. 出差日期由行政人事部以公假记入员工出勤资料表。6.员工按政府规定进行日常工作及休假，同时实行带薪或无薪假。7.申请假期应于事前向本部门主管提出并报行政人事部核准，紧急事项于事后 24 小时内补申请。8.假期的请休严格按照公司管理制度规定执行。119. 行政人事部主办人如发现员工旷职达 2 日或超出 2 日者、请假超出规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请行政人事部经理核办。危机管
14、理办法危机管理办法公司日常或事后成立一个应付危机的处置小组，由市场部、招商部、行政人事部、财务部经理和总经理组成：1.小组成员应经常性交换信息/资料，时刻保持应付突发事件的准备状态；2.以安管人员为主体，其它部门人员配合组织救援队，进行正常性针对不同事故的演习,保持应付突发事件的就绪状态.。一、危机管理对策一、危机管理对策:1. 危机管理原则：迅速反应，积极回应；坦诚相待，化害为益；2. 公关对策措施：搜集全部事件情况，汇集事实依据；3. 确定对外宣传基调，通过发言人传播出去。只从一个渠道，用一个声音传一种信息，做到始终如一，口径如一。二、公关危机处置注意事项：二、公关危机处置注意事项：121
15、不要多个声音对外发布消息；2通告接待人员、接线员对付来访、来电询问的办法，并转告应急小组；3不要作非正式声明或表态，不要大事化小、小事化了或沉默回避问题；4不要在内部作无谓的争论，把责任推来推去，应以解决危机为主要目标。费费 用用 开开 支支 管管 理理为明确费用开支的标准、审批程序和有关人员的审批权限，明确人员之间的权责及其他相关事项的处理，特制定本制度。1费用开支的原则：所有费用开支应控制在预算计划内先申请后使用；所有费用开支需经过公司指定的备用金帐户、专用帐户，不得另设帐户支出及收入款垫支。2日常费用开支管理制度：每个月底由各部门经理/主管填制下月日常费用开支预算表报行政人事部经理审核，
16、经财务部汇总审核后报总经理审批。采采 购购 管管 理理 制制 度度为加强公司对外采购的管理，强化成本控制意识，落实预算管理办法，统13一采购管理，特制定本办法。1采购内容：包括一切公司对外采购用的建筑材料、装饰材料、机具、文具、办公用品等，以及建筑安装、服务、广告、设计等工程项目。2采购需求部门必须根据批准后的请购单进行采购，按照公司财务借款程序申请支付或付款。员工收受利益的管理规定员工收受利益的管理规定本规定旨在说明本对公司员工在执行职务时收受利益的政策。依照本公司政策，员工一律不得向任何单位或与本公司有业务来往的人士，索取或收受利益，与本公司有业务来往的人士包括：租户、其它雇员等。如有人向员工提供金钱、利是或礼物，员工应礼貌地拒绝并解释收受此等礼物或利益是违反公司的政策。如有违反公司政策者，将受到纪律处分，情节严重即时免职。任何员工在未征得经理的批准，索取或收受任何与其职务有关的利益，均属违法。违法的处理：违法的处理：1.一般影响、情节轻微者，按员工奖惩条例处
