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1、武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第 页 共 5 页1 1目的目的1.1加强公司对材料设备采购行为的监控；1.2降低材料设备采购成本；1.3保证公司项目使用材料设备的品质；1.4降低项目开发成本；1.5材料设备资源共享。2 2适用范围适用范围本程序适用于公司项目建设相关所有甲供、三方合同、甲方限价材料设备的采购。 3 3职责职责3.1招投标领导小组是公司材料设备采购的决策机构，其成员参见工程承包分包商商招标与选择程序 ；3.2成立公司采购工作小组，由工程管理部合约工程部工程管理部、设计管理部、成
2、本管理部及项目经理部专业工程师组成，工程管理部合约工程部工程管理部负责组织日常工作。4 4原则原则4.1资质审查原则：投标单位在投标前必须通过资质审查；4.2全面招标原则：4.2.1 凡一次采购量高于人民币五万元（含五万元）的材料设备必须采用招投标方式；4.2.2 一次采购量低于人民币五万元以下的可按两人经手、货比三家的原则，由项目经理部确定，报公司工程管理部合约工程部工程管理部备案；4.2.3 网上招标原则：所有采购招标必须在网上进行，所有采购合同必须在 A-HOUSING.COM 网站上传备份。对于特殊原因不能上网招标的，须在合同上传时将所有招、投标文件的扫描文件上传至网站。4.3多权分立
3、、集中管理原则：采购中各业务部门保持相应的独立性，发挥各自的职能作用，但整个过程的组织、管理由工程管理部合约工程部工程管理部集中负责。5 5程序程序5.1采购招投标流程采购招投标流程项目经理部、成本管理部审核物料采购计划在物料采购计划上填写审核意见，一周内完成总计划审核，3 日内完成月计划审核。制定公司 材料设备采购计划工程管理部合约工程部工程管理部a)依据工程管理大纲在项目总进度计划批准后在收到进场计划后 15 日内完成项目材料设备进场计划后 15 日内完成；（参见项目进度控制程序 ）b)如项目总进度计划调整，则相应调整；项目开发过程中应根据项目进展及项目经理部补充计划对发包计划进行适时调整
4、；c)实施过程中，各部门均可根据需要提出修订申请d)公司材料设备采购计划草案武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第 页 共 5 页审核采购计划网上撰写招标文件工程管理部合约工程部工程管理部a)5 万元以上的材料设备网上招标，5 万元以下的材料设备采购见 5.2；b)由工程管理部合约工程部工程管理部材料设备工程师起草招标文件。三个部门经理公司招标领导小组a)三个部门包括工程管理部合约工程部、 成本管理部、项目经理部； b)公司材料设备采购计划 。三个部门工程管理部合约工程部、成本管理部网上审核招标文
5、件a)工程管理部、成本管理部和项目经理部共同审核b)直接在网上填写审核意见；c)招标文件提交后一天内完成审核。工程管理部合约工程部工程管理部网上填写开标记录进行标书分析到达开标时间网站将自动开标，工程管理部合约工程部工程管理部应在开标后一日三日内在网站留言板上填写开标记录并知会招标工作小组所有成员进行标书分析。工程管理部合约工程部工程管理部发布定标信息a)参与投标的供应商须从合格供应商名录中挑选，不得少于三家；b)限价材料招标须可要求总包单位推荐供应商参与投标，但须具备甲方认可的合格供应商资格；c)供应商投标资格审批表 。a)公司招投标领导小组人员参加；b)评标定标审批表 ；c)评标定标审批表
6、上传到 A-HOUSING 网上；d)控制要点 6.16.1；e)采购评标定标指引工程管理部合约工程部工程管理部督促供应商完成投标成本工程管理部合约工程部工程管理部组织评标定标会a)发放中标通知和未中标通知 ；b)如属废标，在 A-HOUSING 网上进行废标操作，上传废标审批表 ；c)属限价招标的由成本管理部填写限价物料价格审批表 、 限价物料价格表 ；d)属定点采购公司内发布定点采购通知 。武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第 页 共 5 页5.2零星采购工作流程零星采购工作流程工程管理部合
7、约工程部工程管理部签订采购合同工程管理部合约工程部工程管理部招标资料归档需归档的招标资料包括：招标文件、投标文件、供应商招标资格审批表、答疑记录、评标定标审批表、会议纪要等。a)合同订立参见合同订立指引程序 ；b)合同须上网公布；c)定点供应商采购合同的有效期宜为一年。工程管理部工程管理部每半年汇总各项目采购数据，提交集团工程管理部工程管理部建材采购中心。采购合同的评估a)工程造价不超过 5 万元或造价超过 5 万元但经相关审核部门或人员审批的采购可按询价流程办理；b)零星采购询价审批单c)限价物料价格审批表招标经办部门（经办人）询价采购办理申请成本管理部/项目成本工程师采购金额核算a)零星采
