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1、1如何提高重大建设项目档案的案卷质量【摘 要】重大建设项目档案包括从重大建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。 本文通过对重大建设项目档案在完整性、准确性、系统性三方面存在问题的分析,进一步提出了提高建设项目档案案卷质量的主要措施及对策,从而使工程档案在今后的工作中得到充分地开发和利用。 【关键词】建设项目 档案 案卷质量 1 引言 重大建设项目是国家和地方从国民经济和社会发展的全局出发,根据国家和地方财力情况以及基本建设的总体布局,合理确定进行重点建设的行业和骨干项目,在我国现代化建设中具有重要地位。重大建设项目档
2、案质量是建设工程项目质量的重要组成部分,对工程项目建成使用后的管理、维护、改造具有非常重要的意义。2 重大建设项目档案案卷质量在以下几个方面存在的问题及原因 2.1 完整性方面 建设工程项目档案在完整性方面存在着下列问题:一是工程质量保证材料不全,主材试验报告提供的内容及数量达不到要求。二是有的缺隐蔽工程记录、工程质量检查记录、产品出厂合格证等。三是签章手续不全,有的工程施工技术人员没签字,竣工图没盖章等,这些现象都会给工程竣工后的使用造成隐患。 2.2 准确性方面 在实际工作中,常常造成档案的不准确性有以下几点:有的工程试验报告前后日期对照不上,有的工程专业归类不准确。特别是由于项目复杂,涉
3、及多套装置或2单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更等,这些现象会给以后的利用造成很大的危害。 2.3 系统性方面 由于施工单位的资料人员未经过专业培训,又没有工程档案管理工作经验,在组卷时常发生以下现象:有的建设项目工程科技文件材料没有按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等顺序排列;有的管理性科技文件材料没有按问题、时间或重要程序排列等。这样必然造成档案组卷混乱,给以后利用查阅带来不便。 3 提高重大建设项目档案案卷质量的主要措施及对策 3.1 建立健全各项规章制度,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案案卷质量的基础 3.1.1 各施工
4、、监理单位必须制定各项管理制度,将档案工作的各项要求以及施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各项管理制度和考核范围中。项目档案的案卷质量应与有关工程技术人员的岗位职责挂钩,责任落实到人。 3.1.2 建立工地档案室,推进预立卷制度。文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后,既移送档案人员进行预立卷,并统一存放于工地档案室,以保证档案的完整与安全。 3.1.3 建立健全档案资料保证金制度。 为保证能够有效控制工程质量,不少建设单位采取收“质量保证金”的做法,即在招标合同文件中就明确将大约占工程款 5%左右的费用作为“质保金”,工程质量(包括档案资料质量)不符合要求,则不予计量支付
5、,并及时将招标合同文件下发到各职能部门和施工单位贯彻执行。 33.2 档案工作与工程进度同步进行,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案的案卷质量的关键 3.2.1 归档工作首先从项目工程的初期阶段抓起。 自工程立项开始,项目法人(建设单位)就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。 3.2.2 档案员提前介入,搞好宣传,实现档案与工程进度“三同步”。 档案员应在工程开工初期主动进入工地,向施工管理人员颁发国家重大建设项目文件材料归档要求和档案整理规范,对施工单位档案的编制提供实质性指导。与此同时,还要积极争取领导的支持,要求施工单位实行档
6、案与工程进度“三同步”:一是在布置施工任务的同时布置档案的编制工作;二是档案形成积累和施工进度同步;三是工程验收交接和档案交接同步。 3.2.3 档案人员参加重要设备的开箱验收。 当设备运到工地后,档案人员接到工程管理部门的通知,应主动到现场参加设备开箱,和施工单位人员根据随机文件的装箱清单,一一对照设备验收归档,并填写重大建设项目设备开箱验收记录。 3.2.4 档案人员参加建设工程项目的竣工验收。 2006 年国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发了重大建设项目档案验收办法明确规定建设项目必须要经过档案验收,才能进行通过竣工验收。 3.3 加强建设项目工程监理,实现档案现代化管理,提高档案
7、队伍素质,是进一步提高项目档案的案卷质量的保障 3.3.1 项目工程监理严把技术审核关。为确保建设工程质量,通常重大项目建设单位实行的是“两级监理”、 “三级质保”体系。工程监理在对工程投资、进度、质量进4行重点控制的同时对工程档案实行严格的监督,是对档案工作进一步规范化管理的促进。 3.3.2 全面加强建设项目档案信息化建设工作。规范化、标准化管理是实施现代化管理的重要保证,建立统一规范、标准的组卷、著录、标引体系,是实现档案现代化管理的基础。 3.3.3 加强教育培训,培养复合型项目档案管理人才。新时代档案管理人才应是复合型的人才,档案人员要提高自身吸收消化和运用新知识的能力,以及结合本单位的实际情况研究对策,提高解决问题的能力,努力使自己成为懂工程,精业务,善协调,能指导的复合型项目档案管理人才,为项目档案管理提供智力支持。 参考文献 1李培建.基建工程档案验收问题探索.档案学通讯,1993.(5). 2王黎平.建设项目档案工作标准执行中问题与解决措施.中国档案,2006.(4). 3欧阳旭明.重大建设项目档案工作全过程管理. 中国档案,2007.(2). 4刘月华.工程项目管理中档案资料质量的控制.中国档案,2006.(12). 5王吴震.关于重点建设项目档案质量控制的探讨.中国档案,2005.(8).
