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1、 重大企划部字重大企划部字 2012 0805 号号 签发：签发： 重庆大业兴置业顾问有限公司重庆大业兴置业顾问有限公司公文管理制度公文管理制度1.01.0 目的目的为规范公司公文制发、收文、阅文及办理，结合我公司管理的实际情况，特制定本管理制度。2.02.0 管理权限管理权限行政管理部负责对公司的公文进行处理、流转、保存、检查和管理。3.03.0 公文分类公文分类公司常用公文主要分制度文件、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十类。4.04.0 公文规范公文规范4.1 文件编号4.1.1 重大字”：为公司向内部下发的公司政策、规定方面的公文和用于向上级机关请示、报告、意见
2、等的上报性公文。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大字201XXX 号”；4.1.2 重大函”：用于公司同不相隶属单位之间商洽工作，如询问、说明和答复问题等。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大函201XXX 号”；4.24.2 文件格式文件格式公司常用公文应按照公司标准的公文模板规范书写（详见重庆大业兴置业顾问有限公司公文模板）。4.34.3 写作规范写作规范4.3.14.3.1 公文结构的层次序数公文结构的层次序数4.3.1.1 公文层次结构只有两层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”；4.3.1
3、.2 公文层次结构为三层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”；4.3.1.3 公文层次结构为四层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”；4.3.1.4 公文层次结构为五层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”第五层为“1.1.1.1.1”；4.3.24.3.2 公文字体、字号、行距、字距公文字体、字号、行距、字距4.3.2.1 公文字体、字号发文字号：重大字201XXX 号 三号，仿宋标题： 二号，黑体正文、落款、日期： 四号，仿宋部门发文字号：XX-0
4、XXXX-XX 号 三号，仿宋正标题 二号，黑体副标题 三号，楷体4.3.2.2 材料分多层次，其小标题为第一层 四号，黑体 例：小标题的编号为“1.0”第二层 四号，楷体加粗 例：小标题的编号为“1.1”第三层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1”第四层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1”第五层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1.1”4.3.2.3 行距、字距、边距文件正文的行距应为 26 磅。 文件字符的间距为标准。页面上、下、左、右边距均为 2.5cm。4.44.4 注意事项注意事项4.4.1 凡为公司正式文件，其标题必须冠以“重庆大业兴置业顾问公司”
5、，文尾不再署名“重庆大业兴置业顾问有限公司”，直接用中文落日期，印章盖在日期上；4.4.2 公文成文日期，以文件标注生效日期为准；4.4.3 公文及文字材料，均采用 A4 纸；4.4.4 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应在后一页署上“此页无正文”，再落日期加盖印章；4.4.5 各种批转件、转发件、发布件等均系文件的一部分，不得视作附件；4.4.6 任何部门以公司名义向外发送的一般性公文、报表，应履行印章审批手续，方可加盖公司印章（公文必须由行政管理部统一编号印制）。5.05.0 行文处理流程行文处理流程5.15.1 拟稿拟稿5.1.1 由具体承办人拟稿，并由部门负责人审核；5.1.
