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1、1关于图书馆清产核资质量管理研究 以温州大学图书馆为例论文关键词：清产核资图书馆管理质量管理 论文摘要：以温州大学图书馆图书清产核资为实例，分别从图书清产核资的必要性、方案和流程的制定与实施、清查过程中的问题与解决对策，以及清产核资后的思考等方面进行全面论述，阐速了质量管理在图书清产核资工作中的应用及其意义。 l 图书清产核资的必要性 11 国有资产清产核资的需要 为规范和加强行政事业国有资产管理。财政部下发了关于开展全国行政事业单位资产清查工作的通知，要求事业单位对各项资产进行全面的清理、核对和查实。清查过程中不但要进行实物盘点，还要进行账务核实。图书馆的图书作为高校国有资产的重要组成部分。
2、也被列入清查范围。 12 图书馆管理工作的需要 准确掌握藏书的实际情况。使读者快、准、便找到自己所需的图书，是图书管理工作的一项基本要求。但有时读者在查询系统中查到了图书，却在书库中找不到，不能借阅，大大降低了读者的效率，这就影响了图书馆的服务质量。究其原因有以下几点： (1)条码与书目数据不相符合、书标脱落或错误等。 (2)图书在流通过程中丢失和被盗等原因，造成数据库中的数据与实际藏书不符合。(3)许多图书的馆藏地点与实际存放地点不相符。如我馆经过多次搬迁，两校图书馆合并资源整合。以及各校区间实行通借通还而物流没有及时到位造成了2图书馆藏地点不准确。(4)两校合并，数据重复，导致许多书名出错
3、，书目信息错误。通过图书清产核资可以改正错误的图书馆藏地点。对有问题的图书进行重新加工。对错误的书目数据进行更正。对丢失、被窃、无法归还的图书进行正常的注销手续并及时到财务部门销账，真正做到帐物相符。不断健全并完善书目数据库建设。提高读者检索查书的准确率，促进图书馆流通管理的制度建设，从而提高服务质量。 2 图书清产核资的方法与流程 2006 年 12 月我馆拥有藏书 150 多万册，分布在三个校区图书馆的 20 多个借阅室与二线书库中(现刊与过刊阅览室除外)。面对这样复杂的情况，要在不影响对读者的开放、保证进度、确保质量的原则下进行，对所有藏书彻底清查，需要制定详细、周密的清产核资工作计划。
4、我馆在清产核资工作中，引入质量管理模式，合理安排，使清查工作有序进行。 21 制定详细的计划方案与工作流程 首先，确定清查范围。本次清查范围是建校以来至 2006 年 12 月 31 日作为固定资产入库的所有图书。期刊没有作为固定资产入库，那么装订的过刊也就不在清查范围。而以前不管是捐赠的还是其他渠道得来的图书，还有各学院资料室的图书，都在清查范围之内。 其次，明确分工与职责，制定整个工作流程。 再次，明确时问限制，根据任务总量，安排进度，制定进度表。由于原系统无法准确统计出各个书库藏书量，我们通过人工估算，按照各个书库的书架数目，估算出各书库的藏书量，根据时问与每人每天能完成的工作量，安排进
5、度。本次清产核资恰逢回溯建库，所以清查工作人员就是由公司人员组成。由于时间紧迫，在公司3人员没有进驻以前，先安排馆内人员对二线书库与阅览室进行图书清点。公司人员进驻后，集中人员对规模小的书库先做，这样可以不影响开放的大局。中心图书馆的大流通书库，在不影响正常开放的前提下则安排在“五一”长假七天内完成。以学院路图书分馆为例，根据各个馆藏地图书数量，对进度、加工顺序进行安排，估算出需要的时间(如表 1 所示)。 22 准备必需的设备与工具 传统的图书清点办法是账本或卡片与书架上的图书逐本核对，现代的图书清点利用图书馆自动化系统数据库中的书目数据对每本图书进行逐一核对。由资产管理员统一调配电脑，条码
