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1、1销售核算中合并统计功能拓展摘 要对于企业财经表格核算处理过程中常见的分类统计和合并计算问题，本文以 MS Excel 为工具，讨论了“合并计算”功能的若干拓展使用方法和使用效果。 关键词分类统计；合并计算；行列标志；链接 在工商企业销售核算过程中，常常会以 MS Excel 为工具进行各类销售表格的统计处理，为企业营销管理和决策提供数据上的参考依据。经过探索和归纳总结，下面对 Excel 表格合并计算功能的若干拓展使用方法和用途，展开如下讨论。 一、单张销售表的分类汇总新方法 Excel 销售核算统计过程中，经常需要按某个指标进行分类统计，例如分类汇总求和。解决此类问题人们习惯的做法是先对分
2、类指标排序，再用“数据”/“分类汇总”命令实现分类统计。不过这种汇总统计方法在应用上有很大的局限性：（1）当某些表格的列标题多次重复时，无法按列标题进行分类汇总。 （2）该汇总结果表具有衡定的特征，最左列有分级显示标记，汇总结果数据是源表的一部分，常常会给应用上带来不便。 （3）无法实现多张同类工作表的分类汇总合并统计。在 Excel“数据”菜单下，有一个“合并计算”命令。一般文章书籍中介绍该命令，其功能通常是用于表示相同的多张工作表的合并（即同行同列对应单元数据的叠加统计）。事实上该命令还具有强大的分类汇总统计功能，其性能远优于“数据”/“分类汇总”命令。例如在销售核算业务中，有总公司一月份
3、销售统计表如图 1，下面使用“合并计算”功能对销售表按商品类别进行分类求销售额总和：选择分类汇总目标单元格 K3,选择“数据”/“合并计算”命令，在“合并计算”对话框的“统计函数”处选择“求和”， “引2用位置”选择一月份表的 C3:I34，点击“添加”按钮，分类统计的标志选择“首行”和“最左列”复选项，确定后，便会得到如图 1 右侧的统计结果。从该统计结果可以看到：“合并计算”命令不但在行方向按所选区域的最左列商品类别进行了分类求和，而且在列方向按数量和金额进行了合并统计。在企业的报表核算统计中，可以根据实际情况需要，灵活选择行分类统计或列分类统计，以满足管理上的要求。 “合并计算”的这项统
4、计功能用来代替常用的“分类汇总”命令，是有实际意义的。例如，对于常见的日销售流水记录表中的大量数据，按商品名作为行分类标志进行合并计算，可以方便迅速地得到当日各种商品的分类汇总后的销售统计表。 图 1 合并计算的分类汇总功能 二、多张表格的合并分类统计 “合并计算”命令，经常用于三维立体表格的合并分类汇总统计。需要指出的是：事实上该功能实现的同类表格合并，并不要求表格的行列标志完全一致，同类是指表格种类相同，允许被合并的表格彼此有不同行不同列， “合并计算”功能会作出恰当地合并处理，将相同行列标志的数据合并统计，不同行列标志的数据自动添列在结果表中。例如：“第一卖场”工作表有 1 月至 6 月
5、共六列销售数据，第二卖场由于 4、5 月份正在装修，工作表内只有 1、2 月和 5、6 月共四列销售数据，若以列为标志对两张工作表进行合并计算，结果表中 1、2、5、6 月的数据会被准确地合并统计出来，不要求被合并表列标志的顺序彼此对应。其功能可以概括为：相同标志列（行）进行合并，不同标志列（行）进行拼接。 “合并计算”功能还能实现位于不同工作簿内的多张表格的合并计算。操作时可以依次打开被合并工作表所在的工作簿，在“合并计算”对话框中添加“引用位置”3时，只要分别在不同的工作簿窗口待合并表格中用鼠标采集欲合并数据区域即可。所出现的“引用位置”格式形如“三分公司.xlsSheet1!$A$2:$
6、G$9”。 “合并计算”功能甚至能允许在不打开源工作簿的情况下实现多工作簿内表格的合并计算。现以实例说明：有一分公司.XLS、二分公司.XLS、三分公司.XLS三个工作簿文件，内有半年销售统计表，现欲将它们合并为总公司的半年销售统计表。首先在目标工作表选择单元格 A2，点击“数据”菜单的“合并计算”命令，在合并计算对话框中添加“引用位置”处，点击“浏览”按钮，选择一分公司.XLS 工作簿文件，确定。然后点击图 2 圈注处按钮，在一分公司.XLS 文件路径后面输入被合并表格的数据区域（形如 C:ZWM一分公司.XLS! $A$2:$G$18）,再按“添加”按钮加入引用。依次将 3 个工作簿的引用
7、添加后，按“确定”按钮，便可以合并统计结果（见图 2）。不过，需要注意的是在不打开源工作簿的情况下， “合并计算”功能默认为只是对各工作簿第一张工作表指定的被合并数据区进行合并计算。 图 2 不打开源数据实现合并 另外，在“合并计算”对话框的下方，有一个“创建连至源数据的链接”的复选项（见图 2）。如果选中了该复选项，则合并数据与源数据建立了链接关系，当源数据发生变动时，合并数据会自动更新。有链接关系的合并结果表最左列会呈现分级显示按钮，通过点击“”“”按钮，可以显示或隐藏合并数据的源头数据（见图 3）。表中最左列的分级显示按钮可以通过选择“数据”/“组及分级显示”/“清除分级显示”命令进行清
8、除。一旦分级显示按钮被清除后，合并结果表将呈现为所有明细数据展开的汇总统计状态，其样式类似于“数据”/ 图 3 建立数据源链接 4“分类汇总”命令所产生的表格，不过“分类汇总”命令无法在多张表中实现这种统计。在不打开源工作簿的前提下，迅速实现从源表提取数据进行分类汇总合并统计，生成明细统计表，并且统计结果随源数据改动而自动更新，这些特性给财经表格核算处理带来了很大方便和应用优势。由于每张工作表都可以设定和存储一种合并计算方案，在一些基于 Excel 的小型业务核算处理系统中，根据实际业务核算情况对工作表进行这种设定，将在应用上产生很好的效果。 主要参考资料 1黄微平，黄正瑞计算机理财学M北京：清华大学出版社，2004 2邵丽Excel97 应用教程M北京：航空工业出版社，1998
