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1、決定台商報關工作成敗的 決定台商報關工作成敗的 六大環節及 60 字訣 六大環節及 60 字訣 袁明仁 袁明仁 華信統領企業管理諮詢顧問有限公司 總經理 華信統領企業管理諮詢顧問有限公司 總經理 台商企業報關問題的解決 ， 不完全操之在企業本身,還需倚賴外界相關機關的配合 及協助。報關問題的產生既有企業內部的問題,例如研發、業務、採購、倉庫、財務、 生管等，也有外部供應商、船務公司及客戶的問題。此外大陸各地海關作業規定不一， 也是造成台商報關出差錯的原因。特別是大陸條條塊塊的機關,例如海關、外匯管 理局、稅務局、商檢、跨關區作業、檢驗檢疫、原產地申辦等。涉及的企業內部各部 門及外部相關機組織，
2、加起來至少有 15 個。筆者總結多年來輔導東莞、深圳、寧波、 蘇州、昆山、天津、大連、揚州、番禺、惠州等地台商，建立報關制度及協助台商因 應海關稽查的經驗,提出解決報關問題的六大環節及 60 字訣。 一、建立報關條條塊塊及跨部門整合 一、建立報關條條塊塊及跨部門整合 報關工作涉及內部各部門及外部機關，因此要做好報關工作，除了做好對內跨部 門溝通整合之外，還需靠外部相關機關的配合。台商發生報關問題，大都與台商企業 負責人的經營心態有關 。 有些報關問題的發生是台商無心之過所造成的,有些報關案例 是台商明知故犯的,有些報關問題是台商抱著投機僥倖的心理所造成的。 台商企業報關問題之所以層出不窮一再的
3、發生,關鍵在於台商企業欠缺熟悉大陸 關務及船務運作及了解大陸關務法令法規的台籍幹部。有的台商企業甚至沒有台籍幹 部來負責報關工作,完全交給報關員負責,此類型的台商企業是最容易出問題的。由於 台商在大陸報關作業所發生的問題涉及各個層面、各個部門及相關人員。因此台商要 做好報關工作必須做好跨部門及跨外界不同機關的系統整合。 二、決定報關工作成敗的 60 字訣 二、決定報關工作成敗的 60 字訣 欲完善關務工作必須做到以下 60 個字： 權責分明 、 資訊回饋 、 資訊整合 、 檔案管理 、 橫向溝通 、 內勤外勤 、 合同平衡 、 系統整合 、 跟催稽核 、 異 常處理 、 矯正措施 、 預防措施
4、 、 持續改善 、 風險控制 、 關係建立 。 三、決定報關工作成敗的六大環節 三、決定報關工作成敗的六大環節 關務工作是屬於跨部門系統整合的問題,欲成功推動關務工作必須掌握影響關務 工作成敗的六大環節,即關務本部門的問題、廠內各部門對關務造成的問題、供應商轉 廠造成的問題、客戶訂單模式及轉廠對關務造成的問題、貨代公司對關務造成的問題、 海關作業不一對關務造成的問題。 欲做好關務工作，必須做好關務的基礎工作,才能將企業報關運作導入正軌。欲 成功推動關務 ， 應做好以下六項基礎工作,並逐步著手推動,及持續改善解決關務問題 。 1. 關務本部門造成的問題 1. 關務本部門造成的問題 關務本部門可能
5、由於下列原因造成報關作業不順暢：關務組織、關務人員、關務 系統、關務制度、關務流程、關務檔案管理、關務資訊回饋、關務問題溝通、關務電 腦化等不完善，影響到關務工作的正常運行。 2. 廠內各部門對關務造成的問題 2. 廠內各部門對關務造成的問題 廠內各部門可能由於下列原因造成報關作業不順暢：業務提供訂單資訊不正確或 不及時，影響到合同（手冊）的申請；業務提供出貨資訊不正確或不及時，影響到出 貨的順利安排；各單位提供設備及模治具資訊不正確或不及時,影響到設備的報關進 口；生管單位提供的生產資訊不正確或不及時，影響到船務訂艙及車輛安排；生管提 供出貨資訊不正確或不及時，影響到報關單申報的及時及正確性
6、；研發單位提供的 BOM及零件變更資訊不正確或不及時,影響到合同的申請及合同的修改 ； 生技提供成品資訊 不正確或不及時，影響到報關出口資料的製作；資訊部門未及時且正確的提供當月原 物料資訊，影響到報關合同平衡表的製作；倉庫未及時且正確的提供庫存資訊，以致 報關無法正確作帳，使得合同理論數量與實際數量的差異過大；品保未及時檢驗原物 料及成品品質,以致影響到商檢及報關作業 ； 採購未及時且正確的提供供應商轉廠資訊, 以致報關轉廠作業出問題及供應商轉廠資訊統計不正確；資材未及時且正確的做好裝 貨工作,以致影響到出口報關作業 ； 外包部門進行外包作業可能涉及與海關規定的不一 致及可能面臨稅務查帳的風
7、險、各單位以快遞進出口，影響到帳料的不一致及造成外 匯匯款出問題。 3. 供應商轉廠對關務造成的問題 3. 供應商轉廠對關務造成的問題 供應商轉廠可能由於下列原因造成報關作業不順暢：供應商基礎資料未建立、轉廠作業不及時、轉廠資訊提供不真實、轉廠未管制、供應商配合不佳、供應商資料未 輸入電腦、供應商轉廠資料未建檔、採購提供供應商的轉廠資訊不真實、供應商被查 廠影響到本公司的報關作業運作。 4. 客戶訂單模式及轉廠對關務造成的問題 4. 客戶訂單模式及轉廠對關務造成的問題 客戶可能由於下列原因造成報關作業不順暢：不同客戶交易模式的報關作業風 險、客戶轉廠的運作順暢、客戶取消訂單、客戶規格變更、客戶
