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1、Leadership 领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment 政策部署Control andFinance 财务及控制Legal,Tax and Insurance法律， 税务及保险Security and Administration安 全管理Quality andHSE 质量/安全/环境/ 健康Communic ation沟通资料室的管理制度资料室的管理制度资料室的管理制度资料室的管理制度Purpose 目的目的明确文件和资料控制的要求，确保各个场所使用的文件现行有效。确保资料室在受控情况下运行。Scope 范围范围应用于本公司的资料的管理，包括
2、外来文件的控制。Related Documents 相关文档相关文档CP 核心程序核心程序 Other Documents 其他文档其他文档记录保存 （FAU-P-LSC-5600） （CHO-I-LES-0001/CN）中国区文件控制程序控制内部文件 （FAU-P-LSC-5620） Issue 发布发布Date 日期日期Description of change 更改描述更改描述Cancels or replaces 取消或替换取消或替换01 2006/08/29新建新建N/AAuthor 作者：作者：卫广红Verified by 校验校验 :N/AValidated by 审核：审核：单
3、玉波Translated by 翻译：翻译：Key principle 准则准则保证记录被充分利用。合理保存记录。Appr by 批准：批准：全颖CHB-I-LSS-0022/CN Page 1/3Leadership 领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment 政策部署Control andFinance 财务及控制Legal,Tax and Insurance法律， 税务及保险Security and Administration安 全管理Quality andHSE 质量/安全/环境/ 健康Communic ation沟通CHB-I-LSS-002
4、2/CN Page 2/31 Process 流程无2.0Comments 注释Step 1各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档。存档记录需要有卷内目录，否则资料员有权拒收记录存档。Step 2存档时需要办理文件和资料移交清单，要求移交人和接收人核实记录并签字。Step 3资料员需要把存档的记录按类别登记在档案目录上，并在资料上加盖资料室管理印章，填写编号并分类存放，分类按记录保存程序执行。在档案目录上标明存放位置。Step 4公司机密文件借阅执行分类和机密性文件，资料只有一份时只允许在资料室查阅。借阅人员禁止借阅和本职工作无关的资料。需要借阅时，非公司机密文件经资料员同意即可
5、借阅，填写借阅登记簿；资料最多借阅期限为一周，借阅人按指定期限归还文件，到期不还的，由资料员追回并需要对借出资料核对 。Step 5体系文件更改由文件编写人进行电子文件更改并填写修改记录，在文件中更改部分应用红色字体，第二次更改前把第一次更改的字体变成黑色，新更改的部分应用红色字体，然后将更改后的文件，发给质量体系工程师，质量体系工程师更改网络上的电子文件，由资料管理员负责按原发放路线把旧文件的收回，然后发放新的文件。发放按各部门编写的发放矩阵发放，并填写文件发放回收记录。如果文件换版，需要收回原作废文件,作废文件统一由资料员处理。Step 6受控文件、作废文件、参考文件标识按中国区文件控制执
6、行。Step 7公司资料员负责每年年底组织各部门进行文件有效性评审（包括外来文件），填写文件有效性评审表，并公布文件最新更改状态。Step8根据文件的编制人的决定资料是否作废，文件的编制人需要通知资料员是否需要参考留用。资料作废后资料员需要填写失效文件汇总表，资料销毁需要填写文件销毁清单，资料销毁需要将资料撕毁 A4 纸不少于三块。Leadership 领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment 政策部署Control andFinance 财务及控制Legal,Tax and Insurance法律， 税务及保险Security and Adminis
7、tration安 全管理Quality andHSE 质量/安全/环境/ 健康Communic ation沟通CHB-I-LSS-0022/CN Page3/3Step9文件保存期限可根据记录保存程序执行。Step10各部门负责对公司所采用的国际、国家等相关标准信息的查询；HSE 协调员负责公司适用的环境、健康与安全相关的法律法规、标准信息查询，保证公司使用的标准是最新状态。Step11文件更改部门负责在电子文件上进行更改，并将更改后的电子文件发送给资料员，资料员负责替换网上电子文件，并留存原文件。Step12资料员应保证归档资料保存在干爽无潮、防水防火、无尘等适宜环境中，便于检索。确保不损坏
8、、变质和丢失，并便于存取查阅。3.0Key Performance Indicators(KPIs)主要性能的指标无4.0Records/Logs 记录和日志CHN-LS-QUA-P-0001F2 文件发放回收记录CHB-F-LSS-0013/CN 档案目录CHB-F-LSS-0014/CN 借阅登记簿 CHB-F-LSS-0017/CN 文件有效性评审表CHN-LS-QUA-P-0001F3 失效文件汇总表CHB-F-LSS-0018/CN 文件销毁清单5.0Key Terms and Definition 关键术语和定义无Leadership 领导力Strategy and plan战略计
9、划Policy Deployment 政策部署Control andFinance 财务及控制Legal,Tax and Insurance法律， 税务及保险Security and Administration安 全管理Quality andHSE 质量/安全/环境/ 健康Communic ation沟通REVISE DATE 修改日期CODE 页码REVISE CONTENT SUMMARIZE 修改条款/修改内容概述REVISE RESPONSIBILITY 修改负责人REMARK 备 注Leadership 领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment 政策部署Control andFinance 财务及控制Legal,Tax and Insurance法律， 税务及保险Security and Administration安 全管理Quality andHSE 质量/安全/环境/ 健康Communic ation沟通
