文件管理制度包含表格完整版

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1、湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 1 1 页页 共共 1111 页页更 改 记 录编制人罗艳君密 级受 众更 改 依 据更改人更 改 日 期 初版发布年 月 日审核人批准人1.目的：目的：为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。2.适用范围适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司所有有效文件。3.职责范围：职责范围：3.1

2、 集团总裁办3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2 负责公司文件的下发及管理。3.1.3 负责本制度的实施。3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1 负责拟制与本部门工作职责相关的文件。3.2.2 负责按本制度规定执行4.文件分类文件分类：4.1 公司文件的分类 4.1.1 公司文件进行以下分类：A 计划类 包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等； B 总结类 包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等； C 通知、函件、告知类 包括各类通知、通报、函件、表扬等； D 制度、规范类 包括公司各部门规章制度、各

3、级别管理制度、规范、明细、标准参照表等； E 公示类 湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 2 2 页页 共共 1111 页页包括绩效考评公示、评优选先公示等；F 新闻类 包括公司时务新闻、员工活动报道、内部期刊纸板备份等4.1.2 外来文件（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准5.5. 公司文件的管理：公司文件的管理：5.1 公司文件的管理5.1.1 公司文件管理归口于集团总裁

4、办，集团总裁办负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。5.1.2 公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件，即正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只要盖有受控章的文件在受控范围内，或者标注了密级程度的文件，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，或泄漏了保密文件，造成的问题由执行人负责。6.6. 文件格式要求、编制与审批：文件格式要求、编制与审批：6.1 文件编制

5、与审批6.1.1 文件格式要求（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。（3）文件应字迹清楚，数值精准、标示明确。6.2 文件的编制与审批各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经集团领导批准，总裁办下发，并保存相关记录。6.2.1 文件编号湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626

6、 日日第第 3 3 页页 共共 1111 页页公司文件按照如下规则编号：JZJT-ZCB-001文件流水号年月日部门简称集团简称6.2.2 各级代码一级代码：指公司代码，集团公司代码为 JZJT；二级代码：指总裁办及各部门代码，见下表：公司总裁办及各部门代码表部门部门部门代码部门代码部门部门部门代码部门代码三级代码：指各下属子公司代码，见下表：子公司名称子公司名称子公司代码子公司代码子公司名称子公司名称子公司代码子公司代码7.7.文件下发与签收：文件下发与签收：7.1 文件下发与签收7.1.1 公司所有文件的签发，均需填写附件 1.1文件签发单 。需要公示的文件均需填写附件 1.2文件确认单

7、，分发到各部门签名确认。7.1.2 新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。7.1.3 公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由集团总裁办提供附件 1.3文件发放回湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 4 4 页页 共共 1111 页页收登记表 ，交相关收文人员签收。8.8.文件的保存与修改：文件的保存与修改：8.1

8、 文件的保存8.1.1 文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。8.1.2 文件的原件由集团总裁办负责保存，副本由各部门负责保存。8.1.3 文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过 10 天。8.1.4 当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。8.1.5 所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存

9、”印章，并在附件 1.4文件、资料废弃销毁记录表上加以注明。8.2 文件的修改文件的修改包括换版、更改、补充，由集团总裁办负责。8.2.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写附件 1.5文件更改申请单送交集团总裁办。8.2.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。8.2.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由集团总裁办在原文件更改申请单上注明，报上级领导审批。8.2.4 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批

10、。9.9.文件的废弃与销毁：文件的废弃与销毁：9.1 文件的废弃与销毁9.1.1 废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给集团总裁办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。9.1.2 文件被作废后，文件控制部门在文件发放回收记录上作有关文件编号的删除标识，登记在文件、资料废弃销毁记录表上，并整理文件目录。湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626

11、 日日第第 5 5 页页 共共 1111 页页9.1.3 文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。9.1.4 文件的销毁由各部门提出申请，经部门负责人和集团领导批准，集团总裁办实施。10.10. 文件的复制与签审：文件的复制与签审：10.1 文件的复制任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向集团总裁办提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。10.2 文件的签审10.2.1 以下文件经核稿完毕后，如无特别指示，原则上所有会签文件及其附件由经办部门人员按以下规定进行会签；A:如文件有关事项涉及拟稿部门以外的其他部门职权，按以下规定

12、会签：拟稿部门 相关职能部门 总裁办B:如文件有关事项不涉及拟稿部门以外其他部门职权，原则上不须会签，在拟稿部门第一负责人审签后发放；如文件涉及重大事项，由拟稿部门负责人决定，呈送该部主管负责人、呈送总裁办核准发放；C:如文件对现行制度局部变更,拟稿部门应附送原制度规定及变更说明，按以下规定进行会签：拟稿部门 相关职能部门 总裁办 10.2.2 会签时限A:“普通”文件应在 8 个工作小时内会签完毕；“紧急”类文件应在 3 个工作小时内会签完毕；“加急”文件应随到随签，必要时可以集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、相关职能部门审定，并说明理由） ；B:如文件涉及事项复杂，可适当延长时限，但不得超

13、过以上所规定时限的两倍。10.3 文件签发权限10.3.1 涉及公司管理制度、办法及规定性文件，内部文件、报告与签呈统一由签发部门审核之后上交总裁办审批签发；10.3.2 公司重要对外文件（如国家、地方和行业法规、规范、标准或对政府函件） ，由签湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 6 6 页页 共共 1111 页页发部门审核之后交行上交总裁办审批签发；10.3.3 各职能部门间知会性

14、函件，由该部门第一负责人签发；10.3.4 人事任免通知，按公司人事管理权限签发。10.3.5公司所有红头文件由总裁办审核上交总裁审批。红头文件：对主管部门、政府部门（法院、公安、消防出具的证明文书可不用）的请示报告类文件，使用上报类红头文件；对各部门下发的公司各类决策性文件、各部门负责人的任职通知等使用下发性红头文件。注：凡有附件（如合同、文件原版）的，须附上附件，以使审批人了解所签文件的背景。11.11.文件的版本与修改状态：文件的版本与修改状态：11.1.1 各类管理体系文件均应标识版本、状态，文件的版本以大写英文字母表示：A、B、C，文件的修改状态以数字表示：0、1、2、3、4；11.

15、1.2 文件更改后，版本随之变更（A、B、C）并给出变更说明。文件的同一版本最多可修改 3 次，但主要内容不可有较大变化，否则应换版。文件第 4 次更改后必须换版。11.1.3 当发现文件不适用时，应由文件原制订部门进行评审，然后作适当修改，说明修订或废止的理由，并按该文件原审批程序审批。11.1.4 若文件修订者并非该文件的编制者，应保证修订者得到与该文件相关的背景资料。12.12.附件：附件：附件 1.1文件签发单附件 1.2文件确认单附件 1.3文件发放回收登记表附件 1.4文件、资料废弃销毁记录表附件 1.5文件更改申请单湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公

16、司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 7 7 页页 共共 1111 页页湖南湖南 XXXXXXXX 有限公司有限公司 管理制度管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度XXXX/XXXXXXX/XXX 006-2013006-2013版本版本V1V1实施日期实施日期20132013 年年 3 3 月月 2626 日日第第 8 8 页页 共共 1111 页页附件 1.1文件签发单XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 会会 签签 单单日 期：2013 年 3 月 日序号序号流流 程程意意 见见备备 注注1撰 写 人2总裁办主任/副主任3行政总裁4常务副总裁5集团总裁6董 事 长湖南湖南 XXX