Excel财务管理中的应用

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1、http:/ Excel 财务管理中的应用基础篇 目 录 第一节 建立与使用电子报表.1 第二节 建立第二张工作表.5 第三节 设置单元格的格式.7 第四节 设置货币符号.12 第五节 预览和调整报表外观.14 第六节 加入标题.16 第七节 调整列中的文字位置.18 第八节 添加“总计”单元格.23 第九节 制作员工工资图表.24 http:/ 第一节 建立与使用电子报表 中文 Office 软件包中提供了一个名为中文 Excel 软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库管理系统软件 Visual FoxPro 也能建立电

2、子报表，但中文Excel 却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。 开始语：中文 Excel 是 Microsoft Office 软件包中文版的组成部分。按启动 Windows 应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为 Book1(工作薄 1)的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。 图 1 进入中文 Excel 的操作窗口 1http:/ 注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的

3、相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。 步骤一、参见图 2，单击 A1 单元格。 中文 Excel 操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的 “工作表区” ， 它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图 2。工具栏下方标记的 A、B、C、D.分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1 表示 A 列中的第一行单元格，C3，就表示 C 列中的第三行

4、单元格。在中文Excel 操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。 图 2 单击 A1 单元格 注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。 2http:/ 图 3 在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”，参见图 3。 在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。 图 4 第一行各列中的内容 步骤三、 按一下键盘上的右方向键， 然后输入 “年龄” ，接着

5、在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图 4。 使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。 步骤四、参见图 5，移动鼠标单击 A2 单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图 6。 3http:/ 图 5 单击 A2 单元格 图 6 编制也这份“员工工资表” 完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图 6 所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、

6、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。 注意：中文 Excel 关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。 4http:/ 第二节 建立第二张工作表 在同一本中文 Excel 工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题： 注意：中文 Excel 的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。 步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图 7。 这一步操作与在 Microsoft Word 中选

7、定文字的操作相类似， 选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图 7。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。 图 7 选定第一行中的所有内容 步骤二、按下键盘上的 Ctrl C 组合键。 这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在 Windows 剪切板中。与之相应的 Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文 Excel 工作表中应5http:/ 用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。 图 8 单击 Sheet 2 标签

8、 步骤三、单击左下方的 Sheet 2 标签，参见图 8 所示。 Sheet 2 是另一张工作表(Work Sheet)的标签， 也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。 注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock 等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。 步骤四、进入表格 2 后按下键盘上 Ctr

9、l V 组合键，结果参见图 9。 图 9 在第二张表中粘贴内容 6http:/ 完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中，如图 9 所示。 此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。 步骤五、参照前面的操作，输入第二张表中的内容，结果参见图 10。 上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与 Microsoft Word 中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。 图 10 输入第二张表中的内容 第三节 设

10、置单元格的格式 与 Microsoft Word 一样，在中文 Excel 中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。 此外， 还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的 Sheet 1 标签，返回“员工工资表”。 7http:/ 图 11 单击行号 1 注：在初始状态下，中文 Excel 操作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；如

11、果要选定某个工作表，请单击其标签；如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的 Shift 键，然后再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。 步骤一、参见图 11，单击行号 1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标器，进入图 12 所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。 8http:/ 图 12 选择“单元格快捷菜单” 图 13 单击“字体”选项卡 步骤二、进入图 13 所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。 9http:/ 图 14 从“字体”窗口中选择一种新的字体 步骤三、参见图 14 从“字体”窗口中选择一种新的字体后，参见图

12、 15，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。 图 15 选择一种字形 图 16 上述操作的结果 10http:/ 此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，参见图 16。 图 17 选定此列中的所有内容 图 18 选择“数字”选项卡 11http:/ 第四节 设置货币符号 述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性， 下面的操作将设置货币符号： 步骤一、单击 D 列号，选定此列中的所有内容，参见图 17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选

13、择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图 618。 图 19 在“分类”列表窗中选择“货币”项 步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图 19。 图 20 设置好“小数位数”与“人民币符号” 12http:/ 步骤三、参见图 20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。 图 21 在工资数额前加上一个人民币符号 上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如 图 21 所示。 这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。 13http:/ 图 22 选择“打印预览” 第五节 预览和调整报表外观 一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整