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1、 文件编码：DYWH-OP-01 程序版次/ 修改次数： A/0 页 码：第 1 页 共 4 页 武汉德炎水产食品有限公司 程序文件 文件控制程序 文件控制程序 1. 目的 对与公司质量安全管理体系有关的文件进行控制，确保使用有效版本文件。 2. 范围 适用于质量安全有关的文件控制，同时也适用于其他体系文件方面的控制。 3. 职责 3.1 总经理负责质量安全手册和程序文件的批准发布及质量安全手册和程序文件的评审、 更新、作废的终审； 3.2 管理者代表负责组织食品卫生质量手册、程序文件、HACCP 计划、记录等文件的编 写，制定文件编码方法 ，品控部负责对质量安全体系文件的总体控制，并负责质量
2、安全 手册、程序文件和记录等的发放管理； 3.3 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理； 3.4 行政人事部负责部门工作手册和行政工作文件的管理及发放工作。 4. 程序 4.1. 文件分类和编号4.1.1 文件包括 4.1.1.1 食品卫生质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标） ； 4.1.1.2 形成文件的程序； 4.1.1.3 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、工作规范、 管理规定等） ； 4.1.1.4 外来文件（法律、法规、标注、上级文件、客户资料等） ； 4.1.1.5 记录4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。 “受控”文件为更改通知版本，
3、在发生 更改时能追到全部使用者， “非受控”文件为更改不通知版本 4.1.3 公司质量安全体系文件按存在形式分为书面版和电子版文件，以下所描述均为 书面文件的控制程序。4.1.4 文件编码要求：见文件编码方法 文件编码：DYWH-OP-01 程序版次/ 修改次数： A/0 页 码：第 2 页 共 4 页 武汉德炎水产食品有限公司 程序文件 文件控制程序4.1.5 文件的版本和修改状态标识4.1.5.1 文件的版本以大写字母（A、B、C、Z）表示，修改状态以阿拉伯数字 （0、1、2、3）表示 4.1.5.2 文件内容发生更改、修订时，要在修改码上反映并在文件发行及个人更改记 录上登记，当修改状态
4、变更到 3 次以上后，该文件则需换版4.1.5.3 文件内容有重大变更时必须更换文件版本。 4.2 文件的编写及审批 4.2.1 质量安全手册和程序文件由 ISO/HACCP 小组组织编写，管理者代表审核，总经理 批准，所有文件在发布前必须得到授权人员的审批。4.2.2 职能部门文件由相关部门负责编写，管理者代表审核，总经理或分管副总经理批 准。4.2.3 确保文件正确、清晰、协调、易于识别检索。 4.3 文件的发放 4.3.1 质量安全手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其它单位或 顾客时为“非受控”版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章。4.3.2 业务和外来文件、资料发
5、放均应有发放号，企业管理办公室向各职能部门或各部 门向使用人员发放时，均应填写“文件发放登记表” ，领用人应在清单上签字。4.3.3 当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续、补发新文件，破损文件由综合 管理中心收回。4.3.4 当文件丢失时，应说明原因，申请补发。 4.3.5 提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 4.4 文件的更改4.4.1 体系文件的更改填写“文件变更记录” ，经原审批人批准后，由品控部组织实施。4.4.2 应严格控制文件的更改确需要更改时，应由原编写部门到品控部填写“文件变更 记录”更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等。并按原来的审批程序由原 审批人审
6、批后实施，若指定其它人审批时，应获得审批所需的有关背景资料。4.4.3 更改信息应由发放部门传递到原文件的所有受控版持有者，文件持有者应按要求进 行更改，按规定作好记录，保存更改单，适合时收回相应作废的文件。 4.4.4 品控部应保存更改记录。 文件编码：DYWH-OP-01 程序版次/ 修改次数： A/0 页 码：第 3 页 共 4 页 武汉德炎水产食品有限公司 程序文件 文件控制程序 4.5 文件的评审与更新每年第一季度由管理者代表组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适宜性、充分 性、有效性进行评审，必要时修改或换版，并进行再次批准。 4.6 文件管理4.6.1 文件的储存，应提供适宜环
7、境和设施，有防火、防虫，和防潮措施，以防变质和损坏。4.6.2 文件原版一般不外交借。需临时借阅时应办理借阅手续，在指定的日期内归还。4.6.3 企业管理办公室负责收集国家和行业标准，每年清理一次外来文件，确认其有效性， 及时宣贯标准，更换过期标准，收回过期失效文件，详见外来文件控制要求4.6.4 各部门应建立收、发文登记本，做好本部门文件的管理,填写受控文件清单。4.6.5 任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。4.6.6 作废留用的文件，应办理手续，标识后单独存放。 4.7 特殊文件 4.8.1 与质量安全有关的红头文件应执行此文件控制程序；4.8.2 在发行红头文件时，办公室应保存使用审批记录。 4.9 记录按记录控制程序执行。 5. 相关文件文件编码方法 外来文件控制要求 记录控制程序 6. 相关记录 文件发放登记表 作废文件销毁申请表 文件变更记录 外来文件使用审批表 受控文件清单 7. 编制、审核与批准 编制 审核 批准 文件编码：DYWH-OP-01 程序版次/ 修改次数： A/0 页 码：第 4 页 共 4 页 武汉德炎水产食品有限公司 程序文件 文件控制程序 日期 日期 日期
