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1、第七章第七章 会展项目的财务管理会展项目的财务管理第一节第一节 会展项目的财务成本会展项目的财务成本一、会展项目成本的类型一、会展项目成本的类型会展项目成本是指会展项目从立项到举办结束整个过程中所耗费的各种费会展项目成本是指会展项目从立项到举办结束整个过程中所耗费的各种费用的总和，一般分为以下几个部分：用的总和，一般分为以下几个部分：1.1.会展项目的获取成本会展项目的获取成本若某个会展项目不是主办单位和承办单位原创，为了获得举办权，如争取若某个会展项目不是主办单位和承办单位原创，为了获得举办权，如争取世界博览会得举办权，或者从总承办单位分包部分业务，必须开展的设计、公世界博览会得举办权，或者
2、从总承办单位分包部分业务，必须开展的设计、公关、广告、招投标等一系列工作，这些工作所花费用就是某个会展项目的获取关、广告、招投标等一系列工作，这些工作所花费用就是某个会展项目的获取成本。成本。2.2.会展项目的创意和决策成本会展项目的创意和决策成本会展项目的创意和决策对会展项目的经济效益、社会效益都有很大的影响，会展项目的创意和决策对会展项目的经济效益、社会效益都有很大的影响，为了对某一会展项目进行科学的创意、定义和决策，在会展项目的策划阶段，为了对某一会展项目进行科学的创意、定义和决策，在会展项目的策划阶段，必须做好市场调查研究、技术经济分析、社会效益分析、可行性研究等前期工必须做好市场调查
3、研究、技术经济分析、社会效益分析、可行性研究等前期工作，这些工作所花的费用就构成了会展项目的创意和决策成本。作，这些工作所花的费用就构成了会展项目的创意和决策成本。3.3.会展项目的设计成本会展项目的设计成本通过了可行性研究的会展项目，还必须进行项目的进一步设计、策划、计通过了可行性研究的会展项目，还必须进行项目的进一步设计、策划、计划和活动创意的完善，这些工作所花的费用就构成了会展项目的设计成本。划和活动创意的完善，这些工作所花的费用就构成了会展项目的设计成本。4.4.会展项目的实施成本会展项目的实施成本在会展项目的举办或实施过程中，为实现某一会展项目在会展项目的举办或实施过程中，为实现某一
4、会展项目“最终目标最终目标”而耗而耗费的各种资源所构成的费用统称会展项目的实施成本。具体包括：人工成本、费的各种资源所构成的费用统称会展项目的实施成本。具体包括：人工成本、材料成本、设施设备成本、其它费用和不可预见费用等。材料成本、设施设备成本、其它费用和不可预见费用等。二、会展项目的成本科目二、会展项目的成本科目1.1.工资和福利工资和福利包括预计在会展活动中工作的各类人员，即职员和志愿者的劳务费、福利包括预计在会展活动中工作的各类人员，即职员和志愿者的劳务费、福利和其它开支。和其它开支。2.2.场地和设备的折旧费和租金场地和设备的折旧费和租金 如果是购置的场地和设备要提取折旧费，如果是购置
5、的场地和设备要提取折旧费，摊入成本；如果是租赁的场地和设备，所付租金要摊入成本。场地和设备的租摊入成本；如果是租赁的场地和设备，所付租金要摊入成本。场地和设备的租金又多种确认方法，可以按时间给付，也可以按活动次数给付，甚至一次性给金又多种确认方法，可以按时间给付，也可以按活动次数给付，甚至一次性给付。付。3.3.原材料原材料 既包括举办会展时所需的物品，也包括举办会展所需临时的或既包括举办会展时所需的物品，也包括举办会展所需临时的或一次性的建设工程所需的原料的购置费用。一次性的建设工程所需的原料的购置费用。4.4.分包商、咨询和培训分包商、咨询和培训 当会展组织者缺少某项专门技术和完成活动的条
