会议成功的六大要领

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1、1会议成功的六大要领会议成功的六大要领管理离不开会议，会议必须有效，掌握这六大要领，可以使会议的成功率大幅度提升。会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。 一、打破开会的误区A “开会的意义不大”1、开会显示了一个组织的存在开会是一个组织存在的表现2、开会是一种群体沟通的方式团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要，是绝对少不了的。3、会议是一个集思广益的渠道B “人们都厌恶开会”1、开会能使人得到各方面的信息2、厌恶开会也许是自信心不足的表现C “时间和精力都浪费在会议中了”1、开会必然要花费一些时间管理中的许多问题需要在会议中才能解决。2、检讨自己的时间管理太忙的管理人员就是一个好的管理者

2、吗？并不见得。D “只有开会才能解决问题”1、并非只有开会才能解决问题2、会议是个严肃的事情E “开多长时间的会，到时看情况才知道”1、这种会肯定惹人讨厌2、会议时间的长短是完全可以预知的3、不能预知会议时间的长短是会议组织者的无能 二、把会议减到最少A 开会要计算成本1、开会的成本是较高的2开会的成本主要有三部分：时间成本、直接的会议费用和效率损失。开会的时间成本=参加会议的人数（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间。开会的金钱成本=开会的时间成本与会人员平均每小时的薪水。开会的直接费用=会议设施租用费+会议场地费+旅费+食宿费+文件准 备费等

3、。2、开会的效率损失有可能不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意。有可能不能及时处理顾客的投诉而开罪一些客人。有可能不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。3、导致会议失败的因素事先没有准备好。组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。理解不透 备忘录有误议程安排不当 对会议的目的和即将产生的结论模糊不清。听任一两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发表自己的见解等。B 什么是成功的会议1、有明确界定的目标所谓会议目标就是本次会议将要达到的效果。2、开会一定要有决定C 什么情况下可以召开会议？1、涉及多个部门，多个人员的决策2、需要整合各种不同的意见为了让众人

4、接受一个决定、计划或构想时，需要开会。为了重新整合混乱的观念，确保所有在场的人都有同样的、一致的理解时，需要开会。需要使某个问题尽快获得各方反应，最好开会。需要全面推动、加快已经被延迟了的工作时，往往需要开会。33、涉及多个部门，多个人员的工作安排为了让大家明确目标所面临的问题。在处理涉及到不同组织的人事问题时。处理无人知道它是什么，或不知道什么人对此应负责的问题时。安排及多个部门或多个人的工作时。为了使下属给予反馈，刺激双向沟通，建立良好的工作团队时。D 什么情况下可以不开会？1、未准备好领导或与会者基于时间压力而没有适当的准备。会议召开时间安排不合适。没有适当的资料数据或缺乏目标。没有提供

5、会议议程，不清楚将要讨论什么。与会者的人数确定不当。2、可能不会有结果缺乏相关的主题材料，或者由于不适当的人被邀请出席了会议，可能在会上难以作出决定。与会者害怕在讨论问题时发生争执。3、没有开会的必要或有其他替代方式换个角度来看，某些决定并非特别地重要，或许它只是个简单问题，只要一个人就可以解决。处理一些涉及个人问题，如雇佣、解聘、薪水增减等。只是单向沟通的需要，不想参与者给予回应，则发个通知、贴个告示就可以了。观点已经获得了广泛、一致的理解。当前问题是要很快采取行动，而不是做出决策的时候。你已经做出了决定，就不用再开会了。再想想可以用其他方式替代时，就尽量不用开会，如电话、书信、通告、备忘录

6、或私下会谈等。 三、成功开会的准备要领4A 会议准备的 4W1、为什么（why）即为什么要召开这次会议？开会的目标是什么？2、什么时候（when）即召开会议的时间。3、什么人（who）即需要多少人以及需要哪些人参加会议。4、什么地点（where）即在哪儿开会。B 确定会议的目标1、目标的形式与会者对一个观点、一个项目等的共识。与会者对一个或多个问题解决方案的选定。讨论、达成一项决议。2、确定目标时的考虑因素确定适当的会议目标时，组织者还有必要再次问自己以下三个基本问题：我能不能自己做决定？能自己做出决定，就不必开会了。会议必须在这个时候召开吗？其他时间可以吗？如果改成打电话或写便笺，能不能达到

7、相同的目标，效果会不会更好？C 确定会议的形式会议的召开形式简单说有两种，第一种是例会，第二种则是临时召集的特别会议。1、例行会议例会是在既定时间（多数机构通常是放在星期二的早上，约半小时）、在既定地点、由既定人员(通常是部门经理)参与的会议，但会议的议题和议程比较灵活。2、临时召集特别会议这种会议是根据需要，由会议的组织者事先计划、发起的会议。会议目标，会议议程，开会时间、人员、人数、地点、设施等都需要事先确定。53、确定会议形式的原则在需要召开特别会议时，就要考虑会议的必要性和可行性，及随之而来的一系列问题。D 确定会议的议程议程是会议进行的基础和指引。1、考虑议程时的依据首先要考虑会议是

8、例会还是一次特别的会议。2、议程四大主要内容会议将讨论的各项议题。 其中相对重要的议题。议题的讨论次序。 时间安排。E 确定开会的时间1、最好的开会时间2、最差的时间F 选择开会的地点1、地点选择要考虑的因素2、选择开会地点要考虑的细节有无足够的容纳场所？会议设施如何？开会的人从住所到开会地点的交通问题如何解决？3、会场内设备的准备会场的桌椅及装饰设备 会场的通风条件会场的冷暖气设备或空调设备 讲话扩音设备主席台或讲台 会场的采光或灯光条件银幕、放映室或投影仪、幻灯设备 电源、电线黑板、指示棒、挂图 粗写笔及其他书写用笔闭路电视系统 姓名牌、记录纸烟灰缸、大衣架 水其他设备 座次的布置会议参加

