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1、11.11.1 存货管理业务流程存货管理业务流程I.I.业务流程范围业务流程范围1所涉及的业务范围存货的采购、入库、保管、出库、退库、清查、处置以及账务处理。存货的范围包括：手机、SIM 卡、数据卡、有价卡、话机、备品备件、低值易耗品、其他营销用品等。2所涉及的部门范围存货管理部门(物资采购中心、财务部、市场经营部、数据部、办公室);采购部门(物资采购中心、财务部、市场经营部、办公室);有价卡管理部门(物资采购中心、财务部、计费中心);安全保卫部门II.II.涉及的应用系统和重要电子表格涉及的应用系统和重要电子表格应用系统: ERP 系统、OA 办公系统、智能网系统、BOSS 系统、经营分析系
2、统重要电子表格: 盘盈盘亏报表、存货跌价准备计算表III.III.目标目标1合理确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性；2合理确保存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分离，减少欺诈和舞弊行为的产生；3合理确保存货的实物安全。IV.IV.风险风险1存货账务记录可能不及时或不准确，造成存货价值不准确；2可能因缺少适当的职责分离，引致存货损失；3资产保管不当或记录混乱，造成资产账实不符；4存货实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失；5积压或过期存货可能不能及时发现并采取适当行动进行处理。2V.V.相关会计科目相关会计科目现金及现金等价物、存货、应付账款、其它应收款、其他营运支出、其他收入
3、、其他支出、营业外收入、营业外支出VI.VI.流程描述流程描述1.1.11.1.1存货管理存货管理1 1存货的采购存货的采购1.1.1.1.采购申请的审批采购申请的审批存货需求部门通过 OA 系统或书面申请提出存货采购需求。根据采购涉及的金额，经适当授权的需求部门负责人或公司管理层批准采购需求并将采购需求通过 OA 系统或书面形式传达至采购部门。采购部门经适当授权的人员根据预算和库存情况复核采购需求并在 OA 系统中或以书面形式批准确认。采购部门根据采购涉及的金额确定是否需履行招标程序。对于一定金额以上符合招标条件的采购，采购部门履行至少有三方供应商参加的招标程序；对于一定金额以下不符合招标条
4、件的采购，采购部门在合格供应商名录中选取采购供应商。采购部门根据初步确定的供应商、采购单价以及采购数量提出采购申请书，根据涉及金额的不同，提交采购部门负责人或公司管理层审批，并在采购申请书上签字确认。（控制 SN06C.1.1）采购部门根据经批准的采购申请书履行合同会签程序并与供应商签订采购合同。1.2.1.2.采购订单的建立采购订单的建立只有经授权的采购部门专门人员才可以在 MIS 系统中建立及更改采购订单。（控制点 SN06C.1.3）采购部门负责创建采购订单的人员根据签订的采购合同在 MIS 系统中建立采购订单，在订单中输入存货类型、单价、数量、供应商等信息。采购部门在 MIS 系统中创
5、建采购订单时，供应商仅能够从 MIS 系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。（控制点 SN06C.1.5）采购订单应连续编号，以确保对其完整性的有效监控。3采购部门定期（如每季）通过 MIS 系统生成未关闭采购订单（尚未收货的采购订单）清单，审阅其中长期未关闭的采购订单明细，及时查找原因并积极跟进。相关人员应在未关闭采购订单清单上签字确认，以建立必要的问责制。（控制点 SN06C.1.2）1.3.1.3.采购订单的修改和取消采购订单的修改和取消采购订单的修改和取消以合同的变更或取消为依据。采购部门负责建立采购订单的人员根据变更后的合同或合同终止协议在 M
6、IS 系统中修改或取消采购订单。授权在 MIS 系统中修改或取消采购订单的人员应独立于采购执行人员。如在 MIS 系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员应根据变更后的合同或取消合同的证据对 MIS 系统中的采购订单进行复核，确认采购订单修改的信息是否与采购合同一致，在 MIS 系统重新批准采购订单，重新启动采购订单的可用状态。在采购订单相应的存货已入库的情况下，根据变更后的合同，采购部门负责采购订单的人员通知并确保仓库 MIS 系统管理员在 MIS 系统中进行存货退库处理后，对 MIS 系统中的采购订单进行修改后，重新办理存货入库手续。1.4.1.4.合格供应
7、商管理合格供应商管理只有供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员才能在 MIS 系统中对供应商记录进行创建和修改。对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。（控制点SN06C.1.6）采购部门采购人员将评价为合格供应商的供应商信息，包括供应商完整名称、账号以及地址等，记录于供应商创建/更改申请单。采购部门负责人就采购人员对供应商的评价程序进行监控并对合格供应商的选择进行审批。经适当授权的管理层审批后的供应商方可被提交至供应商维护部门，由其建立供应商记录并纳入合格供应商管理。对供应商信息的修改亦应取得经适当授权的管理层的审批。（控制点 SN06C.1.7）财务部门独立于应付账款记录的人员根
8、据采购部门提供的供应商创建/更改申请单在MIS 系统中建立或修改供应商记录，对供应商名录进行维护。4供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员在采购部门的配合下，定期审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准确性、完整性和有效性。相关审阅人员在审阅结果上签字确认。（控制点 SN06C.1.8）2 2存货的入库存货的入库供应商送货至仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损并根据送货清单清点核对货物类型及数量等，经确认无误后在供应商送货清单上签字，并将送货清单于当月提交仓库 MIS 系统管理员。仓库 MIS 系统管理员将送货清单与 MIS 系统中的采购订单进行核对，以保证采购存货交易的存
