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1、財 務 內 控 制 度 之 規 劃高 枕 無 憂 的 老 闆 ， 必 有 一 套 完 整 的 財 務 內 控 與 稽 核 制 度 ， 才 能 做 到 涓 滴 不 漏 。 企 業 應 如 何 著 手 建 立 這 個 制 度 呢 ？某 日 我 與 一 位 企 業 董 事 長 會 面 ， 談 話 間 秘 書 小 姐 來 電 ， 請 董 事 長 立 即 到 某 銀 行 補 蓋 一 個 章 ， 董 事 長 對 我 苦 笑 說 ： 沒辦 法 ， 以 前 把 支 票 圖 章 交 給 別 人 出 過 問 題 ， 所 以 一 直 隨 身 帶 著 ， 現 在 只 好 辛 苦 一 點 ！ 確 實 ， 企 業 如 果
2、 沒 有 良 好 的 控 制 與 稽 核 制 度 ， 老 闆 勢 必 日 理 萬 機 ， 日 子 過 得 辛 苦 一 點 。 但 這 樣 就 能 高 枕 無 憂 嗎 ？ 這 位老 闆 的 疑 惑 可 能 是 相 當 有 代 表 性 的 ： 我 的 公 司 每 個 月 都 是 賺 錢 的 ， 但 我 為 什 麼 總 覺 得 沒 有 錢 呢 ？ 後 來 我 幫他 找 到 了 原 因 ， 他 的 錢 都 跑 到 倉 庫 和 應 收 賬 款 裡 面 去 了 。 難 道 以 後 他 還 應 該 自 己 去 管 倉 庫 和 收 賬 嗎 ?當 然 是 不可 能 的 ， 所 以 我 建 議 他 健 全 財 務
3、 制 度 ， 用 財 務 資 訊 來 做 好 內 部 控 制 工 作 。防 止 危 機 ， 合 理 監 控所 謂 財 務 控 制 ， 就 是 維 持 企 業 的 資 產 負 債 在 合 理 的 界 限 範 圍 內 ， 所 謂 財 務 稽 核 則 是 證 實 這 些 資 產 負 債 的 真 實 性 與 有 效性 。 在 正 常 情 況 之 下 ， 企 業 應 先 做 好 內 部 控 制 ， 才 能 使 內 部 稽 核 有 所 依 據 。 以 報 載 花 旗 銀 行 的 旅 行 支 票 弊 案 為 例 ， 內部 控 制 可 避 免 任 何 行 員 個 人 掌 握 太 多 旅 行 支 票 ， 而 內
4、 部 稽 核 則 可 發 現 行 員 有 無 挪 用 等 不 當 行 為 。理 論 上 ， 只 要 企 業 經 營 者 注 意 到 了 可 能 的 危 機 ， 都 可 能 做 好 該 項 目 的 內 部 控 制 與 稽 核 ， 如 上 述 的 董 事 長 隨 身 攜 帶 支 票印 章 ， 即 不 怕 支 票 被 盜 用 。 花 旗 銀 行 也 可 以 採 取 嚴 格 的 制 度 ， 防 止 行 員 挪 用 旅 行 支 票 。但 一 個 企 業 的 資 產 與 負 債 項 目 甚 多 ， 從 現 金 到 遠 期 支 票 都 有 可 能 發 生 風 險 ， 如 要 一 律 嚴 格 管 理 ， 不
5、但 管 理 成 本 太 高 ，企 業 的 運 作 也 勢 必 受 到 不 利 影 響 。 所 以 企 業 的 內 部 控 制 與 稽 核 ， 絕 不 宜 頭 痛 醫 頭 、 腳 痛 醫 腳 ， 必 須 要 靠 一 套 全 盤 性 的管 理 制 度 ， 才 能 根 本 解 決 企 業 的 風 險 問 題 。 而 這 種 全 盤 性 的 管 理 制 度 ， 在 企 業 管 理 的 領 域 內 ， 即 是 所 謂 財 務 的 內 部 控制 與 稽 核 。比 率 名 稱 計 算 方 法 監 控 標 準槓 桿 比 率流 動 比 率速 動 比 率存 貨 週 轉 率平 均 收 帳 期逾 期 帳 比 率 總
6、負 債 /總 資 產流 動 資 產 /流 動 負 債(流 動 資 產 )/流 動 負 債銷 貨 (年 )/存 貨應 收 帳 款 /每 日 平 均 銷 貨 額逾 60 天 之 應 收 帳 /應 收 帳 款 0. 33 倍 以 下2 倍 以 上1 倍 以 上9 倍 以 上30 倍 以 以 上全 盤 管 理 ， 重 點 在 握財 務 制 度 為 何 是 全 盤 的 內 部 控 制 與 稽 核 呢 ？ 其 原 因 是 財 務 制 度 本 身 已 掌 握 了 企 業 的 全 部 資 產 負 債 資 訊 ， 故 只 要 善 加 應用 ， 企 業 的 管 理 風 險 可 降 至 最 低 。應 用 企 業 財
