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1、公文写作与处理公文写作与处理【学习要求】通过学习，了解公文的基本特点、作用和常用公文类别划分及文种的适 用范围，熟悉公文的格式、结构和公文稿本的特征，掌握公文写作的基本规律和基本要求， 能结合实际正确遵行行文规则，规范地运用语言工具撰写常用公文；了解公文处理的基本 任务，熟悉公文处理责任和公文办理程序，掌握公文拟办、请办、批办、承办、审核、签 发的基本方法和要求。 第一节 公文写作一、公文的含义公文，即公务文书。它是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中使用并形 成的具有特定格式的文字材料。 中国共产党机关公文处理条例(以下简称条例)第二 条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处
2、理公务的具有特定效力和规范格式 的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告和交流情况的工具。 ” 国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)第二条规定： “行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书， 是依法行政和进行公务活动的重要工具。 ”在公务活动中，公文以其特有的功能发挥着越来 越广泛和重要的作用，成为各类公务活动不可缺少的重要工具之一。一般来说，只有具备以下几个条件才能算做公文：首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，而不是办私事的。其次，它的使用范围是党政机关、人民团体、企事业单位，而不是个人。第
3、三，它是具有特定格式的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记 都有特定的要求，而其他文字材料无所谓特定格式，如小说、诗歌、散文怎么写，自古没 有定法。也不同于公务活动中使用的其他材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。二、公文的类别公文类别也称公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任 务而确定的行文形式和名称。为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从 多个角度对公文的类别进行划分：按公文的性质分类，大体上可分为：(1)规范性公文。指的是必须遵循和执行的法规类 公文，如条例、规定等。(2)指导性公文。指的是用于传达贯彻政令和指导行动类的公文， 如指示
4、、决议、决定等。(3)告知性公文。指的是用于通报情况、公布要求类的公文，如通 知、通报等。(4)报请性公文。指的是用于向上级领导机关报告情况、请示事项类的公文， 如请示、报告等。(5)记录性公文。指的是用于记载党的组织和领导机关工作、活动情况类 的公文，如会议纪要等。按公文的制文机关分类，大体上可分为：(1)党内公文。指的是由党的机关制发的公文， 反映党的领导活动和党的组织建设、思想建设等。其中，只在党内阅读的，称为党内文件。 (2)行政公文。指的是国家行政机关处理日常工作使用的公文，主要用于行政指挥、领导和 指导工作，管理行政事务等。(3)群众团体公文。指的是各民主党派、人民团体开展活动使
5、用的公文，如章程、决议、提案等。按公文的机密程度分类，大体上可分为：(1)限知性公文。指的是内容涉及党和国家秘 密的公文，需要在一定时期内限定阅读范围，以保障国家秘密的安全。秘密公文通常由指 定的专人负责处理、递送和保管。限知性公文按秘密等级分为绝密公文、机密公文、秘密 公文、普通公文，习惯简称为绝密件、机密件、密件、普通件。(2)周知性公文。指的是向 人民群众或者向国内外公开发布的公文。例如，公告、公报、通告、布告、法规文件以及党和国家的某些重要方针政策文件、领导人的讲话，等等。这类公文不涉及秘密或经过保 密处理，需要广泛发布周知，有的可以通过新闻媒介公开发表，有的可以张贴或口头传达。按公文
6、的使用范围分类，大体上可分为：(1)通用公文。指的是通用于各类机关、单位 与团体，如指示、报告、通知等，使用范围很广泛，外交、司法、军事、财经等部门都可 以使用。(2)专用公文。指的是在一定的工作部门或业务范围内专门使用的文种。专用公文 按不同的专业可以分为许多种，主要有：外交公文。如照会、备忘录、国书、条约、声 明等。司法公文。如讯问笔录、逮捕书、通缉令、起诉书、判决书等。军事公文。如 作战方案、命令等。经济公文。如发展规划、市场调查、统计公报、经济合同等。科 技公文。如专利说明书、工程设计、技术鉴定、可行性研究报告等。此外，公文分类方法还有一些，如按内容处理分，可分为参阅性公文、承办性公文
7、； 按办理时间分，可分为特急公文、急办公文、常规公文(简称特急件、急件、平件)；按版 头形式分，可分为有版头公文、无版头公文，有版头公文又分为红头公文、白头公文，等 等。三、常用公文的种类党政机关的公文种类主要有：决议、命令(令)、决定、公告、公报、意见、通告、通 知、通报、议案、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要、工作要点、规划、建 议等。1决议。适用于党的机关经会议讨论通过的重要决策和事项等。2命令(令)。适用于行政机关依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制 性行政措施；嘉奖有关单位和人员。3决定。适用于对重要事项和重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更 或撤销
8、下级机关不适当的决定事项等。4公告。适用于行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项。5公报。适用于党的机关公开发布重要决定或者重大事件。6意见。适用于对重要问题提出具有普遍指导意义的见解和处理办法等。7通告。适用于行政机关公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。8通知。适用于发布党内法规和党政机关人事任免事项，传达要求下级机关执行和有 关单位周知或者执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文 等。9通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况等。10议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常 务委员会提请审议事项。11报告。适