9、在性。核对无误后，仓库 MIS 系统管理员在 MIS 系统中录入实际到货数量并进行收货确认。（控制点 SN06C.1.9）只有经授权的仓库 ERP 系统管理员方可在 ERP 系统中进行收货确认及记录存货出入库。（控制点 SN06C.1.10）仓库 ERP 系统管理员进行收货确认后通过 ERP 系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。入库单由 ERP 系统进行连续编号，以确保存货入库记录的完整性。仓库实物管理员核对供应商名称、存货类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。（控制点 SN06C.1.11）仓库实物管理员将签字后的入库单传递至采购部门，采购部门将供应商提供的发票和入库单
10、一并交给财务部门。但是，目前手机入库的账务处理未能做到与实物入库同步。财务部门应付会计在收到供应商发票后，将入库单、MIS 系统采购订单与发票进行三单匹配，确认无差异后在 MIS 系统的采购订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS 系统自动形成会计分录，将暂估应付款转至应付账款。对于跨组织接收物资：因为物资由分公司接收入库，MIS 系统采用了不接收时不能匹配的控制方式，所以匹配时由省公司打印出系统接收单据（无需签字），与发票、MIS 系统采购订单进行三单匹配。（控制点 SN06C.1.12）在发票价格与采购订单价格存在差异的情况下，应付账款会计对差异产生的原因进行调查。根
11、据原因的不同做相关处理，如果供应商的发票有误，要求供应商重开发票；如果采购订单有误，修改采购订单，具体流程参见本流程之 1.3 采购订单的修改和取消流程。5如价格差异在合理范围内，应付账款会计在 MIS 系统的采购订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS 系统自动形成会计分录，按照采购订单单价将暂估应付款转至应付账款。应付账款会计编制调整会计凭证，根据采购订单价格和发票价格的差异调整应付账款和存货的不同类别记录其它营运支出或其它支出。财务部门经适当授权的人员定期（如每季）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进并及时提供采购发票，复核后在暂
12、估应付款明细表上签字，以建立必要的问责制。（控制点 SN06C.1.13）采购部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的暂收存货登记簿并对其中长期未清理的存货余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的存货，存货管理部门汇总已领用和未领用的存货的数量和预计价格，经存货管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对已领用和未领用的存货的成本进行账务暂估处理，以确保成本费用和存货核算的完整性。 （控制点 SN06C.1.44）3 3应付账款的支付应付账款的支付支付应付账款时，采购部门填写付款通知单，经采购部门负责人签字同意后，
13、按照涉及金额的不同取得财务部门负责人或公司管理层批准。财务部门负责人或公司管理层根据审批权限审核付款通知单及相关单据，并在付款通知单上签字确认。（控制点SN06C.1.14）财务部门按照付款流程支付相关款项并由应付账款会计根据审批后的付款通知单和付款凭证在 MIS 系统中手工录入会计凭证，记录应付账款减少。4 4存货的实物管理存货的实物管理4.1.4.1.仓库管理仓库管理存货管理部门建立安全防范制度，按存货分类进行库存管理。仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等安全装置保证存货的安全。 只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证存货的实物安全，具体方式有：只有经授权人员有仓库的钥匙、仓库的门卫只允许
14、授权人员进入、采用电子监控设备确保只有授权人员进入等。（控制点 SN06C.1.15）6存货管理部门授权人员定期（至少为每季度）对仓库的安全保卫设施和控制措施进行巡视检查并出具实地检查报告，并在报告上签字确认。（控制点 SN06C.1.16）4.2.4.2.低值易耗品和办公用品实物管理低值易耗品和办公用品实物管理办公用品和低值易耗品于领用时计入费用，并纳入存货管理流程。如办公用品和低值易耗品入库时一次性记入费用，仓库使用备查簿对其进行账外实物管理，登记低值易耗品和办公用品的领用记录。领用人在领取办公用品和低值易耗品时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于办公用品和低值易耗品实物登记
15、簿。领用人在实物登记簿上签字确认。（控制点 SN06C.1.17）仓库独立于实物保管的人员定期（如每季）审阅办公用品和低值易耗品实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保办公用品、低值易耗品的准确记录。（控制点SN06C.1.18）4.3.4.3.备品备件的实物管理备品备件的实物管理备品备件于领用时计入费用，并纳入存货管理流程。如备品备件入库时一次性记入费用，仓库使用备查簿对备品备件进行账外实物管理并记录备品备件的使用状态，包括在库、待修、返修以及领用状态等。仓库保存有关备品备件的使用状态的支持性文件。领用人在领取备品备件时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于备品备件实物登
16、记簿。领用人在实物登记簿上签字确认。（控制点 SN06C.1.17）存货管理部门独立于实物保管的人员定期审阅备品备件实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保备品备件管理状态的准确记录。（控制点 SN06C.1.18）5 5存货的出库存货的出库5.1.5.1.领用出库领用出库领用部门填写存货领用申请，存货领用需根据领用存货金额的不同，由经过适当授权的人员审批并在领用申请上签字确认。7仓库 MIS 系统管理员根据经审批的领用申请在 MIS 系统中录入领用存货的数量和领用部门，MIS 系统自动记录存货减少并记入相关成本费用科目。存货单位成本由 MIS 系统自动获取系统按照移动加权平均法核算的存货单位成本。只有经授权的仓库 MIS 系统管理员方可以在 MIS 系统中进行出库确认。仓库 ERP 系统管理员通过 ERP 系统打印出库单交领用人。出库单由 ERP 系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完整性。领用人凭出库单和领用申请于当月向仓库实物管理员领取货物。仓库实物管理员核对领用申请单和出库单无误后，办理存货实物出库。出库单由存货领用人和仓库实物管理员签字确认。（控制点 SN06C.