8、购询价审批单b)限价物料价格审批表相应审批部门（人）a)审批部门（人）参见控制要点控制要点 6.2；b)零星采购询价审批单c)限价物料价格审批表武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第 页 共 5 页5.3定向采购操作流程定向采购操作流程提交采购计划项目经理部合约工程部工程管理部公司材料设备采购计划项目材料设备进场计划发送采购订单工程管理部合约工程部工程管理部督促供应商确认工程管理部合约工程部工程管理部签订采购合同工程管理部合约工程部工程管理部a)合同订立参见合同订立指引程序 ；b)合同须上网公布；
9、c)控制要点 6.3。集团定点采购订单需集团确认。集团采购的材料设备网上发采购订单，公司定点采购的材料设备网下通知定点供应商。询价采购审批招标经办部门（经办人）询价相应审批部门（人）供应商审批总经理办公室资料归档a)合同签署后由招标经办部门（经办人）10日内移交（附清单） ；b)资料包括：零星采购询价审批单 、 限价物料价格审批表 、 限价物料价格表 、承包商资料。a)询价承包商不宜少于三家；b)按询价结果填写零星采购询价审批单或限价物料价格表a)审批部门（人）参见控制要点控制要点 6.2；b)零星采购询价审批单c)限价物料价格审批表d)审批结果须报工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部备
10、案。武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第 页 共 5 页6 6控制要点控制要点6.1如果出现以下情况：（1）有效投标少于三份；（2）招标产品出现大的设计变更，使投标报价无效。则本次招标为废标，需重新组织招标，否则不得重新招标。出现废标后，由工程管理部合约工程部工程管理部填写废标审批表 ，经采购领导小组审核，组长批准后方可定为废标。6.2零星采购询价审批权限：采购金额不超过 5 万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过 5 万元，由招投标领导小组集体审批。6.3按要求进行合同审批。甲供产品由工程管
11、理部合约工程部工程管理部、成本管理部负责与供应商进行合同谈判，形成并办理采购合同；三方合同由工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部组织供应商、施工单位与施工单位、供应商进行合同谈判，形成并办理采购合同；甲方限价产品由工程管理部项目成本工程师成本管理部向施工单位发限价通知，由施工单位与供应商签订采购合同。7 7相关文件相关文件7.1项目进度控制程序 WHVK/QP-10-017.2采购评标定标指引 WHVK/WI-08-03-017.3合同订立程序 WHVK/QP-13-018 8相关记录相关记录8.1项目材料设备进场计划 WHVK/QP-08-03-B018.2公司材料设备采购计划 WHV
12、K/QP-08-03-B028.3零星采购询价审批单 WHVK/QP-08-03-B038.4评标定标审批表 WHVK/QP-08-03-B048.5废标审批表 WHVK/QP-08-03-B058.6中标通知书限价物料价格审批表 WHVK/QP-08-03-B068.7未中标通知书限价物料价格表 WHVK/QP-08-03-B078.8定点采购通知 WHVK/QP-08-03-B08第 页 共 页项目材料设备进场计划项目材料设备进场计划编号：编号：WHVK/QP-08-03-B01 版号：版号：B 序号：序号：编制人编制人项目项目名称名称编制时间编制时间项目经理项目经理 意见意见序号序号材料
13、设备名称材料设备名称定板时间定板时间进场时间进场时间采购方式采购方式提交技术要提交技术要 求时间求时间责任人责任人123456789101112第 页 共 页1314151617181920第 页 共 页第 页 共 页公司材料设备采购计划公司材料设备采购计划编号：编号：WHVK/QP-08-03-B02 版号：版号：B 序号：序号：序号序号材料设备名称材料设备名称采购金额采购金额供货方式供货方式采购方式采购方式定板时间定板时间进场时间进场时间完善技术完善技术 要求时间要求时间招标开始招标开始 时间时间定标时间定标时间合同签订合同签订 时间时间经办部门经办部门责任人责任人123456789101
14、112项目名称项目名称计划编制人计划编制人编制时间编制时间计划审批会签计划审批会签工程管理部合约工程部工程管理部： 成本管理部： 项目经理部： 设计管理部：注：1、供货方式指：甲供、三方供货、限价等；2、采购方式指：网上招标、询价、定点采购等；3、采购金额以成本管理部限价为准。第 页 共 页零星采购询价审批单零星采购询价审批单编号：编号：WHVK/QP-08-03-B03 版号：版号：B 序号：序号： 项目名称项目名称经办人经办人计划编号计划编号采购基本情况采购基本情况预计采购金额预计采购金额拟询价单位拟询价单位基本资料基本资料业业 绩绩合作情况合作情况批准询价单位批准询价单位审批人意见审批人意见报价及主要合报价及主要合 作条件作条件供应商选定供应商选定 意见意见审批人审批人 定标意见定标意见注：采购金额不超过 5 万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过 5 万元， 由招投标领导小组集体审批。第 页 共 页评标评标/ /定标审批表定标审批表编号编号: : WHVK/QP-08-03-B04 版号：版号：B 序号序号: 招标项目招标材料采购方式甲供 三方
