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1、浅析舱位结算管理存在的问题与对策浅析舱位结算管理存在的问题与对策世界经济全球化的进程几乎使所有的班轮公司都加快了合作的步伐,多种形式的合作经营已成为班轮公司间实行全球航线网络战略的重要组成部分。新的航运经营模式必然对船公司的经营管理提出了新的更高的要求。本文根据我国班轮公司在经营合作航线中普遍存在的管理不到位的现象,重点剖析了合作航线舱位租金结算中存在的问题及其产生的原因,同时就加强我国班轮公司的航线合作的舱位结算管理的措施提出了相关的策略性建议。 1. 目前国内班轮公司合作航线舱位结算管理中的问题 舱位租金结算是舱位提供方与舱位使用方之间按月对所使用舱位租金的结算。随着舱位出租、舱位互换、共
2、同派船等多种合作方式的出现,目前我国班轮公司在管理中存在的问题也日益增多,主要有以下几个方面: 1.1 船舶操作方操作不当 (1)区域离港报内容的制作错误:不按规定使用公认的船名缩写或全称与公共航次号;卖给合作方的舱位计算中,忽略了扣除合作各方的基本舱位数或基本重量二者中取大的原则规定而出现计算错误;没有显示其他合作方近程货的内容; (2)船舶操作人员没有审核、纠正区域离港报中存在的错误;没有保存前任的资料; (3)收费通知不够明确:只向审核人员提供有关邮件,但没有明确的收费额;收费通知的内容不应在租金月度结算清单中收取(用租金月度结算表代替收费通知);将有争议尚未落实的费用的邮件交审核人员结
3、算,造成许多悬而未结的账款;提供邮件的名称与内容不符; (4)个别分公司的管理不当:发生码头操作不当等紧急情况时,区域公司或分公司没有及时通报总部寻求对策,而只将擅自处理后的结果显示在区域离港报上;执行废止已久的旧的协议;分公司的区域离港报的发送混乱。 1.2 协议中的漏洞 没有及时增补协议的规定:有的公司对同一条航线、两种合作方式以及不同的舱位重量等使用同样的区域离港报,造成舱位租金结算的困难;有的协议对基础数据的制作规定模糊,如:制作区域离港报的规定中,没有明确规定近程货的制作内容;费用承担方不明确,如:多数公司在协议中对因中转产生的重箱堆存费、冷藏箱插座费等其他额外费用,没有规定承担方;
4、意外损失的补救措施不力或不存在,如:没有规定因码头原因造成舱位费损失的补救措施等;此外,协议签署滞后,也常会带来法律上的风险,如:有的合作航线已结束而协议尚未签署等。 1.3 费用审核工作方面的问题 审核工作在多数国内航运公司都没有得到应有的重视,而舱位租金结算是审核工作中的一项重要的工作内容。如多数公司的业务部门领导、甚至航线经理都没有做过审核合作航线费用的工作,或是虽曾做过合作航线开始前的费用审核,但多年没有接触审核工作,也不请费用审核人员参加有关业务会议(包括各合作方涉及舱位租金结算工作的会议),当其他业务需要时,就从审核人员中抽调而没有予以及时补充审核人员。此外,审核工作中不仅人员短缺
5、,而且也业务水平参差不齐。没有完备的信息共享平合而需要浪费精力去搜集资料。凡此种种,都成为一些公司的审核工作已失去原有的功能变成枯燥、烦琐、繁重的结算工作的原因。加之,对审核工作的成绩评价不够明确,也成为影响审核人员积极性的一个重要因素。 2. 产生问题的主要原因 (1) 国内班轮公司对分工细、环节多的工作现状管理不细 通常合作方的调度、船舶配载与运使费审核工作都应由一个人负责并参与协议的签订,参加有关舱位结算等会议,所以不会存在脱节的问题,而国内班轮公司的上述三方面工作一般都分别由三个人负责,召开上述会议时,也都没有审核人员参加,因此,容易造成工作脱节。同时,有些公司员工上岗业务培训制度不够
6、完善,有的操作守则不够详细,有的工作质量监督与检查机制不健全,造成对合作航线经营管理监督不力,不但对实际操作缺乏监督,而且对协议的履行也疏于管理,加之公司各部门面的工作又不够协调而多数国内班轮公司又缺乏一些避免脱节的细化管理手段,致使不少公司在舱位结算工作中,特别是在审核工作中出现许多异常现象,比如:公司多个部门的工作人员浪费精力,重复收集,保管本来可以共享的信息资料的现象;有的协议没有下发给下属分公司,或虽已发给分公司,却未发给主管业务人员,上下脱节、沟通不畅的现象;有关卸任交接制度的规定是不明确,后任对前任的工作情况及未了事宜一无所知,在短时间内难以顺利开展工作的现象,以及区域离港报中漏记
7、短程货载,漏收有关费用的现象等等。 (2) 国内班轮公司对审核工作的重视普遍不足 多数公司只注重开辟市场、揽货力度、保证船舶准班与安全运输以达到符合上级公司有关箱运量等指标要求,而对相对滞后的审核工作无论从审核人员的配备与工作安排、对其提出的问题与建议及其所做出的业绩都没有予以应有的重视,对因工作中信息不畅造成的后果也认识不够。从公司的领导层到分公司以及部门领导层都没有认真重视这项工作,因此,分公司与总部、部门间对审核工作的配合不够,造成这项工作失去原有的功能。有的公司虽正着力开发电脑软件或移植其他公司的电脑软件,但是,他们忽略了人的灵活处理与分析问题的能力,也忽视了审核工作对航线经营的指导作