6、当会展组织者缺少某项专门技术和完成活动的条件时，需要找分包商、咨询和培训机构承担此项工作，如某项设计、指导或业件时，需要找分包商、咨询和培训机构承担此项工作，如某项设计、指导或业务培训等。务培训等。5.5.广告宣传广告宣传 包括除获取会展承办权时所花费的广告宣传费用以外的所有包括除获取会展承办权时所花费的广告宣传费用以外的所有广告宣传费用。广告宣传费用。6.6.能源、物流、交通和通信能源、物流、交通和通信 会展活动特别是展览和节事活动的组织和运会展活动特别是展览和节事活动的组织和运作需要多种资源供给，交通和通信也不可或缺，由此产生大量费用。作需要多种资源供给，交通和通信也不可或缺，由此产生大量
7、费用。除以上各项之外，会展组织者还需要准备一定量的意外费用准备金，以便除以上各项之外，会展组织者还需要准备一定量的意外费用准备金，以便在会展期内发生意外事件时使用。在会展期内发生意外事件时使用。 二、会展项目的财务成本估算二、会展项目的财务成本估算（一）成本估算与成本预算的关系（一）成本估算与成本预算的关系1.1.预算是会展组织经理人必须认真策划的一项行动计划。财务管理中最具预算是会展组织经理人必须认真策划的一项行动计划。财务管理中最具有挑战性的部分就是编制预算。预算编制工作通常是在有限的信息和假设的基有挑战性的部分就是编制预算。预算编制工作通常是在有限的信息和假设的基础上展开，根据假设做出推
8、断。根据会展的资源需求计划以及各种资源的价格础上展开，根据假设做出推断。根据会展的资源需求计划以及各种资源的价格信息所作的推断最初只是一种估算、匡算或概算。信息所作的推断最初只是一种估算、匡算或概算。2.2.预算是在会展收支估算基础上，对估算的合理性做进一步分析，采用更预算是在会展收支估算基础上，对估算的合理性做进一步分析，采用更科学合理的方法对估算的结果进行调整，将总成本分摊到各项活动及活动的各科学合理的方法对估算的结果进行调整，将总成本分摊到各项活动及活动的各部分，通过综合平衡，确定会展项目的财务收支结构。部分，通过综合平衡，确定会展项目的财务收支结构。3.3.会展预算是在会展组织管理经营
9、范围内进行财务决策管理的最重要的工会展预算是在会展组织管理经营范围内进行财务决策管理的最重要的工具。每个项目都有单独的预算，而所有单独的预算构成会展组织机构的年度预具。每个项目都有单独的预算，而所有单独的预算构成会展组织机构的年度预算。财务成本预算是会展预算的主要部分，财务成本估算亦即会展估算的主要算。财务成本预算是会展预算的主要部分，财务成本估算亦即会展估算的主要部分。部分。4.4.每个项目的预算都反映组织该项活动的财务理念。财务理念因会展实现每个项目的预算都反映组织该项活动的财务理念。财务理念因会展实现的目的不同而分为不同类型：的目的不同而分为不同类型：（1 1）利润导向型会展。收入大于支
10、出，如公司的促销活动。）利润导向型会展。收入大于支出，如公司的促销活动。（2 2）收支平衡型会展。收入与支出保持平衡，如协会举行的会议，会议收）收支平衡型会展。收入与支出保持平衡，如协会举行的会议，会议收入能冲抵全部开支。入能冲抵全部开支。（二）会展项目财务成本估算的依据（二）会展项目财务成本估算的依据1.1.会展资源的供求形势和市场价格变动趋势会展资源的供求形势和市场价格变动趋势会展所需要的资源因受供求影响，价格发生变化，直接影响会展项目的财会展所需要的资源因受供求影响，价格发生变化，直接影响会展项目的财务成本。务成本。2.2.历史上此会展和同类会展的财务情况历史上此会展和同类会展的财务情况
11、参考既往此类会展在同等规模情况下的财务成本规模；如果会展是第一次参考既往此类会展在同等规模情况下的财务成本规模；如果会展是第一次举行，没有可以参照的先例，可以依据类似会展的情况进行成本估算。举行，没有可以参照的先例，可以依据类似会展的情况进行成本估算。3.3.宏观经济发展趋势预测宏观经济发展趋势预测宏观经济对会展的成功与否有一定的影响作用，像失业率指数、通货膨胀宏观经济对会展的成功与否有一定的影响作用，像失业率指数、通货膨胀率指数、零售价格指数、资本投资指数和新增产业指数等在估算财务收支时的率指数、零售价格指数、资本投资指数和新增产业指数等在估算财务收支时的需要参考的经济数据需要参考的经济数据
