《档案录入员操作文档》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案录入员操作文档（21页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 档案录入员操作文档双击桌面上的“”档案管理系统快捷方式，打开档案管理系统的登陆 窗口，如下图：输入用户名、密码后点击“登陆”按钮，进入档案管理系统主窗口， 如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 1.文件登记文件登记1.1 文件登记文件登记单击右边窗口中的“预归档管理”里“文件管理”下的“文件登记”图标， 打开文件登记窗口，如下图所示：展开左侧树形结构，找到需进行文件登记的文件库，并用鼠标选中使其高 亮显示，如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 需要进行文件登记时，点击“” 按
2、钮，然后点击“”按钮，在窗口的空白地方增加一条空白记录，如下图：在增加的空白记录中的各著录项中输入对应的内容，或可点击页面下方的 编辑选项卡进入编辑页面进行录入，如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 录入记录完成后不需保存，系统会自动保存。 注：在注：在“编辑编辑”锁定状态下无法进行锁定状态下无法进行“登记登记”等操作，每增加一条空白记等操作，每增加一条空白记 录都需要点一下窗口上面的录都需要点一下窗口上面的“登记登记”按钮。按钮。1.2 挂接原文挂接原文选中要挂接的文件，然后点击编辑按钮，点击挂接文件“”按钮，弹出如下图所示对话框，展开 FTP 发布目录，双击上
3、图中间一列存放原文的目录，在最右面将显示 出所有在此目录下的电子文件； 如所需的文件在最右面的列表中连续排列，可以按住鼠标左键进行拖动以 选择多个文件，或按住 CRTL 键，用鼠标点选所需要的文件也可完成多个文 件的选择； 选择完成后，点击“挂接原文”按钮，系统将自动将所选择文件填入“原 文路径”著录项后的输入框内，这样便完成了对应的原文的挂接； 如果想取消挂接的文件，在“已挂接电子文件列表”的框中选中条目，单 击“去除原文”按钮，即可以去除原文的挂接；飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 我们挂接好原文后点击“确定”退出。此时，点击主菜单下的“”按钮或直接点击记录前方“
4、”图标，即可进行本条记录所对应的电子文件的显示。如下图：1.3 上传文件上传文件点击主菜单下的“上传文件”按钮，弹出的界面如下图：如果上传时不进行文件加密则点击否 ，如果要进行文件加密点击是 。 这里点击否弹出如下图所示：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 找到需要上传到服务器的文件，并单击“打开”按钮，系统将提示“上传 完毕” ；系统将自动将电子文件信息填写完成；此时点击“原文显示”按钮即可 进行原文显示。 注：进行注：进行“挂接原文挂接原文”和和“上传原文上传原文”操作前需将操作前需将“编辑编辑”按钮锁定解除。按钮锁定解除。 “挂接原文挂接原文”是指挂接已经存在于原
5、文服务器是指挂接已经存在于原文服务器 FTP 目录下的电子文件；目录下的电子文件； “上传文件上传文件”是指上传本地计算机上的电子文件到原文服务器的是指上传本地计算机上的电子文件到原文服务器的 FTP 目录。目录。飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 2.立卷归档立卷归档2.1 选择数据选择数据在档案管理系统主窗口下，依次点击“立卷归档”-“立卷归档”-“文件 立卷”模块图标，打开文件立卷窗口，左上分页窗口是文件库的目录树显示窗 口，右上分页窗口是档案库的目录树显示窗口，分页窗口下方是数据显示窗口。如下图：展开文件库目录树，选择要归档的预归档库，使其高亮显示，如“收文库”
6、 中的“2006 年” 。 展开档案库目录树，选择要归入的归档文件目录库，使其高亮显示，如“2006 年文书归档文件目录” 。系统即可将当前选择的预归档库中所有数据显示于屏幕的下方，并以不同 的颜色进行区分。系统默认颜色为：未归档未归档-绿色，已归档绿色，已归档-黄色黄色 如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 如何选择单条数据归档：如何选择单条数据归档：用鼠标点选某一条记录，使其高亮显示，点击 “选择”按钮或者鼠标双击某条数据也可以直接选入“临时归档文件目录” 标签页中； 如何选择多个数据进行归档：如何选择多个数据进行归档：按住 CTRL 键及 SHIFT 键+鼠
7、标单击鼠标单击进行多 条记录的选择，也可按下 CTRL 键键+A 键键选择所有数据，点击“选择”按钮， 直接选入“临时归档文件目录”页面中； 如何进行查询数据进行归档：如何进行查询数据进行归档：通过“智能查询”及“综合查询”进行数据 的检索，选择相关的数据，点击“选择”按钮，直接选入“临时归档文件 目录”页面中；查询完毕，可以点击“数据还原”按钮进行数据还原到初 始状态。 注：此处只可对预归档状态为注：此处只可对预归档状态为“归档归档”和和“待归档待归档”还有预归档状态为空还有预归档状态为空 的数据进行选择，状态为的数据进行选择，状态为“不归档不归档”的数据无法进行立卷，将数据加入的数据无法进
