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1、 四阶段绩效沟通方法四阶段绩效沟通方法走访的企业多了,发现这是一个较普遍的现象。许多人认为考核是绩效管理的核心。绩效 沟通可有可无,于是就淡化甚至取消了沟通。这绝对是本末倒置的做法。考核的结果无论好坏, 都已成为过去式,但目标结果完成好坏的原因不能及时总结,人员的不足劣势不能及时改正, 上下间的信息不能及时反馈。考核就不能起到激励员工、发展未来目的。绩效管理仅仅成了给 人员打分的工具,长此以往,人员对考核失去信心,绩效管理就会逐渐成为中看不中用的摆设。事实上,目标设定和绩效沟通才是真正的核心,目标设定好了,绩效沟通有成效,完成绩 效结果是水到渠成的事情。一个绩效管理的过程,就是一个绩效沟通的过
2、程。对管理者来说, 绩效沟通有助于管理者及时了解员工工作状况,针对员工问题进行相应的辅导支持。对员工来 讲,能及时得到自己工作反馈信息和主管帮助,不断改进不足。通过绩效沟通,使管理者与员 工能够直诚合作,形成绩效伙伴关系,管理者的工作会更轻松,员工绩效会大幅度提高。绩效 管理就成了很简单的事情。而且,绩效沟通也是一个发现人才,辨别人才的过程。为什么缺乏绩效沟通绩效沟通既然如此重要,为什么没有得到有效推行呢?通过调查发现,主要是主管和员工 两方面造成的。主管缺乏沟通的原因主要有三种:缺乏沟通意识、缺乏沟通能力、缺乏沟通态 度。而员工则存在着对绩效沟通的恐惧。缺乏沟通意识:许多主管习惯了传统的报表
3、和“纸上”考核,不清楚还要面对面与员工探 讨绩效问题,而且很多企业也没有相应制度要求主管和员工沟通,所以不沟通也就很自然了。 主管辅导者角色的缺乏和制度缺失导致了这个情况。缺乏沟通能力:许多主管知道要沟通,但缺乏相应能力和技巧,导致沟通达不到效果,甚 至更糟,导致了主管对沟通发怵。如很多主管说话过于笼统,不着边际,让员工听不懂;许多 主管不注意技巧,光批评不表扬,让人很难服气等。缺乏沟通态度:许多主管对沟通持反对态度,认为沟通会把自己暴露在下属面前,这样可 能会削弱其权威。再者,如果沟通讨论绩效,容易引起双方关系紧张甚至争吵,让主管颜面扫 地,这是主管不愿看到的。还有就是很多主管感觉沟通太麻烦
4、,浪费时间。所有这些导致主管 对沟通不是很积极。对于员工来说:很多人认为绩效考核是跟他们作对,扣工资。而考核沟通,则使员工工作 中的一些弱点和不足就被暴露出来,员工本身就不安和恐惧。再加上很多主管在沟通中处理问 题不当,就更会引起员工的抵触和不满情绪。 四阶段绩效沟通法要想让绩效沟通顺利进行,必须进行几方面的准备,首先通过培训、宣传,让主管和员工 们认识到绩效沟通的重要性和好处。同时,让人们学会绩效沟通的方法。然后从制度上建立系 统的沟通制度,让员工尤其是主管有责任有义务进行沟通。这样,人员对沟通的态度也会发生 显著变化,从原来的抵触到愿意沟通了。绩效沟通主要体现在四个方面:目标制定沟通、绩效
5、实施沟通、绩效反馈沟通、绩效改进 沟通。四个方面相互配合,层层递进,共同构成了企业的沟通系统。目标制定沟通沟通时间:在员工绩效目标制定时进行沟通沟通方式:主要采取双方面谈交流沟通的方式进行。沟通内容:三个方面,绩效目标本身、绩效实施措施、目标所需支持目标本身:目标一定是经过双方交流沟通确定的。在这个过程中,需要主管向员工明确说 明:企业的整体目标是什么?为了完成这样的整体目标,部门的目标是什么?为了达到这样的 目标,对员工的期望是什么?对员工的工作应当制定什么样的标准?检查的方法和措施是什么? 完成目标后有什么奖惩措施等。通过对目标的交流,员工对自身目标就有一个全面的了解。在 执行目标的过程中
