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1、TCS2009 标准编写模板使用指南为了便于公司标准编写符合 GB/T1.1 规定的标准，现规定使用“标准编写模板 TCS2009”对标准进行规范编写。TCS2009 符合GB/T1.12009标准化工作导则 第 1 部分：标准的结构和编写的规定，并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下：一、启动或退出 TCS2009（一）启动如果正确安装好了 TCS2009，安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式 ，另外在“开始” 菜单中也有启动路径。启动之后，屏幕上将出现如下图所示的主界面，同时屏幕右下角会出现图标 。（二）退出如果需要退出 TCS2009，在屏幕上已 经显示主界面的情况下，点击“
2、 退出”按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时，需先点击右下角图标进入主界面后退出。请注意：只有再新建或打开的 TCS 文件全部关闭后才能退出 TCS2009。如果在没有关 闭 TCS 文件的情况下退出，系统会给出相应的提示。二、新建或打开 TCS 文件（一）新建 TCS 文件如果需要编写一个新的标准，则应进行新建 TCS 文件的操作：在主界面 点“ 新建”按钮 ，屏幕上会 弹出“ 新建 TCS 文件” 窗口。在该窗口的“ 文件名 ”中输入标 准文件的名称后，按 “保存” 按钮，屏幕上将出现标准首页的主要内容，如图所示：TCS2009 自 动设定了标准文件首页框架。在此框架下，可以根据所编写标准的
3、内容，在章标题“范围”和“ 规范性引用文件” 下的空白处输入相应的内容。可以视编写标准的实际需要确定是否保留第 2 章“规范性引用文件 ”。在首页的顶行输入标准名称（替换文字“标准名称”）。如果标准名称需要多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作（即同时按下 Shift 键和 Enter 键），而不 应使用硬回车操作（即只按 Enter 键）。 请注意：当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后，TCS2009 会自动在首 页添加标准名称。（二）打开 TCS 文件如需打开 TCS 文件， 进 入主界面后点击“ 打开”按钮，选择所要打开的 TCS 文件打开即可。 请注意：在没有安装 TCS2
4、009 的情况下，也可以通过 Word 打开 TCS 文件，但无法正常使用 TCS2009 所提供的功能。三、TCS2009“ 菜单栏”的使用方法在 Word2007 中，新建或打开 TCS 文件后，在标准文件首页工具栏里点击“加 载项” ，就会出现 TCS 快捷菜单栏，如图所示：（一）“要素及排版”菜单在编写标准的过程中，可以依靠 TCS2009 提供的 “要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。如图：1.封面点击“封面”菜单条， 弹出“ 标准封面选项”，选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面，如图所示：封面添加完毕后，TCS2009 会自动添加终结线 并在每页添加以标
5、准编号为内容的书眉。在封面中，点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。各部门在编写封面时，只需对 这 2 项内容进行编写，其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。请注意：a.在灰色框中填写相应 的内容，封面产生后，模版会保 护文件从而不能编辑封面，可选择“ 取消保护”对封面进行修改。b.封面中的“标准名称 ”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行，以便多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作2.目次选择“目次”菜单条后，会弹出如图所示窗口：如果在该窗口上不做操作，直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次，并自动冠以“目次”标题。如果还需添加其他目次内容，请在“可选的目次内
6、容：” 中进行选择。 TCS2009 提供了默 认向上自动选择的功能，如 选中了“ 五级条标题” ，则 它以上的目次项都会被勾选，同样适用于附 录条标题。当修改了标准文本内容后，则可能需要更新目录。此时只需再次选择“ 要素及排版 ”中的 “目次”菜单条，这时 系统会弹出对话框，询问“本文已经插入目次，是否修改目次？”当选择了“是” 后，即可完成目次的更新工作。请注意：TCS2009 具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能，在添加和更新目次时，将自动过滤“ 无标题条”，使其在目次中不被列出。3.前言、引言选择“前言”、 “引言”菜单条后，会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“ 前言” 或“