6、阅读器、交换机以及插座等设备，调配大量书车供搬运图书。我馆使用的图书馆自动化系统还是深圳的 ILASII。技术部门负责将设备安装好，装好软件即 ILASII，开通用户，建立新的数据库，分类确定馆藏地点名称。等待将数据扫入新的数据库。 23 做好人员的岗前培训 为了保证清查工作的质量与速度，先对工作人员进行岗前培训，使每一位工作人员都了解并熟悉各个模块的功能与操作及每一种可能出现问题的处理方法。 24 确定清查过程具体工作要求与步骤 首先，公司确定一位总的负责管理人员，管理协调所有人员的工作。每位工作人员，一人一台电脑，固定使用一个用户名，配一名辅助人员协助，负责搬运图书。两人为一小组，每组配置
7、两辆书车。先分配好哪组负责哪个书架，制作进度表格贴在每个书架的侧面。图书下架遵循从左到右、从上到下的原则，做好哪一架哪一格，在进度标上做好标记。工作人员负责扫描条形码，检查图书名与书目数据的书名是否相符。个别问题特殊的图书，集中堆放在一边，由采编部人员集中处理。按照4顺序对各书库阅览室中的图书逐本清点，同时对归还过来的图书及时清查。对于出借在读者手中的图书，直接从数据库中调出数据，作为单独的一块，进行清产核资上报，等日后读者归还时再进行核对更改。对每一天的清查数据进行统计汇总，分析情况并及时调整进度安排。 25 制定质量检查制度控制清查质量 书目数据质量控制是开展各项业务工作的基础，是实现快速
8、检索提高检全率和检准率的需要，是实现文献资源共享的有力支撑。为了保证清查质量，制定了质量控制检查制度，设立专人负责质量检查。检查实行机器检查与人工抽检相结合的方法。机器检查。简称机检。即调出已经完成的数据进行比对筛选，将不合格数据提交给公司人员并督促其修改，这样可以解决加工过但是漏做或做错了某道工序的问题。提高书目数据质量；人工抽检，简称抽检，即从书架上抽出基本书，看看有没有进行过扫描与数据更正，可以解决清查遗漏了那几本甚至哪一架书的问题。 26 清查结束，做好统计分析和总结 清查结束时，报表统计出清查后的各类图书数量与总价值，其中遗失、注销的图书要列出详细的清单，并分析图书丢失的原因。对清查
9、过程中的各种工作量做出统计分析，如馆藏变更、馆藏修改、打贴条码、补录书目、数据修改等。对整个清查过程及出现的问题进行总结，针对工作中出现的漏洞，制定措施，规范制度，加强管理。 3 图书清产核资过程中的问题及其解决对策 在清查过程中，出现了各种各样的问题针对每一种问题，认真分析，制定相应的对策，加以解决。 5(1)对在每个书库每天的清产核资工作有详细的记录，用以明确责任，增强工作人员的责任心，减少差错率。每位工作人员都有自己的用户名和密码这样可以清楚地知道每个人的工作量、进度，出现错误时，可以找到操作人，督促改进，提高工作质量。 (2)对没有书标和条码的图书进行补书标和条码的工作，对一本图书有两
10、个条码而两个条码不一样的，要么将错的条码去掉，或者为了不损坏书籍，直接再打一张新的正确的条码将错误的条码覆盖并更正对应的书目数据信息。 (3)通过 ILASII“入藏变更”模块功能，在新建库中扫入条码即直接将这本书的馆藏地点更正。对有实物没有数据和需要数据修正的，交给编目部专门负责人员处理。 (4)关于价格的重新确定。清产核资阶段，为了与财务部门对账，需要修改价格信息。有些书的价格在编目时录错，有些古籍与外文图书没有价格等情况，制定价格问题对策表，为价格修改制定统一依据。 (5)针对清查过程中，场地变动多，设备流动性大的特点，制作了设备工作场地流动去向表，准确登记设备去向，防止设备遗失。实行领
11、用责任人，负责管理部分清查设备。 针对各个馆藏地集中出现的各类数据问题进行汇总，分析原因并提出相对应的建议解决方法。如自科阅览室出现的外文图书价格问题，统一制定各种外币价格的换算倍率以及外文赠书的价格计算办法；对其它出现的问题一一提出相应的处理方法(如表 2) 4 图书清产核资后的思考 41 规范部门工作流程，加强部门问的协作 许多图书书日数据有错乱现象，同书异号，同号异书，一书多号的问题存在较6多。这就要求制定规范的工作流程，在图书加工时，工作须细致认真，避免给以后工作带来不必要的麻烦。对于丢失赔偿过的图书及时注销，破损图书及时剔旧，数据及时删除图书清查工作涉及到各个部门，需要各部门相互协作
