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1、会议管理标准会议管理标准1.目的加强会议管理，提高会议效率，规范会议流程，确保会议决定事项按时按要求贯彻落实。2.范围适用于公司及公司各部门的会议组织及管理。3.会议类别3.1 公司年度(中)工作会议 3.2 总经理办公会议 3.3 周工作例会 3.4 专题工作会议(财务、人力资源、经营、安全等) 3.5 公司月度经营活动分析会 3.6 其它会议(员工联欢会、客户座谈交流会等) 4.会议管理4.1 公司年度(中)工作会议 4.2.1 公司年度(中)工作会议出席人员范围一般应包括公司领导、各职能部门负责人、职能部门员工以及会议有关列席人员。 4.2.2 年度工作会议一般应在每年的 3 月份召开；
2、年中工作会议一般在每年 7 月份召开。 4.2.3 年度(中)工作会议由人力资源与行政部负责召集和策划。 4.2.4 年度工作会议内容应包括但不限于：总结公司上年度经营目标与工作完成情况； 部署公司下年度经营目标与工作计划； 签订年度经营目标责任书； 表彰年度先进集体和个人。4.1.5 年中工作会议内容应包括但不限于： 总结公司上半年度经营目标与工作完成情况； 对全年预算目标的修正方案(必要时)； 部署公司下半年度重点工作计划。 4.2.5 人力资源与行政部、销售部应以总经理工作报告为依据，梳理、提炼公司工作指导思想和主要工作目标与任务，形成指导性文件并颁布执行，同时建立督办与考核机制。4.3
3、 总经理办公会议 4.3.1 总经理办公会出席人员一般包括公司副总经理及以上职级人员，以及总经理指定的其它人员。 4.3.2 总经理办公会召开时间不固定，由总经理认为需要时随时召集。 4.3.3 总经理办公会会议内容一般包括但不限于： 审议各职能部门提交的重大待决策事项； 审议组织机构及重大人事变动事项； 解决预算审批及资金使用阶段性计划和使用过程中存在的问题； 决定重大奖惩事项； 审议重要管理制度。4.3.4 人力资源与行政部应根据会议决议起草会议纪要，明确会议各项安排及责任部门(或责任人)，并纳入督办与考核机制。纪要由总经理签发或授权签发。 4.4 周工作例会 4.4.1 周工作例会一般出
4、席人员为公司领导、各职能部门负责人以及会议有关列席人员。 4.4.2 周工作例会每周召开一次，时间为每周星期一上午 9:00 左右。 4.4.3 周工作例会由总经理主持或委托其它领导代为主持。 4.4.4 周工作例会会议主要内容一般包括但不限于： 当前重点工作情况，以及需协调解决的重大问题； 相关合理化建议、解决方案、风险揭示等； 安排部署下一阶段工作。 4.4.5 人力资源与行政部负责起草会议纪要，明确会议各项安排及责任部门(或责任人)，并纳入督办与考核机制。纪要由总经理签发或授权签发。 4.5 专题工作会议 4.5.1 专题工作会一般出席人员为公司领导、各职能部门负责人以及会议有关列席人员
5、。 4.5.2 专题工作会不定期召开。 4.5.3 专题工作会由公司领导或牵头部门负责人召集召开。 4.5.4 专题工作会议主要内容一般包括但不限于： 财务专题工作会议；人力资源专题工作会议； 经营专题工作会议； 安全专题工作会议。 4.5.5 牵头部门负责起草会议纪要，明确会议各项安排及责任部门(或责任人)，并纳入督办与考核机制。纪要由总经理签发或授权签发。 4.6 公司月度经营活动分析会 4.6.1 公司月度经营活动分析会一般出席人员为公司领导、各职能部门负责人以及会议有关列席人员。 4.6.2 公司月度经营活动分析会一般每月 15 日左右召开。 4.6.3 公司月度经营活动分析会由销售部
6、、生产部和财务部负责召集召开。4.6.4 公司月度经营活动分析会主要内容一般包括但不限于： 上月经营过程完成情况和差异分析； 上月整改通报重点工作安排； 上月经营过程重大事情通报； 上月需要公司领导解决的事项完成情况通报； 4.6.5 经营计划部负责起草会议纪要，明确会议各项安排及责任部门(或责任人)，并纳入督办与考核机制。纪要由总经理签发或授权签发。4.7 其它会议 其它会议包括临时召开的各种会议，如政府部门召开的有关会议、企业大型公关活动等；各种非正式会议，如员工联欢会、内部座谈交流会等统一由人力资源与行政部提出拟办意见，报公司领导批示，并按批示要求执行。5.会务管理 5.1 会议安排与联
7、系 5.1.1 会议时间安排，例会在正常情况下不再变动，特殊情况另行通知；非例会会议由会议准备部门事先与主要领导及主要参会部门商定时间，以避免时间冲突，并利于会议正常召开。 5.1.2 会议时间确定后，会议准备部门一般要提前 3 天发出会议通知，重要会议要提前 7 天发出，通知内容应包括：会议名称、参加人员、召开时间与地点、主要议题、被通知人应准备的材料等。重要的会议应以书面形式予以通知。5.2 会议纪律管理 5.2.1 被通知参加会议的人员应准时出席，因故不能参加会议者应提前 1-2 天向会议主持人请假。 5.2.2 与会人员一般应提前 5 分钟进入会场，不得迟到、早退，入会场前要将手机置于
8、振动状态；会议时间原则上不允许接听手机。 5.3 会场准备 5.3.1 会场准备由人力资源与行政部统一负责，大型会议由人力资源与行政部会同相关牵头部门共同负责。 5.3.2 人力资源与行政部根据会议规模和重要程度联系适当的会议地点，并征求有关领导和有关部门的意见。5.3.3 重要会议，会场要合理摆放参会人的席卡，必要时可以安排水果、小毛巾、茶水、鲜花，欢迎牌、横幅等视情况而定，并提供摄影。 5.3.4 会议开始前，会务人员要详细检查会场的灯光、音响、投影设备是否运行正常。 5.4 会议材料准备 各类会议的会议材料准备，应提前 1 天制作并分发给与会人员。 5.5 会议费用预算管理，各部门在编制
9、次年度经营预算时，必须考虑当年会议经费预算，对于年度预算未安排的，应提前 7 天做好会务预算工作、安排好资金来源，并报分管领导批准。会后要及时结算，报账。5.6 大型会议接待 会议接待工作由人力资源与行政部或会务组负责，统一安排食宿，接待标准参照对外接待管理标准执行，也可以根据本次会议预算完成情况确定。5.7 会议纪要 5.7.1 会议纪要内容要全面、详实、完整。 5.7.2 纪要时限性要求：以电子邮件或传真的形式发布，保证纪要的及时性。 5.7.3 纪要的督办：督办负责人要严格按照纪要中规定的时间督促有关责任部门(或责任人)完成有关责任事项。 5.7.4 纪要的保存、留档及查阅，参见档案管理标准。 6.附录 6.1 会议登记表 6.2 会议签到表 6.3 会议记录 6.4 会议纪要公文管理标准。 会议登记表会议登记表会议名称出席人员会议主持会议时间会议地点会议内容准备/记录形成文件督办部门文件密级会议签到表会议签到表会议名称：会议时间：会议地点：主持人：记录人：会议主题：与会人签字：会议记录表会议记录表会议名称：会议时间：会议地点：主持人：记录人：会议主题：与会人签字：