9、用于向上级机关汇报工作，反映情况和问题，答复上级机关的询问等。12请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项等。13批复。适用于答复下级机关的请示事项等。14条例。适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度 等。15规定。适用于党的机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范等。16函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批 事项等。17会议纪要。适用于记载、传达会议精神和议定事项等。18工作要点。适用于党的机关通报或公布一定时期的主要工作任务。19规划。适用于党的机关通报一定时期内某行业或专项工作具有战略性、指导性的 发展目标，以及相应
10、的实施步骤和工作方案。20建议。适用于党的机关向同级机关就全局性工作提出见解和对策。四、公文的格式公文格式，是指公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观样式。 对于各级党政机关来说，熟悉公文格式是公文写作很重要的一个方面。(一)公文格式的表现形式党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达 范围、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。下面，将其分为公文版头部分、公文主 体部分和公文文尾部分分别予以介绍。1公文版头部分。公文版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机
11、关标 志、发文字号、签发人等六项，位于公文首页上半部，约占整个页面的 13，与公文主体 部分用一条红色横线相隔。(1)份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用六位阿拉伯数字 表示，如“N0000016” 。秘密公文应当标明份号。(2)密级和保密期限。涉密公文应当标明密级。秘密公文分为绝密、机密、秘密三个等 级，标注于份号下方位置。有具体保密期限的应当在密级后标明，如“机密年” 。(3)紧急程度。对公文送达和办理时间的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明 “特急” 、 “加急” 。(4)发文机关标志。用桃红大字居中印在公文首页上部标明发文机关及发文形式的醒目 标志。主要形式及
12、适用范围：一是发文机关规范化简称加“文件” 。用于发布和传达贯彻方针、政策，作出重要工作 部署，发布带有全局性的重要决定、通知、意见等，转发上级机关和不相隶属机关的公文， 批转下级机关的重要报告、请示等。二是发文机关全称加(文种)。用于通知人事任免等重要事项，向上级机关报告、请示 工作等。三是发文机关全称，即信函格式。(5)发文字号。一般由发文机关代字、年份、序号组成，标注在发文机关标志下方居中 或者左下方。联合行文，使用主办机关的发文字号。(6)签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。2公文主体部分。公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机 关署名、成文日期、印章
13、等七项。(7)标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、 事由和文种组成，位于发文字号下方，居中排列。(8)主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、同类型机关的 统称，位于正文上方，顶格排印。(9)正文。指公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。(10)附件说明。公文如有附件，应当在正文之后、落款之前注明附件的名称，有多个 附件的，还应注明顺序号。(11)发文机关署名。一般署全称或者规范化简称，标注于正文右下方。(12)成文日期。一般署会议通过或者负责人签发的日期；联合行文，署最后签发机关 负责人签发的日期。成文日期应当写明
14、年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决 定、条例、规定、规划、工作要点、会议纪要等正文之前不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。(13)印章。公文除会议纪要外，都应当在发文机关署名处加盖发文机关印章。联合上 报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。3公文文尾部分。公文文尾部分是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、 抄送机关和印制版记等五项。(14)印发传达范围。根据公文内容、密级和工作需要确定印发传达范围，加括号标注 于成文日期左下方。(15)附件。公文正文的说明、补充或参考材料。附件首页左上角标注“附件”二字， 与主件装订在
15、一起。(16)主题词。按公文主题词表标注，位于抄送机关上方。(17)抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机 关全称或者规范化简称、同类型机关的统称，标注于主题词下方。(18)印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。(二)公文格式应用的基本原则为了保证公文格式的规范化，党中央、国务院已三令五申，各级党政机关秘书部门也 作过相应的规定。但是，目前公文格式方面出现的问题仍然较多，其原因，主要是思想重 视不够、把关不严造成的。因此，文秘工作人员要不断提高对公文格式规范化的认识，增 强责任感和事业心，在公文写作过程中，自觉地坚持高标准、严要求，
16、熟练地掌握应用公 文格式标准。具体应注意以下几点：1布局要合理。公文各个组成部分的摆放位置要适当，不能比例失调或错位零乱。比 如作为县(区、市)以上的党政领导机关一般都有设计比较固定的公文文头，但有一些单位 文头很不规范，有的不用正式的套红文头，而用打字的文头；有的单位给上级写工作报告， 甚至不打印就用白纸书写，看起来既不雅观又不严肃。2项目要齐全。一份公文从文头、正文到文尾，要求项目齐全，不能缺项漏项。目前 经常出现的毛病主要有：应写公文标题的不写，应写密级的遗漏了，还有的公文无编号或 无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去公文实际效用，甚至贻误了工作。3书面要整洁。公文印制要字迹清晰，干净利落，不能出现麻点、皱纹、墨迹、歪斜。 特别是在不能实行铅印、微机处理的情况下，打字、油印要保证质量，不能字迹模糊，又 脏又乱，使人无法阅读。4形式要庄重。公文格式每个项目的位置要固定，不能随意设置。公文印刷除文头套 红和印章用红色外，其他内容一律用黑色，不能用红色和其他颜色，也不得用艺术