8、行立卷，将数据加入 “临时归档文件目录临时归档文件目录”页面后，颜色变为橘黄色页面后，颜色变为橘黄色2.2 临时归档文件目录临时归档文件目录选择完归档数据后，点击标签页“临时归档文件目录” ，进入“临时归档文 件目录”页面，如下图飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 在“临时归档文件目录”页面中，双击数据可返回至文件库中。返回后的 数据颜色由橘黄色变为默认绿色。此时在“临时归档文件目录”页面的数据并 没有真正归档。 注：在注：在“临时归档文件目录库临时归档文件目录库”页面中，用户可以输入或修改相关信息，如页面中，用户可以输入或修改相关信息，如 “文号文号” 、 “文件题名
9、文件题名”等，或通过等，或通过“临时归档文件目录临时归档文件目录”页面上方的页面上方的“批量批量 生成字段值生成字段值”功能，对临时库中的数据进行批量修改功能，对临时库中的数据进行批量修改。 如何批量生成字段值：如何批量生成字段值：点击“批量生成字段值” ，打开批量生成字段值窗口， 如下图：在“选择修改类型”栏目中选择修改类型“替换、加前缀或加后缀” 。设置 查询条件，如“保管期限等于永久” ，点击“添加”按钮；在窗口下方选择 要修改的字段，输入修改字段，如“责任者” ，输入被修改值，如为空值， 输入替换值，如“东方飞扬” 。点击右侧“确定”按钮，批量修改完毕。系 统将保管期限等于永久且责任者
10、值为空的条目，责任者都置为东方飞扬。系系飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 统默认是替换操作。统默认是替换操作。 如何进行记录的调整：如何进行记录的调整：点击“调整”字样前的复选框，使其中出现“”符 号，再用鼠标点击需要调整位置的记录，使其高亮显示，按住鼠标左键不 放，将其拖动到合适的位置，放开鼠标左键即可；拖动完成后，系统将自 动调整件号：如果在同一规则进行调整，则调整后，该同一规则的件号将 自动顺延；如果在不同规则之间进行调整，则调整后，所选记录原规则的 件号和该规则的件号都将根据各自规则自动顺延。注：调整状态下，点击鼠标右键即可取消调整状态。注：调整状态下，点击鼠
11、标右键即可取消调整状态。数据整理完毕后，点击左上角的“整理入库”按钮，系统弹出“确实要整 理入库吗？”的提示，如下图：点击提示中的“是” ，即可将“临时归档文件目录库”页面中的数据按一定 规则归入指定档案库的归档文件目录库中。件号按定义档案模版中的字段值设 置，自动生成流水号。将“临时归档文件目录”标签页的数据归至“归档文件 目录”标签页，此时数据才真正归档。2.3 归档文件目录归档文件目录点击标签页“归档文件目录” ，进入归档文件目录 如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 如何撤消已归档文件：如何撤消已归档文件：在归档文件目录页面中，如需将某一份文件从库中 撤消
12、回预归档库，只需用鼠标双击该文件记录，系统将提示“是否将文件 移除” ，点击“是”按钮，即可将该文件退回预归档库，可重新立卷。按住 CTRL+ALT+KCTRL+ALT+K，系统弹出提示，点击“是”按钮，即可将当前窗口中所有文 件都退回预归档库。移除后的数据在预归档库和数据浏览标签页中颜色变 回默认值或者自定义的相应值。档案库中移除的数据被自动删除。3.档案著录档案著录3.1 档案著录档案著录进入系统依次点击“档案管理” 、 “档案管理”及“档案著录”图标，进入 档案著录模块，如下图：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 档案著录的“登记” 、 “挂接文件” 、 “上传文
13、件” 、 “原文显示”等操作与 “文件登记”中基本相同，可参照进行操作。4.档案统计档案统计4.1 数据选择数据选择本模块可以对系统中的档案数据进行统计，即可利用系统提供的自动统计 功能进行统计，并可设置多个统计条件进行统计，还可生成二维统计图，具体 操作如下： 依次单击“档案管理”“档案统计”“档案统计”图标，如下图；飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 选择“档案统计”弹出如下图所示；展开全宗名称下按钮档案库的树形结构，选择需要进行统计的档案库，在 右侧的数据显示即可显示出当前库的所有数据； 数据选择（一）数据选择（一）：选择某一档案类型下的案卷级、文件级或件盒级即可
14、以 显示出该节点下的所有数据，便于对该节点下的数据进行统计，统计范围 比较广，例如选择文书档案的件盒级，则显示出文书档案件盒级下所有数 据。 如下图所示：飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 数据选择（二）数据选择（二）：选择某一档案类型下的某一个数据节点进行统计，则局 限于某个数据节点的统计，例如选择文书档案 2000 年以前的卷内目录。 如下图所示：4.2 统计数据筛选统计数据筛选目的：更具需要对筛选出来侧数据进行统计飞扬飞扬系列系列软软件件-综综合档案管理系合档案管理系统统 点击屏幕上端的“智能查询” 、 “分类查询”及“综合查询”按钮，对需要 的数据进行检索。 注意：在展开的树形结构中，如果选择注意：在展开的树形结构中，如果选择“XXX“XXX 档案文件级档案文件级”或或“XXX“XXX 档案案档案案 卷级卷级”字样，并使
