机关应用文写作漫谈

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1、1机关应用文写作漫谈 （2007 年 8 月 9 日） 区委组织部副部长、区委“两新”工委书记 田静田静根据部务会的安排，利用今天这个机会，我和大家谈一谈机关应用文写作的问题。一、充分认识提高组工干部文字表达能力的重要意义表达能力是指运用语言文字阐明自己观点、意见或抒发思想、感情的能力，包括口头表达能力、文字表达能力、数字表达能力和图示表达能力等几种形式。这里重点强调文字表达能力。提起文字表达能力，大家也许会说，不就是“笔杆子”的问题吗？没错，我们不能轻视这个“笔杆子”。毛主席曾经说过：我们靠“枪杆子”和“笔杆子”打天下，笔杆子领导枪杆子。由此可见， “笔杆子”有多么重要。1.文字表达能力是文

2、字表达能力是组组工干部的基本功之一。工干部的基本功之一。 文字表达能力对组工干部来说，是很重要的基本能力。组工干部要熟 悉应用文写作，要会写工作计划、工作总结、工作报告、调查报告、典型材料 等，通过文字材料，及时、准确、简练地报告工作情况和问题，总结典型经验。举例来说，从事基层党建工作，需要我们制定加强基层党建工作的计 划、制度、措施，需要及时总结先进基层党组织和优秀共产党员的典型经验 等等；从事干部人才工作，需要我们撰写干部考察材料，查阅干部述职报告、 制定人才工作方案等等；从事调研信息工作，需要上报信息条目、撰写调研 报告等等。组织部门的所有工作都离不开文字表达，提高文字表达能力是组 工干

3、部的普遍需求，对于做好组工干部的本职工作具有重要意义。 2.文字表达能力是衡量干部文字表达能力是衡量干部综综合素合素质质高低的重要高低的重要标标志。志。 撰写组织工作的文字材料，是一项政策性、思想性，技术性很强的工 作。文字材料写得好坏，既是组织部门工作效率，工作质量的体现，也是组 工干部思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个组工干部，特别是从 事领导工作和信息、宣传、调研工作的同志，都应当把学习应用文写作作为 一项业务训练的基本功，认真对待。 文字修养不仅仅是个语文水平问题，更是思想水平、理论素养、政策 水平、工作经验、思维方式等多方面素质的综合体现。谈到写文字材料，有 些同志往往只注重

4、写作技巧，有的甚至片面认为，只是“文章写得漂亮不漂2亮”的问题，找一个“笔杆子”给文章“润润色”就成了。其实不然，能不能写 好文字材料，特别是综合性的文字材料，首要的是必须具备较高的政治思想 水平，具备较高的分析问题和认识问题的能力。做文字工作，我们不仅需要 作家流畅的行文和犀利的笔触，而且更需要思想家敏锐的洞察和严密的逻 辑、需要实干家务实的作风和创新的胆识。 3.提高文字表达能力是提高文字表达能力是组组工干部成就事工干部成就事业业和成就自我的重要和成就自我的重要载载体。体。 尽管文字表达能力非常重要，但是，目前各级机关里最缺乏的就是写 材料的人。机关是这样，基层单位更是这样，能写材料的“秀

5、才”太少了。有 些同志对综合文字工作“发憷”，有些同志宁可多做一些琐碎的事务性工作， 也不愿意坐下来写一篇短小的文章。的确，写材料是一件苦差事，是“精神 苦役”，要绞尽脑汁，反复思考，反复提炼，既费体力更费脑力。然而，当你 费尽心思、使出全身解数，手里拿着还带着打印机的温度的“大作”时，当你 撰写的文字材料得到领导的肯定、基层的认可时，那种成功的喜悦难以言表。 提高文字表达能力，不仅有利于增强做好工作的自信心，增加自己的“成就 动机”，而且还有利于推动组织工作的开展。现在我们不少单位工作干得不 错，但总结不出来，或由于文字综合能力较弱而不能较好地部署和指导工作， 以至影响领导能力的提高和工作效

6、能的发挥，影响单位形象和事业的发展。 提高文字表达能力，清晰地部署工作、客观地总结经验，有助于组织工作上 层次、上水平，有助于更好地服务党员干部、服务基层群众。 提高组工干部的文字表达能力，必须结合组织工作的实际，从日常的 机关应用文的写作抓起。 二、机关应用文写作概说下面，我从定义、作用、特点、分类等方面，对机关应用文做一个简要的说明。1.机关机关应应用文的定用文的定义义应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。今天我们所讲的应用文，是机关应用文。党政领导机关、群众团体、企业事业的管

7、理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应3用文。机关应用文的概念比公文的概念更加宽泛。公文是国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书。公文的基本特征是：法定的作者、权威性和程式化。公文是机关应用文的重要组成部分。应用文重在“应用”二字， “应”是对应、适应、应承、应制、应付的意思；“用”是派用、需用、运用、实用的意思。应用文写作就是应主体需用、客体实用的文稿写作。2.机关机关应应用文的作用用文的作用

8、各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。一是交流信息的作用。一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要

9、及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。二是宣二是宣传传教育的作用。教育的作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是决议、 决定、 报告、 指示等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这4些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。三是

10、三是规规范行范行为为的作用。的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。四是工作依据的作用。四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带

11、和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。3.机关机关应应用文的特点用文的特点一是政治性一是政治性强强。 。它是为一定的政治主张服务的。在当前就是为党和政府的方针、政策的贯彻而写作。有的机关应用文具有法律的、法令的性质，必须字斟句酌，正确体现党的政策、法规。二是二是业务业务性性强强。 。机关应用文有一定的约定俗成格式，内容上融合着各行 各业的业务范畴，有一定的规定性，不是随意写得来的。 三是定向性三是定向性强强。 。机关应用文的致发对象不同，内容、语气、用词也要有 所不同，连文体都有区别，要根据对象来决定表达的方式。 四是四是

12、逻辑逻辑性性强强。 。机关应用文一般用逻辑思维方式，着重于系统地分析论 述，通过综合、归纳、分析、判断形成公文材料。 五是直接性五是直接性强强。 。机关应用文开门见山，简明精炼，减少曲折文字，更不 必用影射手法。5六是六是时间时间性性强强。 。机关应用文要写得快，写得及时，否则它将失去价值。 写作公文要尊重信息的价值性、准确性、时效性原则。 4.机关机关应应用文的分用文的分类类机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上一是向上级报级报送的，即通常送的，即通常说说的的“上行文上行文”。 。主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下二是向下级级机关机关发发送的，即通常送的，即通常

13、说说的的“下行文下行文”。 。主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下三是可以上送，也可以下发发，或者有些上送，有些下，或者有些上送，有些下发发的。的。如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用，必要四是主要在机关内部使用，必要时时也可以上也可以上报报下下发发的。的。如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的。如合同、协议书等。当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报

14、告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。比如， 宣组动态的“规模以上非公有制企业党建工作情况专报”，既要向市委组织部报送，又要下发基层指导工作，这是工作需要决定的。5.机关机关应应用文与其他用文与其他实实用文体的区用文体的区别别有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?一是使用范一是使用范围围和和对对象不同。象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。6它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的

15、权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见之于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。二是担二是担负负的任的任务务不同。不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记

16、叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。三是表三是表现现形式和行文方式不同。形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成“请示”，不能写成“报告”， “通知”不能写成“通报”，“指示”不能写成“命令”等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。三、机关应用文写作实务7刚才简要了解了