7、 務 制 度 發 揮 內 部 控 制 的 功 能 ， 有 以 下 幾 個 要 點 ：一 、 建 立 財 務 預 算 ： 任 何 控 制 作 業 都 必 須 先 建 立 控 制 界 限 ， 而 財 務 的 控 制 界 限 便 是 財 務 預 算 。 一 般 企 業 的 財 務 預 算 通常 是 以 財 務 比 率 的 形 式 表 達 。 （ 見 附 表 ） ， 其 控 制 界 限 可 由 各 企 業 自 行 訂 定 。 財 務 比 率 是 一 種 整 合 性 的 架 構 ， 可 以 從最 大 的 槓 桿 比 率 ， 一 直 管 到 最 小 的 逾 期 賬 款 比 率 ， 這 種 架 構 不 僅
8、規 劃 了 一 個 企 業 資 產 負 債 的 合 理 水 準 ， 更 提 供 財 務 內部 控 制 的 數 據 基 礎 。二 、 產 出 日 常 管 理 之 財 務 資 訊 ： 會 計 結 賬 通 常 每 月 一 次 ， 如 企 業 財 務 作 業 健 全 ， 每 月 便 會 制 度 性 的 將 企 業 全 部 資 產負 債 ， 作 一 次 全 面 的 內 部 控 制 與 稽 核 作 業 。 其 方 法 是 比 對 各 種 財 務 比 率 ， 如 果 發 現 超 出 財 務 預 算 標 準 ， 便 應 作 細 部 分析 ， 找 到 主 要 的 原 因 ， 以 便 採 取 對 策 。 當 然
9、針 對 較 敏 感 的 財 務 項 目 ， 如 貴 重 存 貨 ， 現 金 ， 財 務 制 度 也 可 以 採 日 結 制 度 ，每 日 做 內 部 控 制 與 稽 核 工 作 。三 、 專 人 負 責 內 部 控 制 與 稽 核 ： 在 財 務 制 度 健 全 的 企 業 ， 財 務 處 通 常 下 面 設 置 三 個 部 門 ， 即 財 務 課 負 責 預 算 編 製 與執 行 ， 會 計 課 負 責 編 製 財 務 報 表 ， 稽 核 課 負 責 內 部 控 制 與 稽 核 。 稽 核 課 的 職 責 是 比 對 財 務 報 表 與 預 算 ， 找 出 異 常 的 資產 或 負 債 ，
10、進 而 作 盤 點 稽 核 ， 找 出 主 要 原 因 ， 提 出 改 善 對 策 。 盤 點 的 方 法 除 了 實 地 盤 點 以 外 ， 還 有 對 賬 盤 點 ， 狀 況 盤點 等 方 法 ， 不 僅 確 保 資 訊 的 正 確 性 ， 還 要 確 保 資 產 的 有 效 性 。四 、 全 員 配 合 改 善 企 業 的 財 務 結 構 ： 一 個 良 好 的 企 業 ， 不 僅 是 低 度 內 部 信 用 危 機 的 企 業 ， 更 必 須 是 財 務 結 構 良 好 的企 業 ， 健 全 的 財 務 制 度 如 僅 用 於 防 弊 ， 實 僅 是 內 部 控 制 與 稽 核 的 初
11、 步 ， 真 正 的 目 標 應 該 是 企 業 財 務 結 構 的 改 善 ， 使 企業 可 以 用 最 少 的 資 產 完 成 最 大 的 業 務 量 ， 其 方 法 如 降 低 庫 存 ， 減 少 應 收 賬 款 等 。 這 種 目 標 的 達 成 ， 如 僅 靠 財 務 控 制 與稽 核 ， 顯 然 只 有 消 極 的 功 能 ， 且 可 能 增 加 企 業 內 部 摩 擦 。 一 個 好 的 內 部 控 制 與 稽 核 制 度 ， 必 須 要 將 企 業 的 財 務 目 標 ，用 目 標 管 理 的 手 法 ， 不 斷 展 開 到 基 層 作 業 人 員 的 身 上 ， 如 此 企
12、業 的 內 部 控 制 制 度 ， 才 有 可 能 發 揮 提 升 企 業 資 本 生 產 力的 積 極 功 能 。 這 即 是 所 謂 財 務 導 向 的 經 營 管 理 制 度 。財 務 控 管 ， 優 點 多 多綜 前 所 言 ， 用 財 務 制 度 作 為 企 業 內 部 控 制 與 稽 核 的 基 礎 ， 較 其 他 方 法 ， 有 普 遍 性 ， 制 度 性 及 經 濟 性 的 優 點 ， 故 應 屬 於一 般 企 業 內 部 控 制 與 稽 核 的 基 本 制 度 。 但 針 對 個 別 企 業 內 特 殊 敏 感 的 資 產 或 負 債 ， 仍 應 特 別 建 立 一 套 更 為 嚴 格 的 內 部控 制 制 度 。 唯 有 先 具 備 普 遍 性 的 財 務 內 控 制 度 ， 輔 以 特 殊 性 的 日 常 管 理 制 度 ， 一 個 企 業 的 內 部 控 制 與 稽 核 制 度 才 資 完整 。
