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1、机关企业公文写作概述,第一节 公文概说,一、公文的概念公文是公务文书的简称，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。关于概念，注意两点：1、法定效力。公文具有法律约束力的性质。2、规范体式。公文具有特定的种类、格式、行文规则、公文处理等内容。二、公文的种类国务院国家行政机关公文处理办法规定：公文有13类13种。分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,三、公文的分类13个文种按行文方向的不同，可以分为三类：1、下行文：行文方向往下。2、上行文：行文方向往上。3、平行文：行文方向往不往上，也不往下关于级别，有必要作一个
2、解释按办法规定：各级行政机关的行文关系，应该根据各自的隶属关系和职权范围。“上”和“下”指的是有隶属关系的上下级，即直属的上下级。学习时应该把握好这个内容。,练习：下面单位的行文关系怎样？1、总行与各分行2、广东金融学院与广东省政府3、上海市人民政府与广东省人民政府4、北京市人民政府与沙河镇人民政府,（一）下行文主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复1、命令（令）以突出的强制性和最高的权威性区别于其他文种。多为国务院及其部委、县以上人民政府的领导人才能颁发。2、决定：与命令相比，在强制性和权威性方面稍弱，在行文单位上限制不多。3、公告、通告：常常用于面向没有固定的行文对象或行文
3、对象级别相当复杂时使用。这两个文种多没有主送机关。4、通知、通报：前者指向将来，后者指向过去5、批复：答复下级机关的请示事项,（二）上行文主要是议案、报告、请示。议案有特定的行文单位和行文对象。发文单位一般是人民政府，主送机关（行文对象）则是同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会。报告和请示的区别在于要否答复：前者只是陈述情况，不用上级答复后者则需要上级的批复。,（三）平行文主要是函适用于不相隶属机关之间的文书往来。使用上比较灵活。不相隶属机关：两个没有隶属关系的机关。,五、公文的格式,（一）包括的内容公文一般由发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、
4、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,眉首部分,眉首部分包括以下内容：（一）公文份数序号（二） 秘密等级和保密期限（三）紧急程度（四）发文机关标识（五）发文字号（六）签发人,（一）公文份数序号指将同一文稿印刷印制若干份时每份公文的顺序编号。是否需要注明，与秘密等级有关。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。（二）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级（分绝密、机密和秘密三级），应顶格标识在版心右上角第一行。如需同时标识秘密等级和保密期限，应顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“”隔开。（三）紧急程度指对公文送达和办理的时间要求。
5、分“特急”和“急”两种。如需标识，应顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级和紧急程度，前者在右上角第1行，后者在右上角第2行。,（四）发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。一般用红字。注意事项：1、上行文一般只标识发文机关全称或规范化简称，而省略“文件”二字；2、多个单位联合行文，各单位一般作纵向排列，主办机关名称在前。“文件”二字居中处理。（五）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位置在发文机关标识下空2行，居中排布。注意事项：1、代字一般有固定处理。如“府”、“银”2、年份、序号用阿拉伯数码标识；3、年份应用全称，用六角括号括起；4、联合行文，只标主办机关的发文字号。（六
6、）签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。先写“签发人”三字，冒号后标识签发人姓名。,主体部分,主体部分包括以下内容：（一）公文标题（二）主送机关（三）公文正文（四）附件（五）成文日期（六）印章（七）附注,（一）标题1、标题一般由三部分组成：（1）发文机关名称：可参考发文机关标识（2）事由：由介词“关于”加公文内容的准确、简要概括组成的介词短语作文种的定语。（3）文种：在13个文种中选择最恰当的。：为下面的公文加上标题越秀区公安分局：因工作需要，需刻制钢印一枚，请给予办理有关手续。钢印规格如下：（略） 中国人民银行广州分行（章） 二000年九月十五日,（二）主送机关也叫抬头，
7、指公文主要送达和需要办理的有关单位。确定主送机关的原则：1、根据隶属关系和职权范围确定主送机关，一般不可越级行文；2、主送机关是受理或答复公文的机关。需要阅知而非受理或答复公文的机关，只可抄送；3、主送机关是机关，而不是领导者个人。4、上行文，主送一个机关，其他抄送。5、主送机关名称应写全称或规范化简称。6、公告、通告等知照性公文和决定等一般不用主送机关。,（三）公文正文一般包括三部分内容：1、写作目的2、写作内容3、要求（四）附件指附属的文件。办法指出：“公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。”在正文下面，空两格先写上“附件”二字，冒号后标明附件顺序和名称。（五）成文日期指公文的生效之日。成
