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1、附录 31C 上市公司应重视的档案资料序号项目责任部门各部门应当围绕以下资料开展相关工作，确保资料完整、安全，确保管理规范、高效各部门一相关文件 1公司营业执照、公司章程行政部、财务部2股东以资产投入公司时的评估和价值证明资料财务部3公司的验资报告，包括注册资本发生变更后的验资报告财务部4关联企业的营业执照、章程和情况简介，包括但不限于控股股东控股的子公司、公司子公司以及其他具有 20%以上股权关系的企业、公司董事或高级管理人员在其中任主要职务的企业、公司控股股东及其下属参股、控股和全资企业财务部5公司的组织结构图/内部部门管理框架行政部6公司董事、监事及高管人员的简要介绍行政部（董秘）7公司
2、历次董事会会议记录行政部（董秘）8企业文化建设方面相关资料行政部9企业管理制度建设及完善情况的相关资料各部门二重大合同协议 1重大投资项目相关合同、重大借款、担保合同财务部2专利权、商标权、其他技术成果的许可使用合同、转让合同行政部、财务部3建筑物的使用权证明或使用权租赁协议行政部、财务部三无形资产及土地使用权资料 1无形资产评估报告及其确认书财务部2公司所拥有的专利及其他知识产权证书或相关许可协议行政部3公司投资项目专家评审意见财务部4土地使用权证明资料行政部5土地出让合同、付款证明书行政部、财务部6土地租赁合同、付款证明书行政部、财务部7商标使用权，请提供商标使用权证明并说明使用同一商标的
3、其他公司行政部四环保情况 1公司是否存在环境污染情况说明行政部2环保年检证书行政部3环保机关对改制公司环保情况的核查文件行政部五保险及员工福利情况 1公司职工养老、失业、医疗、工伤、生育等保险资料及其执行情况说明人事部2与职工签订劳动合同文件并提供合同样本人事部六诉讼及仲裁情况 1尚未结案的专利纠纷、侵权纠纷、劳动纠纷、标的超过 300 万元的经济纠纷的诉讼或仲裁及相关法律文件行政部2对公司的生产、经营、未来发展、财务状况等具有重要影响的诉讼或仲裁情况说明及相关法律文件行政部3持有股份公司 20%以上股权的主要股东、控股子公司、参股公司及董事、监事、高级管理人员作为一方当事人的诉讼或仲裁及相关
4、法律文件行政部4董事、监事、高级管理人员及核心技术人员涉及的刑事诉讼行政部5正在进行的其他行政处罚案件行政部七股东情况 1控股股东的营业执照、章程、财务资料、情况简介 2各关联公司的营业执照、章程、财务资料、情况简介及公司历次验资报告行政部、财务部八公司产品行业发展情况资料 要求市场部牵头，会同销售部每半年对以下资料进行调查和整理市场部、销售部1行业的发展前景市场部、销售部2同行业竞争情况市场部、销售部3公司在整个行业中所处的地位 ，与竞争对手相比各自具备的优势及缺陷市场部、销售部4国家及地方对该行业的有关政策市场部、销售部九产品结构及市场情况 要求销售部牵头，会同市场部和财务部每半年对以下资
5、料进行调查和整理销售部、市场部、财务部1主要产品名称及各项产品的销售份额销售部、财务部2各主要产品的市场份额及市场前景销售部、财务部3公司营销方式、渠道及市场区域销售部、财务部十材料采购 要求采购部每季度对材料采购进行分析，并上报总经理和集团财务部采购部1十大材料供应商名称，双方正在执行的购销合同(十大材料供应商必须签订合同)采购部2进口采购情况说明(所占材料采购比重以及进口方式、品种、价格等)采购部3原材料的市场情况说明(国家政策有无限制，国际、国内市场供求情况等)采购部十一生产制造 1公司及关联公司所生产产品情况，产品之间的关系以及关联公司之间的业务关系销售部、财务部2生产资质及主要产品的
6、生产许可生产部3生产制造的整个生产流程介绍生产部4公司目前的生产能力、设备先进情况生产部5有关生产制造方面其他资料生产部十二科研能力情况 要求技术部每半年进行分析，并上报总经理和财务部，财务部在会计核算上要独立反映技术相关的开支技术部、财务部1技术人员基本情况，如年龄、学历、科研能力等开发部2公司的研究力量在整个行业中所处的地位开发部3目前正在进行的科研项目及其发展前景开发部4项目立项情况，涉及的有关可行性报告、政府批文等资料开发部十三财务报告 要求财务部建立规范完整的财务会计报告体系财务部1近三年财务报告，包含资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附注、费用财务部表等2成本报表财务部3财务
