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1、 1 保障個人資料的執業通告保障個人資料的執業通告保障個人資料的執業通告保障個人資料的執業通告 - 問與答問與答問與答問與答 備註： 1. 任何提述： (a) 保障資料原則指個人資料（私隱）條例附 表1載列的保障資料原則 (b) 監管局指地產代理監管局 (c) 專員公署指香港個人資料私隱專員公署 (d) 執業通告指地產代理監管局就保障個人資料發 出的執業通告第13-05號 (e) 常規規例指地產代理常規（一般責任及香港 住宅物業）規例 2. 本問與答只供參考之用，不可視為法律或專業意見。 有關法律條文的解釋及個別個案的意見， 閣下應徵詢 法律或專業意見。監管局已盡力確保本問與答所提 供的資料正
2、確。監管局不會對該等資料的準確性或完整 性，或在任何特定情況下使用該等資料的合適性作出任 何明示或默示的陳述、申述、保證或擔保。對任何人因 使用或不當使用或依據本問與答所載的內容所引致 或涉及的任何損失或損害，監管局概不承擔任何責任或 後果。 2 直接促銷直接促銷直接促銷直接促銷 1. 在首次致電客戶作直接促銷時，我應在何時告知客戶他 有權作出拒絕服務的選擇？應該一開始便向客戶說明或 是留待最後才說？ 答： 個人資料（私隱）條例第 35F 條規定，資料使用者 在首次使用資料當事人的個人資料作直接促銷時，須通知該 人，他有權要求資料使用者，在不向其收費的情況下，停止 如此使用其有關資料。不論個人
3、資料是直接從資料當事人取 得或從其他來源取得，此項規定均適用。 條例並沒有規定資料使用者須在促銷電話的開始階段 或在其完結時告知客戶他有權作出拒絕服務的選擇。但 是，作為良好的行事方式，資料使用者應盡快告知資料當事 人他有作出拒絕服務選擇的權利。 2. 我應隔多久便須更新公司的拒絕服務名單？ 答： 拒絕服務名單應定期更新，地產代理公司應適時將 已更新的名單分派到其各有關部門分行。根據專員公署發 出的直接促銷新指引所載的建議，如以網上電腦網絡保 存名單，則使用網絡的個別促銷職員須在每次接獲新的拒絕 服務要求時，將有關要求即時加進名單內。如不是利用電腦 網絡發放名單，則建議定期將最新的名單分派促銷
4、職員，每 星期不少於一次。如資料使用者設有分行，則每一間分行應 備存本身的拒絕服務名單，列明當中客戶已通知該分行他們 不希望再收到任何直接促銷電話。總公司應統籌更新一份綜 合的拒絕服務名單，方法是向所有分行收集拒絕服務的資 料，並持續地把已更新的資料通知它們。 3 3. 若我利用從土地註冊處的土地查冊紀錄取得某些物業 業主的個人資料作直接促銷活動，我會否違反 個人資料 （私 隱）條例？ 答： 請參閱執業通告第 11 段。 土地登記冊上載有以下聲明： 備存土地紀錄以供市民 查閱旨在防止秘密及有欺詐成分的物業轉易，以及提供容易 追溯和確定土地財產及不動產業權的方法。土地紀錄內載的 資料不得用於與土
5、地紀錄的宗旨無關之目的，使用所提供的 資料須符合個人資料（私隱）條例的規定 。持牌人若 把在土地查冊紀錄的個人資料用作訂明的目的以外的用途 或被禁止使用的用途（例如：直接促銷） ，便可能違反個 人資料（私隱）條例 。此外，資料使用者若把取得之個人 資料用於直接促銷而沒有依從有關通知及同意的指明行動 的話，亦可能違反個人資料(私隱)條例第 VIA 部。 4 4. 倘若有關個人資料是由第三者提供，我是否需要通知資 料當事人我打算使用他的個人資料作直銷用途？ 答： 持牌人應留意，不論有關個人資料是否從資料當事人直 接收集，持牌人都有絕對責任告知資料當事人他們擬使用資 料當事人的個人資料作直接促銷包括
