电子文件归档

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1、1电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法（6 6 6号令号令号令） 讲解讲解讲解 国家档案局科研所国家档案局科研所国家档案局科研所 邱晓威邱晓威邱晓威 1 1 1、背景、背景、背景 办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已 经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子经和正在大量产生，并将进

2、一步成为新产生文件的主体，做好电子 文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战 和难题。和难题。和难题。 对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件 的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地 方和单位已

3、经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于 电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的国内国内国内、国外国外国外 的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌 生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分生，电子文件归档与管理已经成

4、为许多档案室工作的重要组成部分生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分 2 2 2、事例、事例、事例 缅典巴甘的缅典巴甘的缅典巴甘的390039003900个佛塔历经个佛塔历经个佛塔历经100010001000多年可根据档案恢复多年可根据档案恢复多年可根据档案恢复 原东德电子文件不能读取原东德电子文件不能读取原东德电子文件不能读取 198519851985年美国的李教授宣布：年美国的李教授宣布：年美国的李教授宣布：194919491949年年年“哈弗马克哈弗马克哈弗马克3”3”3”计算机中的电子文计算机中的电子文计算机中的电子文 件不能恢复件不能恢复件不能恢复 1985198

5、51985年神户地震丢失部分电子文件年神户地震丢失部分电子文件年神户地震丢失部分电子文件 199819981998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据 199619961996年我国某部门年我国某部门年我国某部门OAOAOA系统中的电子邮件丢失系统中的电子邮件丢失系统中的电子邮件丢失 199619961996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子 文件失去凭证作用文件失去

6、凭证作用文件失去凭证作用 我国某银行每天将我国某银行每天将我国某银行每天将505050万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有 100100100余件法庭要求原件余件法庭要求原件余件法庭要求原件 199719971997年美国年美国年美国GRS20GRS20GRS20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷规定可不保留电子文件，引发司法纠纷规定可不保留电子文件，引发司法纠纷3 3 3、电子文件涉及的领域、电子文件涉及的领域、电子文件涉及的领域 从从从中央中央中央到到到地方地方地方甚至甚至甚至村镇村镇村镇 从从从内部办公内

7、部办公内部办公到电子政务的到电子政务的到电子政务的窗口服务窗口服务窗口服务 从从从单位运转单位运转单位运转到到到个人生活个人生活个人生活2 从行政管理到经济建设从行政管理到经济建设从行政管理到经济建设4 4 4、电子文件形式变化、电子文件形式变化、电子文件形式变化 文字文字文字 图形图形图形( ( (光栅光栅光栅、矢量矢量矢量、三维三维三维、图形更迭动画图形更迭动画图形更迭动画、矢量图动画矢量图动画矢量图动画) ) ) 音频音频音频 视频视频视频 多种媒体（多种媒体（多种媒体（网页网页网页、人员表格示例）、人员表格示例）、人员表格示例）人员登记表人员登记表人员登记表 姓名姓名姓名: : :邱菲

8、邱菲邱菲 性别性别性别: : :女女女 出生年月出生年月出生年月:1977.8:1977.8:1977.8 相貌相貌相貌 （ 照片照片照片 ） 健康状况：（健康状况：（健康状况：（ 影像影像影像 ） 文化程度：大学本科文化程度：大学本科文化程度：大学本科 专长：专长：专长： 软件制作软件制作软件制作 、 电脑美工电脑美工电脑美工 简历：。简历：。简历：。5 5 5、定义、定义、定义 国家标准国家标准国家标准电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为：中，电子文件的定义为：中，电子文件的定义为： “电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带

9、、电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的文件。信网络上传送的文件。信网络上传送的文件。” 6 6 6、电子文件定义及其包含的要素、电子文件定义及其包含的要素、电子文件定义及其包含的要素 数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文数字设备要素、数码信息要素、信息

10、载体要素、网络环境要素、文 件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的 为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。 7 7 7、电子文件的基本特征、电子文件的基本特征、电子文件的基本特征 对硬件和软件的依赖性。对硬件和软件的依赖性。对硬件和软件的依赖性。 非直读性。非直读性。非直读性。 信息与载体的相对分离性。信息与载体的相对分离性。信息与

11、载体的相对分离性。 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。 信息共享的便利性和安全维护的复杂性。信息共享的便利性和安全维护的复杂性。信息共享的便利性和安全维护的复杂性。 8 8 8、电子文件的产生和运行过程、电子文件的产生和运行过程、电子文件的产生和运行过程 发文的产生和运行过程一般为：起草文件发文的产生和运行过程一般为：起草文件发文的产生和运行过程一般为：起草文件处室领导意见（修改）处室领导意见（修改）处室领导意见（修改） 报送部门领导签批（修改）报送部门领导签批（修改）报送部门领导签批（修改）文秘部门、办公厅

12、（室）登记、赋文秘部门、办公厅（室）登记、赋文秘部门、办公厅（室）登记、赋3予发文号（文字或形式修改）予发文号（文字或形式修改）予发文号（文字或形式修改）报主管领导审查报主管领导审查报主管领导审查单位领导签发单位领导签发单位领导签发 文秘部门加电子印章下发文件文秘部门加电子印章下发文件文秘部门加电子印章下发文件文件暂存文件暂存文件暂存电子文件归档；电子文件归档；电子文件归档； 收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记报办公厅报办公厅报办公厅 （室）领导（室）领导（室）领导批转有关部门或主管领导批转

13、有关部门或主管领导批转有关部门或主管领导有关部门提出处理意见有关部门提出处理意见有关部门提出处理意见 报主管领导报主管领导报主管领导报单位领导报单位领导报单位领导根据领导签批意见办理根据领导签批意见办理根据领导签批意见办理文件暂存文件暂存文件暂存电电电 子文件归档。子文件归档。子文件归档。 照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传递。照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传递。照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传递。特点：处理过程的连续性增强，信息本身在空间和时间特点：处理过程的连续性增强，信息本身在空间和时间特点：处理过程的连续性增强，信息

14、本身在空间和时间 上被分割。上被分割。上被分割。 电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式 例例例: : :发文方只发文件内容（发文方只发文件内容（发文方只发文件内容（文头文头文头、文尾文尾文尾）; ; ;收文方预先存有模版（收文方预先存有模版（收文方预先存有模版（文头文头文头、文尾文尾文尾）; ; ;收文后拼装成文件（收文后拼装成文件（收文后拼装成文件（文头文头文头、文尾文尾文尾） 9 9 9、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题、电子文件从生成到归档存

15、在管理方法和制度上存在着不少问题、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题 管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和 档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生 的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有 些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档，些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档，些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档， 致使这类电子文件处于管理混乱的状态；有的电子文件存储过于分致使这类电子文件