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1、1 时间管理的意义与误区 一时间的定义、特点 一时间的定义、特点 （一）时间的定义 在我们探讨“时间管理”这个问题以前，不妨先来看篇文章： 1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲， 内容如下： 诸位毕业同学: 你们现在要离开母校了，我没有什么礼物 送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要 抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得 已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。 趁现在年富力强的时候，努力做一种专门 学问。少年是一去不复返的，等到精力衰 竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急 需解决，哪有功夫去读书？即使
2、要做学 问，既没有图书馆，又没有实验室，哪能 做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了 图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读 书；凡是要等到有了实验室方才做研究 的，有了实验室也不肯做研究。你有了决 心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买 书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工， 每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10 页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 易卜生 说：你的最大责任就是把你这块材料铸造成器。学问就是铸器 的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼 睁睁地要看你们10年之后成什么器。 2 时间
3、管理的意义与误区 看了胡适先生的这一番语重心长的话 语，你有何感受？“时间就是效率”、 “时间就是金钱”、“时间就是生命”、 “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”， 诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而 出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常 听到： “我要是在大学多学点东西就好啦！” “我应该少看些电视，好好地约束自 己，多读点书！” “时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂 一样叮得我满头包；同事间争权夺利，我总是担任和事佬的角色；家 人总也见不到我，几乎把我登报作废！” 世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和 最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别
4、就在于他们如何利用 这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢？ 那么，时间到底是什么呢？ 所谓时间，是指从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种 各样的事件过程所形成的轨迹。 3 时间管理的意义与误区 （二）时间的四大特性 【思考】 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64 万元，你在这一天可以随心所欲，想用多 少就用多少，用途也没有任何的规定，条 件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再 用，也不能节余归自己。前一天的钱你用 光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64 万元。请问：你如何用这笔钱？ 要想能够真正了解时间并能“管理时间”，我们有必要对时间的本质 有深刻的认识，首先让我们先了解时间的
5、独特性： 1. 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的，在任 何情况下不会增加、也不会减少，每天 都是24小时，所以我们无法开源。 2. 无法蓄积 时间不象人力、财力、物力和 技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿 意，我们都必须消费时间，所以我 们无法节流。 4 时间管理的意义与误区 3. 无法取代 任何一项活动都 有赖于时间的堆砌， 这就是说，时间是任 何活动所不可缺少的 基本资源。因此，时 间是无法取代的。 4. 无法失而复得 时间无法象失物一 样失而复得。它一旦丧 失，则会永远丧失。花 费了金钱，尚可赚回， 但倘若挥霍了时间，任 何人都无力挽回。 5 时间管理的意义与误区 二时间管理的定义、意
6、义 二时间管理的定义、意义 （一）什么是时间管理 “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既 定目标。由于时间具备了上述四个特性，所以时间管理的对象不是 “时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。 请注意： 1 .“时间的浪费” 所 谓“时 间 的 浪费”是指对目标毫无贡献的时间消耗。 2 .“自管理者的管理” “自管理者的管理”要求我们必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立 目 标、妥 善 计 划、分 配 时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 6 时间管理的意义与误区 在信息爆炸的今天，资讯的空间在 无限地扩展，面临竞
7、争的压力、客户高 品质的需求，您是否又有些无所适从 呢？ 由于时间所具有的独特性，时间在 各种资源中又往往容易被我们忽略。在 上面的“银行拨款”案例中，我们不难 发现：每天我们有24小时，每小时由60 分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就 是8.64万秒。拥有这样的一笔财富，我们 怎么可以视而不见？又怎么可以随意处 置？这个问题恐怕需要我们花点时间来 考虑。 【案例一】 格里在威格利南方联营公司当了20多年 的总经理，该公司是美国最成功的超级市场 之一，他获得了许多值得引证的荣誉。 他的工作历程记录几乎为所有的总经理 所羡慕，这个记录中包括连年不断的销 售记录和利润记录 他毫不松懈地连续应用计
8、划、组织、授 权、激励、评价和控制等项目基本原 则，显示了他专业管理的精神 他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在 格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理 研究表明，大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的 专家。 7 时间管理的意义与误区 （二）时间管理的意义 【案例二】 有人曾粗略地统计过 一个活到72岁的美国人对 时间是怎么花的： 睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 看了左边的这一组数据，您 有何感受？ “时间管理”一直是个重要 的问题，但从来没像今天这么重 要过，为什么