6、在跨業直銷計劃中從 合作夥伴、聯屬或附屬公司取得個人資料。如持牌人打算使 用從第三者取得的資料作直接促銷，持牌人仍須告知資料當 事人他有意使用有關資料作直接促銷，除非該第三者已採取 有關行動，並向持牌人書面確認資料當事人已同意使用或提 供其個人資料作直接促銷，及持牌人有意促銷的產品或服務 是在資料當事人已同意的促銷標的的類別之內。簡而言之， 資料使用者必須從獲得資料轉移的第三者（轉移資料者）以以以以 書面書面書面書面告知下述事宜： (a) 轉移資料者已給予資料當事人書面書面書面書面通知及取得他她 對個人資料的提供的書面書面書面書面同意； (b) 個人資料的使用符合從資料當事人所取得的同意。 5
7、 收集個人資料聲明收集個人資料聲明收集個人資料聲明收集個人資料聲明及及及及私隱政策聲明私隱政策聲明私隱政策聲明私隱政策聲明 5. 為遵守個人資料（私隱）條例下的保障資料原則和 執業通告 ，我是否須要向客戶提供書面的收集個人資 料聲明 ，並要求他們在該收集個人資料聲明上簽署確 認已收取該聲明？抑或可以選擇在店舖的顯眼處以通告形 式張貼收集個人資料聲明？ 答： 個人資料（私隱）條例並沒有規定以何種方式通知 資料當事人其個人資料的使用目的及可獲轉交該等資料的 人士的類別等。 執業通告亦沒有要求持牌人必須要求客 戶在收集個人資料聲明上簽收。但是， 個人資料（私 隱）條例保障資料第 1(3)(a)及(b
8、) 原則規定，資料使用者 應採取所有切實可行的步驟，確保此等訊息有效地傳遞予資 料當事人。為遵守此規定，資料使用者應向資料當事人提供 書面的收集個人資料聲明以避免資料使用者和資料當事 人不必要的爭議。 在店舖內張貼收集個人資料聲明會否被視為已符合 個人資料（私隱）條例的要求，則視乎個別情況而定。 考慮的有關因素可以包括店舖的大小，張貼收集個人資料 聲明的位置， 收集個人資料聲明的字體大小及在收集 個人資料時或之前，如何讓資料當事人得知有關的收集個 人資料聲明等。 6 6. 我們是否須要在收集個人資料聲明上述明，我們會 委聘律師樓或收數公司向客戶收取拖欠的佣金？若我們沒 有在收集個人資料聲明述明
9、，我們是否不能委聘律師樓 或收數公司代表我們收取被拖欠的佣金？ 答： 為 遵 守 個 人 資 料 （ 私 隱 ） 條 例 的 保 障 資 料 第 1(3)(b)(i)(B)原則，持牌人應在收集客戶的個人資料時清楚地 告知客戶他們的資料可能轉移予什麼類別的人，及有關追收 拖欠佣金的潛在安排。只要追收拖欠佣金的安排是合法的 話，此項原則不會損害任何人委聘律師樓或收數公司代其執 行有關合約的權利。 7. 我們可否將收集個人資料聲明 ，預先印在訂明的地 產代理協議內，並要求客戶在旁加簽？ 答： 地產代理協議（ 常規規例附表的表格 3 至 6）是常 規規例所載的訂明表格。在常規規例訂明的表格內預 先印上