6、就会心中有数。不会发生只埋头干活,不抬头看路的情况。绩效实施措施:目标应该采取什么样的措施和手段完成,哪些是关键环节或过程,应该如 何应对等,这是双方交流的重要内容。因为不同的实现手段导致的结果会很不一样。例如营销 员工需要完成任务,是通过销售老产品还是新产品;是通过对老市场的精耕还是新市场的开拓 等等。通过对实施措施的交流,可以有效地防止员工的短视甚至是有害的行为。也便于主管今 后的监督和指导。 目标所需支持:完成目标需要什么样的支持条件,需要什么样的资源,需要公司或者主管 提供什么样的帮助,这都需要在目标沟通中确定,这样主管可以提早做好相应准备,调动相关 资源,保证员工全力以赴的完成任务。
7、通过目标制定的沟通,防止了主管硬派任务员工被动接受的情况,员工对自己确定的目标 的认可度就会大大提升。通过实施措施和资源的保证,让员工能够感受到主管的全力支持,他 就会完成目标充满信心。斗志昂扬的投入工作。同时,通过目标制定沟通,主管对人才也能有效鉴别,如果员工对目标完成措施手段条件 分析的头头是道,对完成目标的各项要素了如指掌,这样的人就有可能是企业的可塑之材。反 之,如果员工对目标如何实现说不上一二三四来,而到时目标完成很好,这人十有八九是撞了 大运。这又为主管评估提供了依据。目标执行的沟通:沟通时间:在目标执行、实施过程中进行例行和随机的沟通。沟通方式:例会、正式交流、非正式交流、例行检
8、查、文件汇报等。沟通内容:员工关键节点沟通,员工问题沟通和目标实现手段沟通。员工关键节点沟通:通过对先前绩效实施措施的说明,主管就会对员工的目标完成实施手 段有一定的了解。对于哪些是决定目标完成的关键节点、关键路径主管也会心中有数,在关键 环节,主管就需要适时的监督沟通,看看员工完成的结果怎样,进度怎样。不在关键节点沟通, 如果员工隐瞒进度或问题,就有可能严重影响目标完成,到时主管再急急火火补救,恐怕已是 船到江心补漏迟。不仅员工个人目标完不成,有可能会影响整个部门的目标拖后。员工问题沟通:主管布置完任务,并不是要撒手不管,当甩手掌柜去,主管还是要为部属 的绩效完成情况负责。当部属在目标完成过
9、程中出现问题、困难,半路卡壳时,这时主管该出 手时就出手,帮助部属分析原因,解决困难和问题。让部属相信主管是他的坚强后盾,这样部 属就会心存感激,心理也会很踏实。目标实现手段沟通:主管要对员工实施目标的手段进行监督,防止员工为达目的不择手段, 采取了短视、饮鸩止渴甚至是危害企业长远利益的行为。如果出现这种情况,主管就需要及早 制止。对于员工好的方法措施也要及时表扬推广。绩效反馈沟通:沟通时间:在主管对员工的绩效评估打分结束后进行。沟通内容:本次评估结果说明;员工完成/未完成目标原因分析;下一阶段目标交流。 本次评估结果说明:主管要把本次评估的结果向员工说明,同时把打分的结果、依据和相 关证明资
10、料向员工展示,让员工感到主管的评估是有理有据的。同时,主管要听取员工对本次 目标自评的结果和相应的依据。这样双方对照,并根据实际情况对评估结果进行适当的修正。 这样的评估结果就会更有说服力。员工完成/未完成目标原因分析:对于未完成目标:需要主管和员工共同分析原因,看看是外因还是内因所致。如果是外因, 是因为客观环境变化还是企业内部流程、制度有问题导致。如果是内因,要分析是员工的知识 能力不足、经验不够还是态度欠缺。如果是态度欠缺,还需要仔细分析,到底是什么原因导致, 是企业激励措施不好、内部管理有问题,还是员工自身态度有问题。对这些问题,都需要穷根 究底,找出背后真正的原因,并采取相应的解决措