8、交期改變、客戶提供 資訊不正確、客戶未及時提供正確訂單資訊。 5. 貨代公司對關務造成的問題 5. 貨代公司對關務造成的問題 貨代公司可能由於下列原因造成報關作業不順暢：貨代公司資訊未及時回饋、異 常問題未跟催反應、出錯地點、物流成本問題、聯繫溝通問題、貨代公司內部管理問 題、貨代公司人員異動，造成同一問題重複發生、進口不及時，影響生產運作順暢問 題、拖車過夜費、延時費等問題。 6. 海關作業不一對關務造成的問題 6. 海關作業不一對關務造成的問題 海關可能由於下列原因造成報關作業不順暢：不同口岸海關的認定問題、不同口 岸海關執法的鬆緊問題、海關審價問題、與海關關係建立的問題、海關新政策及新法
9、 令的實施問題、查車問題、查廠問題、衝關問題。 欲做好報關問題可從以下幾個方面著手,並採取及時矯正、做好預防及持續改善,以降低關務的各項運作成本。 四、完善報關工作的整體解決方案（Total Solution) 四、完善報關工作的整體解決方案（Total Solution) 表 1 完善報關工作的整體解決方案（Total Solution) 表 1 完善報關工作的整體解決方案（Total Solution) 項 次 項 次 報關作業待解決問題 報關作業待解決問題 建議方案 建議方案 具體做法 具體做法 1 .解決關務制度化、關務 人員權責分明及關務人 員工作合理化的問題。 完善報關組織及權 責
10、分工 1. 重新制訂關務組織圖。 2. 關務劃分外勤組、內勤組、船務組。 3. 制訂報關職務說明書。 4. 關務工作重組及作業流程合理化。 5. 關務人員工作重新合理化分配。 6. 增加內勤人員,重點加強關務內勤工作。 7. 加強對報關人員培訓,以降低報關異常的發生。 2 解決關務資訊未及時回 饋,未能真實完整的在 第一時間掌握及處理的 問題。 建立及落實關務內 部資訊及時回報、溝 通、整合及處理的體 系。 1. 透過手機簡訊及時回報關務進度及關務異常,以利第一時間解決問 題。 2. 每天由關務外勤人員及船務人員將工作進度及異常情形提供內勤人 員,由內勤人員統一數入電腦整理關務工作日報。 3.
11、 外勤關務人員每日報關完成後需將報關資料交內勤人員建檔處理。 4. 每週召開關務部門關務工作進度及異常報告會議。 3 建立關務系統性、可操 作性的制度,使關務逐 步走向制度化、正常化, 解決關務制度化的問題 及運作的順暢。 檢討船務、報關外 勤、內勤的流程合理 化及建立所需的制 度。 1.建立可操作性的關務運作流程、制度、表單。 2.建立關務實際運作的各種範例。 表 1 完善報關工作的整體解決方案（Total Solution)（續） 表 1 完善報關工作的整體解決方案（Total Solution)（續） 項 次 項 次 報關作業待解決問 題 報關作業待解決問 題 建議方案 建議方案 具體做
12、法 具體做法 4 解決報關檔案建立 不完整及報關檔案 未管理的問題。 規劃報關檔案櫃、報關 資料夾及推動關務資 料歸檔作業。 1. 規劃關務部門檔案櫃。 2. 關務檔案櫃清理及做 6S 整理整頓。 3. 關務檔案夾標示及資料歸檔管理。 4. 明確所需歸檔的關務資料及歸檔方式。 5. 指定內勤人員負責關務資料建檔及管理工作。 6. 明確外勤人員關務資料交接給內勤人員建檔的要求。 7. 培訓內勤人員做好關務資料建檔及管理工作。 5 解決關務資訊不完 整、不真實及未能 及時提供的問題。 整合 ERP 電腦系統及 關務電腦系統,提供正 確且及時的資訊。 1. 由內勤人員在電腦系統做好公司原物料零件料號
13、的歸類,以利原物料合 同申請時,商品編號的統一,確保新合同申請的順暢。 2. 由內勤人員在電腦系統做好公司成品料號的合併歸類,以利成品合同申 請時,商品編號的統一。 3. 合同及報關單輸入關務電腦系統。 4. 每月由資訊提供電腦系統庫存資訊給關務,由關務內勤人員在關務電腦 系統進行每月合同平衡的試算。 5. 每半年由財務提供盤點資訊給關務,由關務內勤人員在關務電腦系統進 行每半年合同平衡的試算。 6. 供應商轉廠資料建檔、輸入電腦以掌握轉廠真實資訊。 五五. 結論結論 報關工作是一種系統整合工程，涉及企業內部單位包括：業務、生管、財務、 採購、倉庫、研發、外包、資訊等跨門。 任何一部門的疏失都將造成報關作業不 順暢。因此建議應透過建立健全的報關制度，以減少或避免個別報關員的作業疏 失，影響到企業被海關罰款，是今後台商必須全力以赴的工作，不能再像過去一樣， 讓報關成為三不管地帶，報關工作應由高階台籍幹部負責跨部門整合。