8、用。 (3)奖励措施不到位 有的公司除了职务晋升以外没有制订其他可行的待遇晋级制度,有的没有制订将个人收入与航线效益挂钩的制度,有的人事管理制度不够完善,有的采用以岗订薪制度,使同岗位员工受到大锅饭待遇,这些都是业务人员缺乏工作积极性与努力钻研业务的热情、责任心不够。人性化、多层次的管理不能深入,企业文化教育与员工精神文明建设成效不明显的主要原因。 上述种种原因,致使有的公司经营合作航线多年后,发现协议中的漏洞可能造成多年来漏收合作方的有关费用,发现垫付了其他合作方的巨额费用。实际上,国内班轮公司的绝大多数员工都能在实际工作中自觉尽责维护公司的利益,而且在很多方面的操作胜过其他合作方。如果企业
9、领导能针对上述问题各自找出产生问题的原因,并运用适当的对策,就能更好的把住审核最后一关,完善经营管理,创造更大的效益。3. 加强合作航线管理的对策 (1) 规范操作规程 要制订行之有效的全套员工的上岗业务培训制度、详细的员工工作操作守则与严格的工作质量监督、检查机制,建立一个合作航线经营管理监督部门,对合作航线的实际操作与协议规定实行监督,加强部门间的协调,采用一些避免脱节的细化管理手段,将区域离港报、船期表、有关协议等数据或资料建成一个共享信息平台,使所有需要查看有关资料的人可以直接查看,而不再需要每个人都花时间去做信息的接收、保存、更正工作,同时,要加强内部各环节、各部门之间的联系,特别是
10、应收应付通知单与附件要正确、完整。要规范工作交接班制度,保证应收、应对通知单与附件的正确与完整建立航线效益与奖金挂钩的奖励机制,避免脱节。只有这样,才能确保审核工作的程序化、标准化。 (2) 重视审核工作 舱位租金结算工作是运使费审核中的一项工作,是对市场调研与开发、合作方之间谈判与协议签订、实际运输中揽货与营销、船舶调度管理、船舶配载等诸多环节工作的总结;它能够反映出协议签订得是否全面、合作各方的操作部门能否按照所签协议中的规定操作等;而操作中的任何疏漏所造成的经济损失,也都会在此显现出来。同时,它又如同镜子,通过借鉴其他多个合作方的经验与不足,及时发现合作协议存在的欠缺以及航线经营管理等方
11、面存在的问题。因此,国内班轮公司应重视这项能综合反映航线效益及经营状况的审核工作。在人员的配备方面,应选精通业务并兼具船岸工作经验与审核经验的、具有高度责任心、工作认真仔细且有较强的工作能力人员。在系列业务培训方面,安排他们上船实习、参加协议介绍会、做三个月调度与配载工作、请有丰富审核经验的老职工授课、再实习做三个月的审核工作等。审核人员不可频繁流动,实习生、临时帮忙人员没经过正式培训、不可作为审核人员。要设立与业务部门同级的、单独的审核部门、安排审核人员参加商讨拟订协议的会议或有关租金结算方面及其他业务会议等,这样可以达到从根本上加大审核力度的目的。 (3) 加强各环节之间的协调 设立直接对
12、公司副总经理负责的合作航线管理部,负责部门之间的协调工作。在开辟新的合作航线前,召集签订协议的部门和有关业务部门的调度、审核部人员做好签订合作协议前拟定协议草案的工作;协议签订后,召集总部上述人员与口岸审核部人员共同探讨协议内容以确保有关人员对协议的认识完全与协议一致,并定期召集上述部门有关人员共同协商实际操作中出现的问题,敦促有关部门及时增补协议的内容,并监督有关协议准确无误的送达口岸审核部及区域公司。同时做到将有关文件资料如区域离港报、码头离港报、班期表以及有关协议等共享,并指定专人负责这些数据的更新与维护。此外,要明确规定接班人员须保存前任的全部业务档案,形成接班人员负责制,建立各种级别
13、完整的工作交接档案,并细化不同岗位的员工守则,明确总部调度、区域调度、总部协议文件下发人员及审核人员、口岸审核人员的职责。可考虑每三个月或半年,由管理部派人与总部调度、审核人员到各区域公司、各口岸联合检查工作,了解实际工作中存在的问题,并协助他们解决问题。(4) 健全奖励机制 改变同岗同酬的薪金分配制度,使效益与奖励挂钩。由管理部门负责工作质量的评定而不再由行政人事部门负责。制订相关的职务晋升的晋级条例,加强对员工的考核和监督,根据员工守则,建立工作质量的监督、检查机制,设立正确的衡量标准,从工作态度、业务水平、集体协作等多方面地、科学地考核员工,逐步形成企业有效激励机制。 (5) 加强人性化
14、管理并带动企业文化教育等精神文明建设 管理员工的部门要像细化管理合作航线的经营一样,开展对员工的细化管理工作积极发现员工的长处,尽力帮助每个员工解决后顾之忧并对员工进行必要的职业道德教育。通过倡导员工开展“人生价值观”的讨论，提高认识,引导每个员工认识到:只有摒弃浮躁的情绪,踏踏实实地立足本岗努力工作、增强责任心、努力钻研业务、才能做出成绩和积累工作经验,从而不虚度年华,真正体现个人价值;个人的价值只有融入集体、汇入公司,才能使国内的公司在竞争中战胜外国竞争者;国家强盛了,国人才能扬眉。 (6) 强化业务培训工作 为适应新的竞争与发展形势,加强员工的业务培训是航运企业可持续发展的重要基础条件之一。我国班轮公司应努力创造条件,加大教育培训的投入,拓展灵活多样的培训途径,不断提高广大员工的综合素质,以确保不断加强企业的综合竞争力。
