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1、 TOSIX-BOX tosix 酒店单据管理制度 为了加强单据管理加强酒店财务基础工作规范单据管理、健全财务管理制度特制定本制度 一、单据范围 本制度包括出示单据、外来单据、内部结算单据。 1、出示单据发票、收银单。 2、外来单据发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。 3、内部结算单据申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。 二、单据管理原则 1、消号单据管理制度涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容发票、收据、缴款单、酒水单、入库单
2、建立领用消号制度落实专人管理领料单暂不列入消号管理。 2、限额领用制度定额发票税控打印发票实行限额领用和打印。 3、其他单据实行普通单据管理 三、单据合法原则 1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。 2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效(有质检的部门质检应签字)。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。 3、 领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。 4、 报账发票、收据、白条外来单据应据备以下内容对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额;购销发票还应有商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。 所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式(同出示单据)。
3、 外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、TOSIX-BOX tosix 部门经理签字方为有效;发票、收据、白条等外来单据不单独报销必须附在费用报销单后才能报销。 5、费用报销单外来单据报销类将外来单据作为报销单的附件费用报销单填写以下内容外来单据内容会计科目附件张数日期金额等内容。没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容所有的报销单必须经报销人、会计、分酒店负责人、分管总裁签字方为有效。 6、配送单应由质检、库管、加工生产负责人、配送中心、店面经理签字。 7、收银底带应由收银、出纳签字。 8、货物短缺(溢余)应由库管、质检、加工
4、生产负责人(门店经理)、采购签字。 9、报损单原材料低耗品等小额(单项金额 50 元以内总额在 500 元以内)报损应由库管、 质检、 门店经理或基地厂长、 执总签字。 大额报损单(单项金额在 50 元以上的报损)必须经分管总裁签字。 10、门店收入日报和月报收银收银稽核、经门店经理签字。 11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人;年终盘点表实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人、质检部核实。 12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。 13、申购单分为两部门;(1)鲜活食品原材料申购单由门店负责人、基地负责人、加工车间负责人签字方为有效(2)原辅材料一次性用品申购单由基地
5、负责人、加工车间负责人、库管签字方为有效(3)酒水一次性用品申购单由门店负责人、 库管签字方为有效(3)各部门物耗品扫帚、灯泡、等其他易耗物品(单项金额 10 元以下总金额在 50 元以内 )申购单由各部门负责人签字方为有效。(4)其他小额零星(单项金额 10 元以下总金额在 50 元以内)购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。(5)其他低耗品小额财产(500 元以内。)申购单由部门负责人、执总、总裁签字方为有效(6)500 元以上的财产不需填写申购单但由总裁同意后才能执行(或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行)同时 执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行
6、 四、单据规范(注意事项) 1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致金额填写规则金额必须正确及准确。 TOSIX-BOX tosix 2、 领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级有规格型号应填写规格型号没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写同一张单内出现负数内容时也只能按行次填写不得隔行填写。(一般情况下填写红色入库单或出库单。) 3、费用报销单应填写费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。 4、配送单应填写数量、等级有变异的应填写增加数减少数。 5、报损单应填写报损原因、品名、数量
7、。 6、日报、旬报、月报以电脑打印为标准。 7、盘点表、差异表品名、规格、型号、单位、数量、等级。 8、申购单申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。 9、所有单据填写均应字迹清晰数字规范。 10、所有单据金额填写规则有大写栏的大小写必须一致无大写栏的可不填小写合计栏在最高位数前填写“”有数量的单据数量单价金额必须相符单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则单项金额必须准确无误不能四舍五入合计金额必须四舍五入不得有分位数出现。便于结算。 五、单据联次及传递 1、收据为三联出纳存根一联、交款人一联、财务一联财务联每旬报账时一并传递会计部。 2、入库单为三联库管一
8、联、采购(或供应商联)、财务联。 原材料入库单 采购(或供应商联)联于填写时取得 财务联必须由保管在填写次日内传递财务室最多不超过次日。 其它入库单采购联于填写时取得财务联付在购货发票收据后报账时(报账期限为三天以内)一并传递财务室。 3、领料单三联库管一联、领料部门一联、财务一联。 原材料、鲜活食品无手工领料单电脑要填写领料单。一次性办公用品(笔、笔蕊、纸等)也不办理领料单 但需在库管办公用品领用薄上签字。 部门不常用一次性物耗品(单项TOSIX-BOX tosix 价值 10 元以下总额 50 元以下灯泡扫帚毛巾、肥皂、清洁剂等 )也不办理领料单但验收手续必须齐全合规。 其它原材料(包括一
9、次性用具)领料单财务联在填写当日由保管传递财务室。 其它财产、 低值易耗品类领料 财务联附在发票后连同入库单、 发票一并于报账时(报账期限为三天以内)传递财务室。 4、配送单三联基地(库管一联)、门店一联、财务一联。 基地联由配送部门签字后取得; 门店联由门店经理签字后取得; 财务联由门店经理签字返回基地 由保管复核后传递到财务室 财务联应在次日内传递财务室。 5、收银底带、日报表经门店经理签字后当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收银稽核或财务室自行取得) 具体传递为 收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。 6、货物短缺(溢余)单附在入库单后一并于传递入库单时
10、传递财务室。 7、报损单两联财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处保管处呈总经理审批后登记账务 然后将一联退还报损部门一联传递财务室 月终应将所有报损单传递财务室。 8、盘点表 原材料(鲜活食品)盘点表两联财务室自行盘点自行取得盘点完毕后留存一联给部门; 库房原材料盘点表一式两联保管一联、财务一联均于盘点完毕后取得; 门店原材料盘点表一式三份保管一联、财务一联、门店一联财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室其余两联于盘点完毕时取得; 其他盘点表一式三联部门一联、库管一联、财务一联财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室其余由盘点完毕时取得。 9、盘点差异表 门店原材料差异表
11、由财务室根据主管呈报的差异表于月终时汇总一式两联由总经理审批和复核后由财务室留底一联另一联由财务室传递门店经理。 TOSIX-BOX tosix 基地库房盘点差异表 一式三联 由财务室收取盘点表之日起 7 日内出具经总经理复核后分发部门和总经理财务部留底一联。 财产、低值易耗品盘存差异表一式四份总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份 差异表由库管于盘点完毕后 10 日内出具 分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。 10、部门内部物资调拨单一式四联财务、库管、使用部门各一联由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总审核后由保管分发各部门。 11、申购单一式两联申购部门留底一联另一联通过不同途
12、径传递财务室(1)申购部门通过各级审批(2)传递采购部(或由基地传递采购部)采购实施采购。采购完毕传递库管处(3)库管入库同时审核申购单并办理相关手续(4)由库管最后直接(或经过采购)传递财务室。 12、基地的领料单、入库单、配送单、申购单 13、其余单据均在实施财务结算时传递财务室。 14、本制度所有单据中入库单必须使用电脑单据和手工单据。 六、单据保管 1、财务部单据均应填制记账凭证随记账凭证按会计规定装订成册。 2、所有电脑单据同手工单据保管。 3、库管单据分为入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、年度总编号等会计规定相关内容。 4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册封面记录、单据种类和张数等。 5、各部门年终时应将所有装订成册的单据移交财务室。