9、者的位置安排6G 确定出席会议的人员 四、有效控制会议过程的要领A 严格按事先的议程办事1、会议议程是会议取得成功的基础2、对偏离议程的情况应及时加以纠正B 主持会议开始的技巧开会时间要准时，时间一到，即心平气和地宣布开会。C 会议进行中的主持技巧尽早并简明地引出主题、说明讨论的目的。控制会议的进度。要鼓励每一个人发表自己的见解。D 结束会议的技巧1、判断会议结束时机2、简短地报告此次会议的决定3、对与会者再次表示感谢4、与会者的退场安排（如果人太多的话）5、让与会者检查以下几个问题为什么要出席这次会议？ 这次会议达成了什么结果？还有哪些事情尚未完成？ 进一步的行动由谁负责？会场清理安排E 及

10、时、准确评估反馈信息1、注意与会者的反馈信息2、评估反馈信息，并做出适当反应F 对付会议中可能的混乱1、会议中出现混乱的迹象2、摸清冲突的实质3、即时加以解决G 应付开会中一些行为特别的人1、应付始终沉默的人7保持沉默的原因的：根本反对你的意见及构想刚加入这个团体，开会的心情很紧张。2、应付反对任何建议的人3、应付脱离主题的人4、应付开会时打瞌睡的人开会时打瞌睡的原因在于：他与此会无关。 目前的议题与会他无关。因为某个人说得太多。 没让所有的人充分参与讨论。可行的做法是：休息 5 分钟。 五、会议中达成决定的方法A 头脑风暴法1、获取独特创意的方法2、不要对他人的观点提出反对头脑风暴法要求与会

11、成员在开会时要遵守以下的规则：让思绪自由流淌，不要审查自己的观点。当有成员提出自己的观点时，其他人不可以审查其观点。与会成员可以在别人已经提出的观点上，吸取灵感，提出新创意。3、回头再评估B 名义小组法1、以小组的名义进行2、名义小组法的程序成员根据议题独立地将自己的想法罗列出来。每次每个成员都只能提出一个观点，不断循环，直到把所有人的观点涵盖就完了。3、最后的选择 六、与会所得最大化要领A 明确与会责任81、会议的成功有与会者的一半功劳与会者的责任开会之前根据个人的观点研究问题 依据所提供的文件、资料，准备经缜密推断分析的论证 材料 记下开会的地点、日期和时间 做好在会议中尽量表达的心理准备

12、会议中间倾听他人的观点 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合会后检查为什么要出席这次会议？ 这次会议达成了什么结果？ 还有哪些事情尚未完成？ 进一步的行动由谁来负责？2、在会上贡献自己的创意在适当的时候，比如，轮到自己发言时，直接、正面提出自己的看法。从别人的观点引申，提出自己的看法。综合多个人的观点，提出自己的看法。同意他人的意见。针对别人的观点，提出不同意见。以设问的形式，提出自己的看法。3、尽可能多地获取信息从与会者的发言中了解这个人的性格特点。从会议的座次安排中观察权威序列。从与会者的观点分类中了解人际关系状态。对与自己利益或工作任务相关的信息保持高度的灵敏。B 开

13、放的心态1、不要事先抱有成见所谓开放的心态就是：参加会议，必然对我有用。9开会是比较烦人，但既来之，则安之。在会上力求就事论事，不要扯进其他事。不要把对某个人的好恶带进行会议讨论中。适当地发表自己的见解，哪怕只是说：“我的观点和某某人的观点是一样的。 ”2、仔细考虑他人的意见尽可能地开放心胸，理解别人的看法。仔细倾听他人的意见。可以适当地作一些笔记。在没有听明白的时候，寻找适当的机会求证。不要因为别人不同意你的意见就反对他们的看法。也不要别人一反对，你就放弃自己的看法。3、主动参与提前准备好自己的会上发言。会议过程中的适当提问。寻求发言时机。主动配合其他部门或人员解决面临的问题。C 会议前做足

14、准备功夫1、处理会议通知收到会议通知之后，要仔细地研究一下，搞清楚以下的问题？会议的主题和相关议程。 会议主办机构。会议参与的人员及级别。 会议的时间和地点。根据以上内容确定是自己参加，还是派他人参加。调整秘书的事务安排。2、研究问题分析会议的议题宗旨。收集相关资料，最好是第一手资料。确立观点及讲述观点的时间长短。最好能拟定发言提纲，并标注展示材料。10收集、制作将要展示的材料，包括调查图表、数据、形象等。记下开会的地点、日期和时间。做好在会中尽量发挥自己角色作用的心理准备。准时到会，绝对不要迟到。D 会议中的恰当表现1、积极的倾听不先入为主，以开放的心态倾听。听得完整、听得明白，不要不懂装懂

15、，自以为是。做一些笔记。不要做一些可能打断别人说话的事，如手机响，私语等。不要即时反驳他人的观点，听完了再说。倾听过程中要不断地给予反馈，如简短的肯定语、眼神或其他身体语言。2、主动地提问在发问时，尽可能精确、明白地表达你的看法。注意不要随便引用一些不相关的证据，使议程受干扰。3、适当地发言注意发言的时机，不要随时插话。去掉累赘的开场白，单刀直入地切入主题，以抓住与会者的注意力。预先提示说话的重点。E 会议之后要总结回到办公室之后，要看看自己的会议记录，尤其对与自己工作相关的信息做出标记。回忆一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态。考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案。