《文档规格设定》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文档规格设定（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 111 目录内容 页次 A.封面： P.1 B.内容： P.211 1.目的： P.2 2.范围： P.2 3.权责： P.2 4.作业程序： P.210 4-1.开机： P.2 4-2.建立 Word 档文件： P.2 4-3. Word 档文本文件格式设定： P.37 4-4. Word 档表单格式： P.7 4-5.流程图格式设定说明： P.7 5.自检： P.10 6.保存： P.10 7.退出文档： P.10 8.附件： P.10
2、9.作业流程图： P.11 9-1. Word 档文件 建立流程图 P.11 文件修订变更履历 序 最新版次 总页数 修订变更内容 1 01 11 新制作。 2 3 经理 经理室主管 经理室 核 准 审 查 制 作 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 发行栏：正式版 草案暂行参考 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 211 1.目的： 1-1.规范公司 Microsoft Word 档文件、表单、表格流程图格式，统一公司文件格式标准，使文件 系统得以有效运
3、作。 2.范围： 2-1.用于本公司之 Word 档文件、表单、流程图。 3.权责： 3-1.本公司相关阶层、部门人员及其它与公司文件制作有关之人员。 4.作业程序： 4-1.开机。 4-2.建立 Word 档文件： -1.方式一：单击开始菜单程序Microsoft OfficeMicrosoft Office Word 2003(单击)。 (如图 1) -2.方式二：在桌面上空白处单击右键，弹出如图 2 之对话框：新建Microsoft Word 文档(单 击)。(如图 2) -3.其它。 图 1 图 2 -4.建立 Word 文档后，会出现如(图 3)所示的画面。新建 Word 档文件默认
4、名称为“新建 Word 文档” 。 -5.文档重命名：以文件名或表单名命名该 Word 文档(如图 4 所示)。 (00)表示该文件未完成或在修订的状态(图 4 所示)。 (OK)表示该文件制作修改并自检的状态(图 5 所示)。 图 3 图 4 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 311 图 5 4-3.Word 档文本文件格式设定： -1.本说明表无说明者，尽量排除使用。 -2.页面设置： a.页边距： a-1.页边距：上下左右1.5cm。 a-2.方向：横向纵向视文件需求设定
5、。(图 6 所示) b.版式： b-1.页眉和页脚： -1.距边界：页眉1.5cm，页脚1.0cm。(可视版面容量、章节需要而调整)(图 7 所示) 图 6 图 7 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 411 c.纸张： c-1.纸张大小：以 A4 纸为基准。(大版面容量时，使用 A3 纸)(图 8 所示) 图 8 图 9 d.文档网格绘图网格 ： d-1.网格设置：水平间距0.05 字符，垂直间距0.05 行。(图 9 所示) -3.格式： a.字型：(可以选择以下两种方式之一
6、) a-1.新细明体(中英文)(标准字型式样)。(储存时要以：编辑全选新细明体) a-2.PmingLiu(中英文)(标准字型式样)。(储存时要以：编辑全选PmingLiu)(图 10 所示) 图 10 b.段落缩进和间距 ：(图 11 所示) b-1.常规： -1.对齐方式：左对齐。(全文完成，再依需求调整位置。) -2.大纲级别：正文本文。 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 511 图 11 b-2.缩进： -1.左右0 字符。 -2.特殊格式无。 b-3.间距： -1.段
7、前段后0 行。 -2.行距最小值。 -3.设置值0 磅。(为手写档的表单时，手写部份行高12 磅) -4.工具： a.选项视图 ： a-1.格式标记：勾选空格 、 段落标记 。(如图 12 示) 以使编排时每行空格都能显现。 图 12 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 611 -5.文件本文： a.文件表单抬头：(图 13 所示) a-1.由左往右，排成一列。(若无法排一列，将字体大小缩小 23 号，但页次栏字体大小 维持 12) 图 13 a-2.公司标志： -1.内部标准文
8、件不使用。(简化，以防万一疏漏) -2.无特殊要求时，不使用。 -3.对外验证文件往来需使用。(影响公司形象者) b.字体大小： b-1.公司名称16。 b-2.文件表单名称14。 b-3.文件页次12。格式为：页次： 或 P. 。 b-4.内容栏12(但全页要一致)(考虑跨行时，可缩小 12 号。) b-5.有框时： -1.字段12。 -2.内容12。 c.抬头位置：(图 11 所示) c-1.公司名称：全列距左方四个空格位置。(或适当对齐位置，尤其是有框线时。) c-2.文件表单名称：距公司名称24 字距。 c-3.文件名页次：全列距右方四个空格位置。(或适当对齐位置，尤其是有框线时。)
9、-6.字体在栏位位置：(表格内格式)(图 14 所示) a.在标题：居中对齐。 b.内容：向上靠左对齐。 c.全篇之美化生动：自行设定。 抬头排成 一行 公司名称 16 号字体 文件表单 名称14 文件页次 12 距左方四 个空格 距公司 名称 24 字距 距右方 四个空 格 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 711 图 14 -7.内页排列说明： a.顺序位置说明： 1. 顶格写 1-1. 前空两个空格 -1. 前空五个空格 a. 前空七个空格 a-1. 前空九个空格 -1.