8、文日期以负责人签发的日期为准；联合行文则以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全。应该注意的是，使用的是汉字，而不是阿拉伯数字,（六）印章各文种除会议纪要外都要求加盖印章。平时写作，应该注意在发文单位后面加小括号，写上“章”字，以示印章。（七）附注附件是附于正文的文件，附注是附在正文后的注释。附注多用于解释或标明公文的传达范围。若是请示，必须在附注处注明联系人的姓名和电话。,版记部分,版记排布在公文末页的尾部。包括三个内容：1、主题词2、抄送机关3、印发机关和印发时间,（一）主题词主题词指反映公文主要内容的名词性短语。主题词主要是为适应办公现代化的要求，便于计算机检
9、索和管理公文而产生。办法第十条的12规定：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。注意事项：1、一般是名词性词语2、数量3-5个3、标引时不用标点符号（二）抄送机关抄送机关指除主送机关以外需要受理或答复公文的机关。应该分清楚主送机关和抄送机关两个概念的区别。主要是了解清楚“主送”和“抄送”的区别。（三）印发机关和时间位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下），占1行。印发机关左空一个字的位置，印发时间右空一个字的位置。印发机关一般是发文机关的办公室，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记各要素之下均加一条宽度同版心的反线,第二节 常用政府公文写作,通知的写法了解
10、通知与相近文种的异同：通知与通报的异同一针对未来，一针对过去。内容上也有区别通知与通告的异同主要是主送机关上的区别,通知的分类按照不同适用范围，通知一般可以分为如下三种：转发或批转性通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文；部署性通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；知照性通知：任免人员,批转或转发性通知的写法首先要分清楚批转和转发这两个不同概念：批转的对象是下级机关的文转发的对象则是上级机关或不相隶属机关的文标题处理1、一般把原标题直接插入新标题中去。标题形式变成发文机关“关于转发（批转）”+被转公文的标题+“的通知”2、避免出现“的通知的通知”的累
11、赘情况3、可省略重复的“关于”。4、多层转发可去掉中间的搭桥单位。练习：给下面的公文加上标题：各市，县，自治县人民政府，省府直属有关单位： 省人民政府同意省卫生厅关于切实加强血液管理工作的意见，现转给你们，请认真贯彻执行。 广东省人民政府（章） 一九九七年一月十七日正文处理转发性通知的一般处理是：现将（上级机关）的文转发给你们，请有些还会另起一段，写清楚转发公文的重要性及具体贯彻要求。批转性通知则要求加上上级单位同意的意思。,部署性通知与知照性通知的异同传达要求下级机关办理和需要有关单位执行的事项。知照性通知则没有具体的部署，只是简单的告知。写法及注意事项1、标题发文机关“关于”+主要内容+“
12、的通知”2、正文（1）讲明发文原由（或谈做好此工作的意义，或分析形势，或介绍背景，或几者兼有）以“特作如下通知：”等为过渡（2）通知主体部分，即部署工作。一般分条分项写明工作内容和原则。这部分考虑要周全，条理要清晰。（3）结尾，时有时无，看实际需要。多提要求与希望，有时以“特此通知”作结。,3、知照性通知部署性通知要求收文单位需贯彻执行，而知照性通知目的主要让收文单位了解情况即可。写法上与部署性通知基本一致，还是分发通知原由、通知事项和结尾（有关要求）等三部分。但没有部署性通知写得那么详尽、具体。结尾甚至多用“特此通知”作结。,请示的写法适用于向上级机关请示指示、批准的请示性公文。与相近文种的
13、区别与报告的异同：主要在于是否需要回复。与函的异同：主要在于收文单位和发文单位的关系及内容的重要程度等。请示的独特行文规则（1）主送机关一般只有一个，即本单位的直属上级机关。（2）一般不得越级请示。非不得已时，应抄送被越过的上级机关。（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应一主送一抄送，由主送机关负责答复。（4）除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。（5）请示应当事前行文，要求一文一事。,请示的结构和写法1、标题的处理：发文机关+关于事+“的请示”2、正文的处理1、请示原由这是请示的重点所在。注意请示理由应力戒空洞，应该借助具体材料去说明问题。2、请示事项要求清楚写出请示的具体内容
14、。3、请示的相关要求（结语）一般两种写法：（1）以上请示，当（妥）否，请批示（2）以上请示，如无不当，请批准,请示写作中的注意事项1、行文目的要明确，确属“三无”情况才用请示行文。2、要严格遵守请示的独特行文规则。3、请示，不能只提问题，应有自己的处理意见，请上级审核批示4、请示理由要充分，要言之成理。5、言辞要得体。如不用“决定”，用“拟定”；不宜有诸如“否则后果自负”等过于强硬的言辞。,第四章 企业应用文写作,第一节 工作计划一、工作计划的含义、特性和订立工作计划的意义。（一）概念人们根据一定的原则，对未来一定时期要做什么和准备怎样去做所作的具体安排和打算。（二）作用凡事预则立，不预则废。
15、好的计划能有效地集中人力、物力、财力，更好地达成某个目标。二、工作计划的种类及其写作特点。（一）按计划时间和内容要求的不同，分别有计划、规划、设想、要点、意见、安排、打算、方案等。对以上不同叫法的计划，应该注意加以区分。如：规划：带有全局性、方向性的宏观方面的计划，时间较长。设想：一种初步的、粗线条的、时间长而又非正式的计划。安排：时间较短、内容较单一、具体。要点和意见：领导机关向所属单位布置一个阶段或一项重要工作时，交代有关政策，提出具体要求。方案：非常具体、成熟的计划练习：填上合适的叫法：1、广东省十年消灭荒山 。 2、田野公司第一季度工作 。3、广东金融学院第九周工作 。 4、广州市工资与物价挂钩 。,（二）、按内容涉及方面来分有综合计划、专题计划。（三）按形式分有条文式计划、表格式计划、条文兼表格式计划。（四）特征1、预见性：从分析现状准确预测未来2、指导性：对工作有实际指导意义3、实践性：必须能实施，把计划变为现实,