11、施。如果是员工知识能力不足,就需要安排 相应的培训辅导;如果是经验不够,就需要多安排锻炼机会。如果是员工自身态度问题导致完 不成任务,就需要进行批评教育,必要的进行惩罚甚至辞退。对于完成目标:也要进行分析,员工是如何完成目标的。是个人努力所致还是外部环境有 利,如果是外部环境有利,如市场需求激增、所属区域发达等因素,使员工不费吹灰之力就完 成了目标,还要分析这种有利因素是暂时的还是长久的,企业是否需要修改应对措施等。如果 是个人努力,也需要仔细交流,员工采取了什么样的方法措施,有没有经验可以吸收借鉴。可 不可以推而广之等。下一阶段目标交流:绩效面谈不仅仅是谈过去,更重要的谈未来发展。绩效管理是
12、一个往 复循环的过程,一个考核周期的结束,往往是下一阶段的开始。因此,对未来目标的确定就成 了本次沟通的重要组成部分。双方对下一阶段目标要达成一致,对实现目标所采取的措施和相 应的支持条件也要形成共同意见。通过绩效反馈沟通,了解哪些人在困难面前灵活机智,高质高效的完成任务?哪些人在挫 折前面自怨自艾,一蹶不振等,这样就更深一步了解人才。沟通方式:“三明治”对话。由于本阶段对员工的绩效进行直接评价,有可能引起员工紧 张甚至冲突,为了让沟通顺利进行。采取合适的沟通方式是必要的。目前国际上主要“三明治” 沟通法。众所周知,三明治需要在底层放一层面包,中间加一层馅儿,上面再加一层面包,这 样才能好看、
13、管用。绩效反馈沟通也是如此:对话第一层先要充分肯定对方的成绩,第二层再 说哪些地方还需要改进,第三层再鼓励对方继续努力,这样的沟通才能积极有效。“否则,一 上来就批评,容易造成员工逆反,其后果就是:”把馅儿露出来糊自己一手,弄得很狼狈“。 绩效改进沟通:沟通方式:例会、正式/非正式交流、例行检查、文件汇报等沟通时间:贯穿于目标完成的全过程。沟通内容:侧重员工的绩效改进情况员工绩效改进沟通:对反馈面谈中员工自身欠缺的因素,或者是不适当的目标完成方式, 在绩效改进过程中,主管要进行跟进监督,看看情况是否得到了落实,是否采取措施予以纠正, 并创造性的提高。在一定的时间节点,对员工改进的情况进行评估,
14、让员工看到自己还存在的 差距和不足。有主管锐利的眼睛在后面,员工就会对自己的不足之处很快改进。如果员工把主 管建议当作耳旁风,同样的错误一犯再犯,这样的人才就属于该淘汰之列。绩效改进沟通常常不会单独进行,它与绩效实施沟通相互穿插,并贯穿于目标完成的全过 程。在绩效实施沟通中,既对本阶段目标执行情况进行沟通,又会对上一阶段绩效改进情况进 行沟通。这样员工绩效改进就更有利于目标的执行。牛津管理评论绩效反馈四阶段要点:四个阶段的绩效沟通是循序渐进,缺一不可的。员工目标制定的好,执行的好,改进的好, 完成绩效目标就是自然而然的事情。绩效结果也就不会出乎意料,因为在平时的沟通中,员工 们已就自己的业绩情况和主管达成共识,考核只是对平时沟通的复核和总结而已。人才的优劣 也会明显区别出来。通过动态、持续的沟通,主管与员工的关系就会更加融洽,员工的绩效逐 步提升,整个团队绩效也会水涨船高。企业的整体绩效就朝向更好的方向发展。这样,员工、 主管和企业就会实现共赢。绩效管理就真正成了企业绩效的促进器,推动着企业不断前进。