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1、Chapter 1Writing Business Letters003 1. 什麼是商業寫作?004 2. 如何寫好商業寫作?026 7. 範例分析041 11. 如何寫出好的開頭與結尾?042 12. 如何創造適當的語氣?032 8. 成功的寫作策略：以讀為中心的寫作方式035 9. 撰寫、檢查和修改036 10. 商業寫作的原則：AIDA和8C005 DISCUSSION ?電腦鍵盤上的按鍵，用來把文章 向右移。間隔為2.5公分左右。text ?印或寫在紙上的字。usable document ? ?方便讀者理解和使用的功能性文 件。1. 商業寫作是指 在商業領域中 會應用到的寫 作方法
2、，包括：letters 書信emails 電子郵件faxes 傳真memos 備忘錄presentations 簡報reports 報告resumes or CVs 履歷表other kinds of documents 各種文件2. 商業寫作不是 為了娛樂而閱 讀的我們閱讀商業寫作是為了得到資訊（information） ，不是為了娛樂 或放鬆。商業寫作的讀者不想跟看小說一樣享受曲折的情結，而是想立 刻就看到最後的建議（recommendation）或結論（conclusion） 。3. 商業寫作是功 能性寫作商業寫作的讀者會利用它去完成某件事。商業寫作通常用來做決 定，比如說雇用新員工、改
3、變某個企劃小組的成員、與另外一間公司解 除合作關係，或是購買產品或服務。商業寫作的讀者可能會用它在演講 或開會中與他人交換資訊。4. 閱讀商業寫作 的人是忙碌的 商務人士商務人士通常沒有很多時間仔細閱讀收到的文件。他們會略讀 （skim） ，只找出跟自己直接相關的資訊。因此商業寫作應該要有清楚的 格式（clearly formatted） ，由簡短的段落、標題，與標有項目符號或數 字的列表組成。1什麼是商業寫作？What is business writing?Unit0 0 30 31 什麼是商業寫作？Chapter 1 商務英文書信1. 了解你的讀者要寫出好的功能性文件（functiona
4、l document） ，你必須先知道：1) 誰會閱讀這些文件？ 2) 他們為什麼要閱讀這些文件？動筆之前，先想想： 你的讀者是哪些人？ 他們是什麼職位？ 對你要提到的主題有多少了解？ 針對這份文件，他們會想做些什麼？在本章Unit 8還會再詳細說明如何分析你的讀者。2. 預想讀者會提出 什麼問題想一想：你的讀者在閱讀這份文件時，心裡會提出什麼問題？好的 功能性文件，會預想讀者有哪些問題，並給予答案。記住這一點：這些問 題通常都會跟讀者就此文件要做的事直接相關，所以要考慮到所有他們可 能會提出的問題。相關的問題可能有： 為什麼我在讀這份文件？ 在開會時、研討會上或是活動舉辦過程當中，發生了什麼
5、事？如何寫好商業寫作？1) 了解你的讀者 2) 預想讀者會提出什麼 問題 3) 回答讀者的問題 4) 能讓讀者很快在文件 中找到資訊 5) 內容要清楚直接2如何寫好商業寫作?How can I begin to write well for business?Unit0 0 40 43. 回答讀者的問題想像讀者的各種問題並回答問題。這是組織功能性文件內容很好的 方式：想好讀者可能會提出哪些問題後，在文件中一開始就清楚回答這些 問題，而且重要的問題要一開始就提出回答。 Unit 8還會再詳細說明 如何預期和回答讀者的問題。4. 能讓讀者很快在 文件中找到資訊忙碌的商務讀者沒有時間仔細閱讀文件內容
6、，所以務必把重要的資 訊以醒目的格式突顯出來，方便讀者找到資訊。方式如下：1) 把彼此相關的資訊組織成清楚的段落，前面並設定醒目的粗體標題。2) 以編號或字型大小顯示文件內容的階層，也就是顯示不同的段落彼此 存在何種上下關係，哪些資訊又是最重要的。3) 如果列表中的內容是有前後關係的，那就用數字編號（numbered list） 。4) 在段落中，以項目符號（bulleted list）列表標出重要的資訊。5. 內容要清楚直接句子要簡單明瞭，讓讀者一看就懂。不要用太過正式的語言，想像 你正直接跟讀者說話，用這樣簡單的語言就可以了。通常我們都用主動 句，少用被動句，例如：?We received
7、 your order. 我們收到了您的訂單。?Your order was received.?We decided . . . 我們決定?The decision was made1 What is a functional document? 2 How do people read functional documents? 3 Why is it important to make key information stand out visually? 4 How can you show readers the structure of your document? 5 When
8、should you use a numbered list rather than a bulleted list? DISCUSSION & EXERCISE10 0 50 5DISCUSSION & EXERCISE 12 Chapter 1 商務英文書信1. 什麼是商務書 信？商務書信就是公司寫給公司、客戶、顧客或合作夥伴的信件，其使 用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，並以商業流程或商業交易 等為主要內容。2. 什麼時候需要 寫商務書信？你會用商務書信與顧客、客戶、商業夥伴和其他公司進行溝通。有 些商務書信是公司寫給公司 ，有些則是不同公司個人之間的書信往 來。商務書信的格式，與
