文件与记录控制程序

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1、文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-001KD-CX-001页页 数数第第 1 1 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印1.1.目的目的对与公司质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用文件为有效版本。以确保质量/环境管理系统所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管等过程均能有效管制，确保相关部门能适时利用有效的适用文件，同时制订与维护各项质量/环境记录之鉴定、收

2、集、归档、取阅及保管规范。2.2.范围范围2.1 适用于与质量/环境管理体系有关的文件控制。2.2 适用于为证明产品符合要求和质量/环境管理体系有效运行的记录。3.3.定义定义3.1 质量/环境手册是描述质量/环境管理体系总体结构和要求的纲领性文件。3.2 程序文件是指过程控制程序的文件。3.3 规范文件是指具体操作者、检验者使用时，对工作细节进行操作、检验规定的文件。3.4 外来文件是指客户提供的图纸或样品、行业标准、产品法律法规、国家相关的法律、法规等。3.5 受控文件:3.5.1 本公司使用于质量/环境管理体系的文件均为“受控文件” 。3.5.2 标识受控a、每页上须盖有蓝色“受控文件”

3、文件发行印章。b、每页上必须有日期标识、文件编号、版本版次、页码和文件名称。3.5.3 字体受控本公司所有受控文件，文件内容字体大小均为“小四号”简宋体。3.5.4 发放受控发放前必须审批及登录。3.5.5 保管受控a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。b、发放后的文件由接收者保管。c、文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。4.4.权责权责4.1 质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审核，文控负责收发。4.2 质量/环境程序文件由管理者代表负责编写，总经理批准，文控负责收发。文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-00

4、1KD-CX-001页页 数数第第 2 2 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印4.3 各部门业务范围内的其他质量相关 文件由相关人员编写，部门主管审核，管理者代表批准，文控负责收发。4.4 各种空白记录表格由各部门负责人编制，然后由文控负责编号与收集整理。4.5 各类外来文件（管理体系方面的法律、法规、标准；政府及政府部门发出的文件等） ，由执行部门责任人审核，责任部门主管批准；4.6 内、外部图样由工程部相关责任人审核，工程部主管批准；4.7 各部

5、门应由专人负责收集、整理和保管与质量 /环境管理体系有关的文件4.5 管理者代表负责公司对现有质量/环境体系文件的定期评审。5.5.作业程序作业程序5.1 文件代号、编号及版本编制原则：5.1.1 文件代号：a、QM质量/环境手册。b、CX质量/环境程序文件。c、WI-生产作业文件、设备操作文件，检验指导文件，职务说明书、员工手册、行政管理规定与环境三级文件等工作性文件。d、QR记录表格。e、BOM物料清单。f、ECN工程变更通知单5.1.2 各部门代码编制如下：公司 -KD； 人力资源行政部-HR； 文控 -WK；业务部 -YW； 财务部 -CW； 资材部 -ZC； 生产部 -SC； 品质部

6、 -QC； 工程 部 -ME； 注塑部 -PZ； 总装部 -PD； 喷丝印部 -PS 5.1.3 文件编 码 A.质量/环境手册编码：(举例)文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-001KD-CX-001页页 数数第第 3 3 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印KD-QM-001顺序号质量/环境管理手册代号公司名称代码 B、质量/环境程序文件编码 (举例) ：KD-CX-001 顺序号

7、质量/环境程序文件代号公司名称代码C、工作文件编码 (举例) ：KD-XXX-WI-*顺序号工作文件代号 部门代码 公司名称代码备注：外来文件属特殊文件，有其不确定性，直接按照原有编号进行编号管理，须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。E、记录表格编码：(举例)KD-XXX-QR-*顺序号 记录表单代号 部门代码公司名称代码5.1.4 版本版次编号A/0:表示第一版，0 次。如文件修改一次后变为 A/1 版，文件修改第 6 次时，变成B/0 版，依此类推。文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-001KD-CX-001页页

8、数数第第 4 4 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印5.1.5 所有文件由文控编制受控文件一览表 ，显示文件的最新状态。5.2 发放与保管5.2.1 文件发放前应得到审核与批准，以确保文件是适宜的。序 号文件名称编制审核批准1质量方针/质量目标管理者代表总经理2质量/环境手册管理者代表总经理3程序文件管理者代表总经理4规范文件执行部门责任 人执行部门主管总经理5记录（空白表格）执行部门责任 人6外来文件（管理体系方面 的法律、法规、标准等）外部机构执