9、？原因如下： 寻求事业、家庭与社会生活 平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 你的客户对品质的要求 看来，我们要成为一个高效 的时间管理者和职业人，减少时 间浪费的现象，确非易事。 1 .有效的时间管理是走向职业成功的重要源泉 2 .有效的时间管理是适应快速发展的社会的需要 3 .有效的时间管理可以减轻管理者的压力 4 .有效的时间管理可以让管理者做得更出色 8 时间管理的意义与误区 三时间管理误区：工作缺乏计划 三时间管理误区：工作缺乏计划 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技 能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时 间管理的五个误区，请大家仔细阅读
10、并分析，看看自已是否存在同样的问 题： 【案例三】 查尔斯史瓦在半世纪前 担任伯利恒钢铁公司总裁期 间，曾经向管理顾问李爱菲提 出这样一个不寻常的挑战： “请告诉我如何能在办公时间 内做妥更多的事，我将支付给 你任意的顾问费。”李爱菲于 是递了一张纸给他，并向他说 “写下你明天必须做的最重要 的各项工作，先从最重要的那 一项工作做起，并持续地做下 去，直到完成该项工作为止。 重新检查你的办事次序，然后 着手进行第二项重要的工作。 倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担 心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。” 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱 菲，并附言她
11、确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒后来之 所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，可能就是因为李 爱菲的那数句真言。 9 时间管理的意义与误区 （一）工作缺乏计划的原因 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来 不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做 思考 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心 （二）工作需要计划 我们作为一个企业的员工，要步入职业化的道路，成为一个强调 实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么 呢？剖析如下： 1. 固然有些事情是易行而
12、难料的，但若过分地强调这一点，则有 可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试 问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒 进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然 后再进行抢救？ 2. 不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位； 做计划的则是有意识地支配工作，处于主动 的地位、并提高工作效率。 3. 由于目标中拟定假设的客观环境发 生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所 以我们必须定期审察我们的目标与计划，做 出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处 于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章， 最终走进死胡同。 10 时间管理的意
13、义与误区 （三）工作缺乏计划的后果 1.目标不明确 2.没有进行工作归类的习惯 3.缺乏做事轻重缓急的顺序 4.没有时间分配的原则 11 时间管理的意义与误区 四时间管理误区：组织工作不当 四时间管理误区：组织工作不当 （一）组织工作不当的表现 职责权限不清工作内容重复 事必躬亲，亲力而为 沟通不良 工作时断时续 （二）如何做到组织工作得当 1 .学会如何接受请托 对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其 他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务 所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合 时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予以履行
14、的请托，经 常引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请 托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企 求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。 “明智地接受请托”的重要性在于： （1）“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受 可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议； （2）拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强 接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以我们在接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的 职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么 代价？如果
15、不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本-效益 分析”之后，你就可以决定取舍了。 12 时间管理的意义与误区 2 .学会利用资源 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员 手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如 你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的 考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将 主要的精力和时间放在更重要的事情上。 担心部属做错事 担心下属表现太好 担心丧失对下属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到合适的下属
16、授权 时间管理的意义与误区 （一）时间控制测试 五时间管理误区：时间控制不够 五时间管理误区：时间控制不够 拖延时间是时间管理的一大恶习，人们常常因时间的拖延和浪费导致 一事无成。在这里，我们提供了一个拖延商数的测验，请你做一下是否拖 延时间的自我评核。请据实选择以下每一个最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由 和借口。（ ） A.非常同意 B.略表同意 C.略表不同意 D.极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者施加压力是必 要的。（ ） A.非常同意 B.略表同意 C.略表不同意 D.极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困 难的工作。（ ） A.非常同意 B.略表同意 C.略