6、2 行文须符合公司公文规范；5.1.3 公文写作要求：情况要具体、观点明确、内容全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅简短；不能用圆珠笔、铅笔撰写和修改；5.25.2 签批签批5.2.1 拟稿完毕后填写发文稿纸或通过 OA 发文流程，报分管领导审核；5.2.2 以公司名义对内发布的各种红头文件需报请董事长审批。若文件内容需会签确认的，由行政管理部负责人组织公司领导进行会签后报董事长审批。在此过程中，经办部门可根据该文件的紧急程度，及时催回文稿。5.2.3 经审批无异议的文件即可安排发文制作。5.35.3 校对校对公文经审批程序流转结束后，由行政管理部负责人或拟稿
7、人进行校对.5.45.4 印制印制行政文员按公司规范的公文格式制作文件，制作后的文件经行政管理部负责人或拟稿人核对无误后，再按份数要求打印、复印、装订。5.55.5 盖印盖印行政文员按公司规定履行用章审批手续，交出纳主管加盖公司行政章。5.65.6 存档存档拟稿部门和行政管理部应各自保存一份加盖印章的公文，同时由行政文员保存公文的电子文档。6.06.0 发文处理流程发文处理流程6.16.1 内部文件的发送内部文件的发送6.16.1 公司发文公司发文6.1.1 公司内部发文一般通过 OA 系统或房友系统以电子文件形式发布，不再以纸质文件形式发布；6.1.2 特殊情况需纸质文件发送，则由行政文员填
8、写发文签，根据发布权限发送相关部门，并确保在制作后的半个工作日内送达。文件一般由部门档案管理员或部门负责人签收，保密文件应由部门负责人签收。6.26.2 部门发文部门发文6.2.1 各部门因工作需要在公司内部发布的一般性通知、函件、备忘等事务性文书，由经办人拟稿，部门负责人审核后，通过 OA 模版进行发布（各部门负责人拥有通告权）；6.2.2 部门之间文件的传递由部门档案管理员做好收、发文记录。6.36.3 外发文件的发送外发文件的发送6.3.16.3.1 以公司名义的外发文件以公司名义的外发文件6.3.1.1 凡以公司名义的发文由行政文员统一进行文件制作、编号，做好发文记录；6.3.1.2
9、需邮寄的文件，由行政文员以挂号寄出，并将挂号凭证贴于发文簿；6.3.1.3 需面交的文件，由行政管理部负责人安排人员到受文单位，并请受文单位在发文簿上签收；6.3.26.3.2 以部门名义的外发文件以部门名义的外发文件由部门拟稿并以部门名义外发的文件，由承办部门自己发送并作好发文登记。由承办部门负责人及其分管领导对文件内容负责。6.46.4 保密文件的发送保密文件的发送6.4.1 保密文件须通过机要（通信）渠道传递。机要人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全；6.4.2 在利用传真机传递秘密文件时，必须采用保密措施。凡需存档或领导批示后的传真件，应复制后再做存档处理，以利长
10、期保存。7.07.0 收文处理程序收文处理程序7.1 公司收文7.1.1 文件签收。行政部收件人员应逐件清点来文，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明具体办理时限。7.1.2 文件登记。行政部收件人员须将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文单位、发往单位、份数等逐项登记清楚，以利查询。登记后的文件报行政部经理确定办理方式。7.1.3 文件批抄。分发文件应严格按批抄范围进行。时限性强的文件要在半个工作日内送达，以免延误；密级较高的文件，必须缩小知密范围。7.1.4 文件传阅。传阅文件应严格履行登记手续，行政部收件人员要随时掌握文件去向，避免漏传、误传或延误。7.2
11、7.2 文文7.2.1 部门收到内部下发文件后，由部门档案管理员签收并填写收文记录，转交部门负责人。部门负责人按收文处理程序传阅或办理文件。7.2.2 行政管理部收件人员将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文部门等逐项登入收文记录中，以利查询。登记后的文件递送部门负责人安排办理。7.2.3 行政管理部交相关部门传阅后存档处理；7.2.4 由行政管理部提交相关部门办理，各部门在办理时应注意：凡属本部门职权范围内可以签复的事项，应直接签复行政管理部，如有需要应抄报相关领导；凡涉及其他部门业务的事项，承办部门应主动会同相关部门协商，并在两个工作日内办理完毕，会签后递送行政管理部；凡须报请上级领导审批的重要事项，应由本部门提出处理意见，并代拟批复文稿。如文稿内容涉及其他部门，应与其协商并取得一致意见后，报请上级领导审批。7.2.5 需办理文件办理完毕后，将公文处理签及公文原件交还行政管理部档案室存档；部门若需存留可保留复印件。8.08.0 本制度经修訂后于二本制度经修訂后于二 0 一二年八月一日实施，解释权与修订权归行政一二年八月一日实施，解释权与修订权归行政管理部。管理部。行政管理部二 0 一二年七月八日主题词：公文管理制度 主 送：董事长、各分管副总、各部门经理 发 送：全体员工 打 印：XXX 校 队：XXX 份 数：共印 5 份