9、行部门责任 人相关部门负责 人7图样和技术文件技术员/工程师工程部负责人工程部主管8外来技术图纸、技术资料 等外部机构工程部负责人工程部主管5.2.2 文件审批后，文控发放时须编制受控文件一览表报管理者代表审批并按受控文件一览表上的发放范围发放文件，发放时需在文件的每页上盖蓝色“受控”印章，文件接收者收到文件后在文件分发回收记录表上签收。5.2.3 文件发放后由文件接收部门派专人保管。5.2.4 文件遗失，由文件保管者填写文件增补申请表 ，经管理者代表审批，方可补发。5.3 借阅及复制借阅与质量/环境管理体系有关的文件，应填写文件借阅申请表经管理者代表审批，由文控人员复制发放。5.4.1 各级

10、人员在工作中发现文件与现实工作不符，要对文件进行修改，提出修改者需填写文件修订废止申请表申请，经原审批部门负责人批准，交管理者代表审批后进行更改。5.4.2 修改后的文件按 5.1.4 进行编号，原审批、标识、发放与保管方式进行控制。5.4.3 所有被更改的原文件由文控盖“作废章” ，以分发给使用部门作废文件，由文控统一收回，并盖“作废章” 。5.4.4 所有更改文件均需在文件修订页填写清楚修改内容。文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-001KD-CX-001页页 数数第第 5 5 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文

11、件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印5.5 外来文件的控制5.5.1 管理者代表负责或公司人力资源行政部（每年至少一次）收集（通过法律网站、标准书店、政府法制部门收集）国家、国际标准及与本公司产品有关的法律、法规的最新版本，交文控编制或更新法律法规清单并统一管理，各部门需要时可借用。5.5.2 凡收集到国家、国际标准及与本公司产品有关的法律、法规的最新版本，则之前收集到的相同国家、国际标准及与本公司产品有关的法律、法规应作废。5.5.3 外来文件直接引用作为新工艺、采购、生产、检验、校准的依据时，

12、须经管理者代表批准，方可下发，发放时文控应编制文件分发回收记录表报管理者代表审批并按文件分发回收记录表上的发放范围发放文件，发放时需在文件的首页和次页上盖蓝色“外来文件”印章，文件接收者收到文件后在文件分发回收记录表上签收。5.5.4 如果收集到本公司作为新工艺、采购、生产、检验、校准等外来文件的最新版本，管理者代表应及时通知文控发放新的外来文件（发放时依 5.5.3 相关要求进行） ，原下发作为新工艺、采购、生产、检验、校准依据的外来文件应收回并作废，文控回收之外来文件同时盖“作废章” ，且标识处理。5.6 作废与销毁所有失效或作废文件由相关部门文件保管人员及时从所有发放或使用场所撤出，交于

13、文控统一加盖“作废章” 。与有效文件隔离，除留原稿作废文件存档外，其它文件可作环保纸使用。有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用，应及时销毁。5.7 文件保存5.7.1 本公司的文件主要以书面形式为准，存在于电子媒介中的文件，不可打印与修改、复制、删除。5.7.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。5.7.3 文控每半年对文件进行一次全面检查，检查各类所用文件的版本有效性和版面整洁状况，发现问题及时处理。5.7.4 公司内部运作和外部法律、法规及标准变更时，应及时收集并更改相应的体系文件。5.8 记录表格的控制5.8.1 记录表格的标识与编制a、各部门依

14、实际需要编制本部门的记录表格，交文控统一编码后方可使用。文件名称文件名称质量质量/ /环境文件与记录控制程序环境文件与记录控制程序文件编号文件编号KD-CX-001KD-CX-001页页 数数第第 6 6 页页 共共 7 7 页页文件类别文件类别程序文件程序文件版版 本本 号号A/0A/0生效日期生效日期2013-7-302013-7-30康鼎电子有限公司受控文件，盖章有效，严禁复印b、文控对已批准使用的记录表格应编制记录表单一览表并保存原稿。c、各部门使用的记录表格必须为最新有效版本。5.8.2 记录表格的修改、取消a、记录表格需要修改，由编制部门提出并填写文件修订废止申请表报管理者代表审批

15、，管理者代表审批后转交文控。b、文控依管理者代表审批的文件修订废止申请表对记录表格进行修改，修改后的记录表格，经管理者代表重新审批后，文控保存原稿和发放修改后的记录表格发放相关部门，并收回各部门前一版次的空白记录表格。d、每次修改后的记录表格，由文控通知各部门使用最新版本，并将更新的记录表单一览表下发各部门，防止各部门使用已作废的记录表格。d、记录表格的取消，由原编制部门说明取消理由，经管理者代表确认通知文控更新记录表单一览表下发各部门，并收回各部门该版次的空白记录表格，防止使用已取消的记录表格。5.8.3 记录的控制5.8.3.1 记录的填写a、记录填写要及时、真实、内容正确完整、字迹清晰、不得随意更改、涂抹记录，如因某种原因不能填写的项目，可将该项目用斜杠划去。b、如因笔误或计算失误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上要更改后的数据， （对外的更正以客户要求为准）有记录人签名和记录日期。c、所有记录禁止用铅笔填写。5