10、 前空十二个空格 -2. 前空十二个空格 -1. 前空十四个空格 -2. 前空十四个空格 以下类推。 -8.变化： a.视文件重点提示：粗字或及加底线。 -9.文本文件中插入表格格式见附件二： 表格格式设定说明 。 4-4.Word 档表单格式：(见附件三表单格式与位置 (邱)2006-11-25(B) 。) -1.Word 档表格设置： a.页面整体设置： a-1.页边距：装订线1.5cm，装订线位置左。 a-2.其它同序(4-5-2页面设置)。 -2.Word 档表单格式：(见附件三： 表单格式与位置 (邱)2006-11-25(B) 。) 4-5.流程图格式设定说明： -1.整体设置：(
11、见序 4-5-2 之页面设置) -2.公司名称 、 流程图名称 、 页次格式设定：(见序 4-5-5 之文件本文)。 置中对齐 向上靠左 对齐 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 811 -3.图形格式： a.图形可从常用图形(电子档)中复制选用。 b.自选图形格式设定：(常用框图为 ) b-1.颜色与线条 -1.填充颜色无填充颜色。(图 15 所示) -2.线条颜色黑色。(图 15 所示) -3.线条虚实实线。(图 15 所示) -4.线条线型“ “。(图 15 所示) -5.
12、线条线型(图 15 所示)，粗细0.5 磅。 b-2.文本框 -1.内部边距：上下左右0.1cm。(图 16 所示) 图 15 图 16 c.文本框大小：高度宽度依流程图书写内容之实际情况调整大小。 d.段落设置：(图 17 所示) d-1.缩进：左右0 字元，特殊格式无。 d-2.间距：段前段后间距0 行。行距最小值，设置值0 磅。 图 17 图 18 中线位置 中线位置 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 911 -4.箭头格式： a.常用图形： “ ” 。 b.颜色与线条：
13、 b-1.线条： -1.颜色黑色。(图 19 所示) -2.虚实实线。(图 19 所示) -3.线型、粗细0.5 磅。(图 19 所示) b-2.箭头： -1.始端样式、末端样式：(图 19 所示)。 -2.末端大小：(图 20 所示)。 -3.箭头位置： 箭头置于流程图方框的中线位置， 且同一列的箭头要处于同一列线。 (图 18 所示) 图 19 图 20 -5.签署栏格式：(图 21 示) a.字体：字体大小12 号字体。 b. “制作、 审查、 核准” 三栏等间隔排列。 其位置请参见 表单格式与位置 (邱)(2006-11-25)(B)。 c.“制作、审查、核准”三栏下方对齐签署日期。其
14、格式为： “ 年 月 日” 。 图 21 签署栏位 ABC 公司 文件名称 Microsoft Word 档文件 格式设定 版次 01 文件编号 Microsoft Word 档文件 格式设定01 页次 1011 -6.流程图中，各流程环节涉及不同部门及不同岗位的，在流程图的右侧显现担当部门及担当 岗位、该流程环节所使用之文件与表单、作业内容以及管制点。(如附件四： 文件制作、 分发作业流程图) -7.不同文件中签署栏位设置不同： -1.表单中，签署栏为：主管、制作。 -2.文件中，签署栏为：核准、审查、制作。(格式依照规定) 5.自检： 5-1.同时按 Ctrl+A 两键，全选文档，调整字型(新细明体或 PMingLiu 及字体大小)。表格中文 字不能全选的，再独自调整。 5-2.检查其它设置是否依Microsoft Word 档文件 格式设定规定。 5-3.检查文件内容是否符合要求。不符要求者再输入与调整。 6.保存：自检合格后，保存文档。(文件合格后以(OK)标示，以表示文件