12、4.4.以会展所需资源可以获得为基础，预测会展受欢迎的程度以会展所需资源可以获得为基础，预测会展受欢迎的程度会展的可行性不仅要考虑资源的可得性，还要考虑潜在参与者肯不肯为参会展的可行性不仅要考虑资源的可得性，还要考虑潜在参与者肯不肯为参加活动而增加消费开支。加活动而增加消费开支。5.5.可以选择的为会展筹措资金的方法和途径可以选择的为会展筹措资金的方法和途径借贷资金、现存资金和预付款等都是为会展筹措资金而选择使用的途径，借贷资金、现存资金和预付款等都是为会展筹措资金而选择使用的途径，而各种来源的资金使用成本不同，这也会影响到会展项目财务成本的规模。而各种来源的资金使用成本不同，这也会影响到会展
13、项目财务成本的规模。（三）会展项目财务成本估算的方法（三）会展项目财务成本估算的方法1.1.因素估算法因素估算法亦称外推估算法。立足于过去对成本产生影响的各种因素在现在和将来仍亦称外推估算法。立足于过去对成本产生影响的各种因素在现在和将来仍然其作用这一前提，以过去举办此类会展的成本作为基础，运用一定的数学方然其作用这一前提，以过去举办此类会展的成本作为基础，运用一定的数学方法进行处理，推算将要举办的会展的成本。利用趋势估算成本，法进行处理，推算将要举办的会展的成本。利用趋势估算成本，一是要有充分的历史资料，能反映各因素和会展的规模间的真正变化趋势；一是要有充分的历史资料，能反映各因素和会展的规
14、模间的真正变化趋势；二是各因素和项目规模之间关系的确定，要用可比价格计算，以消除价格二是各因素和项目规模之间关系的确定，要用可比价格计算，以消除价格变动的影响；变动的影响；三是要将当地的自然和社会条件影响因素考虑进去。三是要将当地的自然和社会条件影响因素考虑进去。2.2.类比估算法类比估算法利用类似会展的成本估算该活动的成本。譬如，在甲地举办过一场露天歌利用类似会展的成本估算该活动的成本。譬如，在甲地举办过一场露天歌舞演出，现计划在乙地举办一场同样规模的露天歌舞演出，那么，在甲地举办舞演出，现计划在乙地举办一场同样规模的露天歌舞演出，那么，在甲地举办露天歌舞演出的成本数据就可以作为乙地露天歌舞
15、演出成本估算的基础，并结露天歌舞演出的成本数据就可以作为乙地露天歌舞演出成本估算的基础，并结合乙地的实际情况就可以估算出拟举办的露天歌舞演出成本。合乙地的实际情况就可以估算出拟举办的露天歌舞演出成本。3.3.自下而上法自下而上法对会展按结构进行分解，使之成为若干个程序和子项目，然后对每个细小对会展按结构进行分解，使之成为若干个程序和子项目，然后对每个细小的程序和子项目估算成本，并将相关相近的程序和子项目的成本相加，得到更的程序和子项目估算成本，并将相关相近的程序和子项目的成本相加，得到更高一级的成本估算，以此类推，最后得到整个会展的成本估算。此法可克服将高一级的成本估算，以此类推，最后得到整个
16、会展的成本估算。此法可克服将会展作为一个整体来估算成本时带来的误差。会展作为一个整体来估算成本时带来的误差。4.4.自上而下法自上而下法上层和中层管理人员依靠历史数据和自己的经验估算会展整体的成本和词上层和中层管理人员依靠历史数据和自己的经验估算会展整体的成本和词以及项目的成本，然后将将估算结果传达给下级，让它们在此基础上，对会展以及项目的成本，然后将将估算结果传达给下级，让它们在此基础上，对会展的任务和成本逐级向下分解，直至估算出会展的每个基本单元的成本。优点是的任务和成本逐级向下分解，直至估算出会展的每个基本单元的成本。优点是便于将会展的总成本控制在高层管理人员认为有效率的水平之内，但不利于基便于将会展的总成本控制在高层管理人员认为有效率的水平之内，但不利于基层人员对成本估算参与决策和管理。层人员对成本估算参与决策和管理。（四）成本估算留有适当的余地（四）成本估算留有适当的余地1.1.成本估算的不确定性成本估算的不确定性部分会展项目的详细程度不够，内容无法确切知道，很难把成本估算准确，部分会展项目的详细程度不够，内容无