12、、相互配合，对于清查中出现的问题，各部门要明确自己的工作任务，大家协商讨论，认真给予解决，避免相互推诿。在平时的工作中，部门间也要加强协作，遇到问题及时解决，避免成为遗留问题。 4、2 高度重视书目数据库建设，加强图书书目数据管理 数据库中书目数据的质量对图书馆自动化系统的正常运行起着决定性作用。书目数据的质量是书目数据库建设的生命线，也是图书馆各项工作的基础保障，它的质量直接关系到馆藏的建设、整序、组织管理以及为读者提供服务的效果。书目数据质量直接影响着读者的查全率、查准率以及文献资源的利用率，同时制约着数据交换和馆际合作的开展，也是网络环境下实现资源共享的保障。因此必须高度重视书目数据库建
13、设。每一条数据都必须严格按照标准著录，数据录入时，尽量减少认为失误，力求准确元误。 43 加强对学生的教育工作。尽量减少窃书现象 在清查发现缺失的图书中，一大部分是非正常丢失的，即由于读者窃书丢失的。要加强图书馆的安全监测等管理手段，增加新设备，改善通道布局。与学校各部门配合，做好学生思想教育工作，减少窃书现象。 44 加强学校图书资产管理 学校的图书资产是以固定资产办过入库手续为依据的。而许多在学院资料的图书，根本就没有经过图书馆录入过书目数据，所以在清查的时候，根本不清楚清查的对象有多少。许多科研经费购买的图书，也是没有登记进入数据库，但是报销7时候开过入库单，也在清查的范围。建议不管那种
14、渠道经费购买的图书，只要是作为资产入库的，在办理报销手续时候必须有图书馆开具的已经著录入图书数据库的证明。 5 质量管理在图书清产核资过程中的应用 图书馆全面质量管理是指图书馆为保证和提高信息服务质量，动员图书馆的各个部门和全体员工，综合运用管理技术、专业技术、思想教育、经济手段和科学方法，建立健全服务质量保障体系，对服务的全过程实行有效控制，从而经济地开发、设计、生产和提供用户满意的信息产品与信息服务，做到最适质量、最低消耗、最优生产和最佳服务，最终实现不断提高服务质量的目标。图书馆质量管理，强调过程控制、重视记录、强调文件化规范、讲究协作。 在整个图书清产核资过程中，运用质量管理体系，主要
15、体现在几个方面。 (1)制定工作程序文件。即制定详细的工作计划与流程图，规定图书清产核资工作程序和控制原则方法，明确清查各个环节中责任的落实，确认各部门对工作接口的处理方法与承担的职责。制定工作进度表，根据任务总量与工作强度，合理安排进度，并根据实际情况及时做出相应调整。 (2)完善组织结构。根据质量管理的要求和本次清产核资工作任务的实际情况，设置临时组织结构，明确各部门及人员的职责与权限。 (3)进行岗前培训。由专人负责对参加清查的工作人员进行培训，使其尽快熟悉工作细节，保证工作质量。 (4)强调过程控制。在清产核资过程中，遇到各种不同问题，及时做好记录，并分析解决，制定相应问题对策表作为工
16、作中的依据。实行机检与抽检相结合的质量控制制度，保证清产核资工作保质保量地完成。 8(5)重视记录，强调文件化管理。在整个过程中，制作清产核资任务分配表、工作量统计表、设备流动去向表、人员安排表、问题对策表、质量检查问题记录表等等各类报表，实行文件化管理，为以后工作参考准备资料。 (6)PDCA 的运用。PDCA 来源是最早由美国质量管理专家戴明提出来的，所以又称为“戴明环”。PDCA 的含义如下：P(PLAN)一计划；D(Do)一执行；C(CHECK)-检查；A(Action)一行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；对问题加以总结，并针对将问题解决的对策放到下一个 PDCA 循环里。通过对清产核资中暴露出的问题进行分析，制定相应的措施，特别是对书目数据的控制，经过几个循环，清产核资中的数据质量将不断地改进，更加稳定。 6 清产核资工作实行质量管理的意义 (1)实行质量管理增强了图书清产核资工作的规范性。质量管理强调，质量体系以文件化的形式规范清产核资工作的各个环节。规范化的文件对今后类似的