9、學術寫作或創意寫作不同。通常一間公司會就 所有的內部文件和通信，採用一種固定的格式。如果你的公司已經有固 定的格式，那就按照公司的格式。3. 信的長度超過 一頁時，如何 安排格式？如果信的內容比較長，會超過一頁，那就換一張紙繼續打下去， 但是不要加入信頭，而是用空白、紙質好的白紙。至於第二頁的格式要 怎麼安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人 的名字、頁數和日期，有些人還會加上參考文號或主旨。你可以把所有 這些資訊都靠左對齊，或是把名字靠左對齊，頁數打在中央，日期則靠 右，然後空三行，繼續信的內容。Envelope 信封3三種商業書信格式Business letter st
10、ylesUnit 收件人的姓名、公 司名稱和地址 Recipients name and address郵票 Postage stamp 寄信人的姓名、 公司 名稱和地址Senders name and addressIrina Safarova Quality Cosmetics, Inc. 302 Beauty Lane, Suit 5 San Bruno, CA 94066 (650) 656-7000PERSONAL Mr. Donald Williams Permissions Department Harbinger Publishing 309 Ditmas Ave Brookl
11、yn, NY 11218-4901CETIFIED MAIL0 0 60 6 齊頭式（block style） ： 廣受歡迎 改良齊頭式（modified block style） ：亦常見 縮排式（indented style） ：逐漸式微Basic business letter format 商業信件基本格式Three business letter styles 三種商業書信格式Quality Cosmetics, Inc.302 Beauty Lane, Suit 5 San Bruno, CA 94066 (415) 748-9852Permissions Department H
12、arbinger Publishing 309 Ditmas Ave Brooklyn, NY 11218-4901July 9, 2012Dear Permissions Editor:I am so sorry to trouble you. I would like to use one of your illustrations in my in-house report entitled “Third Quarter Growth in the Cosmetics Industry.“ The illustration is called “Girl Applying Lipstic
13、k.“I apologize for any inconvenience. Please contact me as soon as possible at (415) 748- 9852.Regards, Irina SafarovaAnalyst, Quality CosmeticsCatherine Davies 15 Qingtong Rd,-1011 Pudong New District, Shanghai, PRC 201203November 1, 2012Ms. Nina Lin Double Design Room 205, Building 3 Lane 2498, Pu
14、dong Avenue Shanghai, PRCDear Ms. Lin:Thank you for your attention. I am writing to request an interview regarding Double Designs opening for a graphic designer.I am a recent graduate of the Academy of Art University with a degree in Graphic Design. For the past six months I have interned with Studi
15、o Design in Shanghai, learning to apply the skills I gained in school. I would be very happy to have an opportunity to learn more about the position and the possibility of working together.I have enclosed my resume for your reference. Please feel free to contact me for any reason at (021) 5184-3155
16、or over email at . Thank you again for your attention. I look forward to hearing from you.Best regards,Catherine DaviesCatherine DaviesEnc (1)cc: Flora Lopez 信頭：公司商標名稱和址Letterhead: Sending companys name and address 信件內容Body text 收信人名稱與地址 Recipients name and address 結尾和簽名 Closing and signatureCatherine Davies 15 Qingtong Rd,-1011 Pudong New District, Shanghai, PRC 201203November