7、分析报告财务部十四财务会计政策及制度建设资料 1与销货及收款相关的内控制度：应收账款制度财务部、销售部2与采购及付款相关的内控制度：财务审核审批制度财务部、采购部3与生产相关的内控制度：生产流程和质量控制制度生产部、财务部4与融资（含担保）相关的内控制度：融资流程财务部5与固定资产相关的内控制度：固定资产管理制度行政部、财务部6与投资行为相关的内控制度：投资流程财务部7与包括印鉴、票据、财产等的使用与管理相关的内控制度：资金和票据管理制度行政部、财务部8与电脑系统的使用、维护相关的内控制度：电脑系统定期检查制度行政部、财务部9与内部审计相关的内控制度：审计制度财务部10与会计信息相关的内控制度
8、：会计核算制度财务部十五公司税收政策及有关资料 1公司税务登记证明文件行政部2有无税收优惠政策，如有，请提供关于税收优惠政策的相关批文；各种税率执行情况财务部3近三年税务部门的完税证明（包括增值税和企业所得税，增值税请提供近三年的每月纳税申报资料，企业所得税请提供缴纳税款证明）财务部4有无税务惩罚情况，如有，请提供相关资料财务部5税务机关查账报告财务部十六借贷资料 1借贷合同管理：公司及关联公司主要借款的构成情况（包括债务金额、期限、利率、抵押或担保情况）财务部2银行开户情况统计以及借款卡或贷款卡财务部3担保：为其他机构担保的情况及潜在的债务说明财务部十七主营业务情况（包括关联公司） 1近三年
9、产品销售收入构成情况明细表（按照产品类别列示）财务部2产品销售价格情况明细表（要求销售部每季度整理上报总经理和集团财务部）销售部3近一年重大销售合同（金额在 300 万以上）销售部4公司近三年每年前五大销售客户说明销售部5建立销售报价流程销售部、财务部十八固定资产 要求行政部每月与财务部对账，并组织抽盘和全盘，确保账实相符行政部、财务部1主要固定资产明细清单及所有权情况（按照固定资产类别列示，包括名称、原值、折旧净值）行政部、财务部2近三年固定资产盘点情况说明行政部、财务部3固定资产抵押情况说明财务部4固定资产闲置情况说明行政部十九无形资产 1公司使用的商标及商标注册资料行政部2商标价值评估有
10、关资料行政部3专利技术证书及相关资料行政部4其他的无形资产资料行政部二十关联交易 1与关联公司之间购销商品、提供劳务发生的关联交易财务部2与关联公司之间资产、股权转让发生的关联交易财务部3公司与关联公司之间存在债权、债务往来余额财务部4公司与关联公司之间的有关劳务协议行政部二十一未来事项 1公司未来两年销售预测销售部、市场部2公司未来两年采购预测采购部3公司未来两年利润预测财务部4公司未来几年的整体发展规划，包括业务发展目标、方向、计划及融资需求等情况总经理及相关人员二十对账 二要求对相关的对账资料必须妥善保管财务部及相关部门1内勤人员与销售会计每月对账确认财务部、销售部2内勤人员与客户每月对
11、账确认，销售会计要跟踪内勤人员与客户对账确认财务部、销售部3材料会计、成本会计每月要与仓库对存货进行对账确认财务部、仓库4主办会计主动资金、其他应收款等相关往来的对账确认财务部5主办会计与行政部每月对固定资产进行对账确认财务部、行政部6账表核对：每月报表完成前必须确保各项对账资料完全准确财务部二十三盘点 1资金盘点：每月至少突击盘点四次，出纳必须确保账实相符财务部2存货盘点：每月抽盘，季度全盘，仓库必须确保账实相符财务部、销售部、采购部等3固定资产盘点：每月进行局部（部门）全盘，各部门必须确保账实相符行政部、财务部4在产品盘点：每月进行车间在产品盘点，车间必须配合全面盘点生产部、财务部二十四合
12、同和发票管理 1销售产品要签订合同，一份合同送存财务部备查。市场部、财务部2采购物资要签订合同，一份合同送存财务部备查。采购部、财务部3采购人员必须负责取得发票采购部4销售部每季度整理销售价，上报总经理和财务部销售部5销售价格统一为含税价，不管客户要不要发票，价格体系一律为含税价销售部二十五关注事项 涉及以下事项应当慎重从事，及时调整，并主动向中介顾问咨询总经理、财务部1收入、利润计划完成情况：主营业务变动时应及时向中介顾问咨询财务部2收入、利润结构完成情况财务部3关联交易比例：控制在 20%以内财务部、销售部4销售模式调整情况：要与财务部沟通销售部、市场部5重大交易法律问题：涉及重大交易事项应当及时向中介顾问咨询董事会和总经理二十六会计资料及重要证件 1证书、执照、文件、合同等重要资料全部在行政部存档保管，各部门以复印件备案行政部2会计凭证、账簿保管：与凭证相关的发票、附件、合同、总经理批条全部放入凭证内财务部3其他资料的保管：行政部应当在各职位职责描述中反映每个职位应当保管的资料行政部、各部门说明:以上资料归属哪个部门管理应当结合企业的部门职能划分进行调整。