10、及加載收集個人資料聲明可能會誤導簽署有關協 議的人士以為收集個人資料聲明是常規規例的訂明 表格的一部份。因此，地產代理不應將收集個人資料聲明 預先印在訂明的地產代理協議內。 7 8. 若公司的網站已載有私隱政策聲明 ，我還需要向客 人提供私隱政策聲明及保障私隱的實務的文本嗎？ 答： 個人資料（私隱）條例的保障資料第 5 原則規定， 須採取所有切實可行的步驟，以確保個別人士可查核資料使 用者在個人資料方面的政策和實務。在公司網站上載私隱 政策聲明及保障私隱的實務是其中可行步驟，但為確保客 戶知悉有關文件，持牌人在公司內展示私隱政策聲明及 保障私隱的實務或向客戶提供有關的文本亦為良好的行事 方式。
11、 處理處理處理處理個人資料的保存個人資料的保存個人資料的保存個人資料的保存 9. 根據執業通告第16段，收集的個人資料應在為該資 料當事人履行地產代理工作完成後刪除。這是否表示所有有 關的個人資料必須在買賣交易租賃交易的成交日刪除？ 答： 視乎個案的有關情況而定，完成買賣交易租賃交易不 一定表示為該資料當事人履行的地產代理工作已經完成。例 如在交易完成後為客戶提供跟進服務及/或向客戶提供物業 資訊、宣傳資料等。詳情見問題 10。 在任何情況下，若根據法定要求或監管局發出的適用的 指引，持牌人（在為該人履行的地產代理工作完成後）須保 留某些個人資料，有關的個人資料便不必在完成履行有關的 地產代理
12、工作後立即刪除。在這方面，持牌人亦應參閱執 業通告第 14 段。 8 10. 在完成有關的買賣交易租賃交易後，我可否保留客戶 的個人資料以提供跟進服務？ 答： 根據個人資料(私隱)條例第 26 條，凡資料使用者持 有的個人資料是用於某目的(包括與該目的有直接關係的目 的)，但已不再為該等目的而屬有需要的，則除在某些情況下 (如該等刪除根據任何法律是被禁止的)，該資料使用者須採 取所有切實可行步驟刪除該資料。而保障資料第 2(2)原則亦 有類似之規定。但如客戶同意，持牌人可在完成買賣交易 租賃交易後保留客戶的個人資料為客戶提供跟進服務及/或 向客戶提供物業資訊、宣傳資料等。持牌人應將有關的安排
13、預先通知客戶，例如在收集個人資料聲明述明有關安排， 並應符合個人資料（私隱）條例中就使用個人資料作直 接促銷用途的相關規定（如適用） 。 11. 若在租約的磋商過程中，業主要求提供租客的身分證副 本作紀錄，我應該怎樣做？我可否因工作所需披露客戶的個 人資料？例如，在業主要求下披露租客的職業或聯絡電話？ 答： 一般而言，除非得到合法授權或根據專員公署發出的 身分證號碼及其他身分代號實務守則的准許，否則資料 使用者不能強迫任何人士提交其身分證號碼或副本。持牌人 可鼓勵業主和租客在雙方同意下提供資料以加強相互之間 的信任，但不應代表業主收集租客的身分證副本。 另持牌人在披露客戶（即資料當事人）的個人
14、資料予其 他人（例如：業主或另一客戶）之前，亦應先取得資料當事 人的明確同意。 9 12. 我可否根據客戶於常規規例附表的表格3至6中提供 的個人資料，聯絡客戶推介物業（包括任何物業）？ 答： 持牌人向客戶收集個人資料，必須是為了向該資料當事 人提供地產代理服務所需及就此目的而言不超乎適度。另 外，在收集個人資料時或之前，例如在簽署地產代理協議 時，持牌人須向資料當事人提供一份收集個人資料聲明 ， 清楚述明收集資料的目的，可能將資料轉移給那些類別的人 士及未能提供資料的後果及查閱資料的權利。此外，若聯絡 客戶推介物業的方法屬於個人資料(私隱)條例下所指的 直接促銷的話，則須採取個人資料(私隱)條例所述有關 通知及同意的指明行動。 2013年年年年7月月月月24日日日日