7、引言”。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。4.附录选择“附录”菜单条后，会弹出如图所示窗口：可根据所编附录的性质进行选择，在输入附录标题后，点确定即可在相应的位置自动添加附录。请注意：所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置，并自动给予编号“ 附录 A”；光 标位于任何一个附录中，则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置，并自动编号及自动顺延。5.参考文献选择“参考文献 ”菜单条后，会在相应位置以该标题生成参考文献，只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。6.索引选择该菜单条后，TCS2009 会在相应位置以此 为标题生成索引。7.双面排版TCS2009 默 认所创建的标
8、准文本为单面排版，当需要双面排版时， 请选择 此菜单条。如需重新使用单面排版，再次点击此菜单条即可。 8.打印预览选择此菜单条可预览打印时的版面状况。但不应直接选择 Word的“ 打印预览 ”，那 样讲 不能预览出最终标准封面的打印效果。9.打印需将 TCS2009 创建的文件打印输出时，必 须 使用 TCS2009 提供的打印功能。不能直接使用 Word 的打印菜单，否则封面有可能不能正常打印。（二）“层次标题样式”菜单在编写标准的过程中，可以依靠 TCS2009 提供的 “层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中各层次的标题样式，包括章、条、断、项列等。如下图：1.章标
9、题当需要将文本的某些内容设成章标题时，选择“章标题” 菜单条，TCS2009 将自 动生成相 应的章标题格式，章的编号无须手工输入。请注意：（1）当所编辑的页面处于正文时，选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号，当所编辑的页面处于附录时，则会自动生成附录的章标题编号。（2）“层次标题样 式” 菜 单栏中的条标题、无 标题条以及“要素内容样式” 菜单中的 图标题 、表标题和公式标号也同 样能够自动分辨正文和附录，从而自动生成相应的样式。2.条标题条标题样式共分 5 级。通过选择相应级别的“条标题” 菜单条即可自动生成相应的条标题格式，条的编号无需手工输入。3.无标题条无标题条是指没有标题但有条编
10、号的条文。无标题条样式共分 5级。通过选择 相应级别的“ 无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式，条的编号无须手工输入。请注意：在自动生成目次时，无标题条不会在目次中显示。4.段选择“段”菜单条即可生成段的格式。5.列项（1）列项（一级）选择“列项 （一级） ”菜单条，会自 动在光标所在的行首插入“”符号，并 设定为 一级列项格式。（2）列项（二级）选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“ ”符号，并设定为二级列项格式。（3）列项（三级）选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“” 符号，并设定为三级列项格式。（4）字母编号列项选择“字母编 号列项（一 级）” 菜单条，会自 动在光标所在
11、的行首插入“a)”、 “b)”、“c)”等编号，并设定为一级字母编 号列项的格式。（5）首字母编号列项（一级）当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时，后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。这时如果某个列项需要从 a)开始编号，则需要应用“ 首字母编 号列项（一级）” 。只需 选择此菜单条即可实现从 a)开始重新编号。（6）数字编号列项（二级）选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“1）” 、“2）”、“3）”等编号，并设定 为二级数字编号列项的格式。（7）编号列项（三级）选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“（1）” 、“（2）”、“（3）”等编号，并 设定为三级数字编号列项的格式。
12、请注意：a.在编 写“ 章标题”和各级“条标题”后，如敲击“回车” 键，会自动将回车后光标所在位置设置为“段” 的格式；b.在编写各级“无标题 条” 后，如敲 击“ 回车”键，会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条” ；当你不 输入任何内容，在无标题条后紧跟着再次回车，则会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“ 条标题” 或 “章标题”的格式；c.同样，在编写各类、各级“列项” 后，如敲 击 “回车”，会自动将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项；在“二级列项” 或“三级列项”符号或编号后不 输入任何内容， 紧跟着回车，则会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格
13、式。（三）“要素内容样式”菜单在编写标准的过程中，可根据“要素内容样式” 菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中要素的内容样式，包括示例、注、脚注、图、表、公示等。如图所示： 1.示例（1）示例当需要编写无编号的示例时，选择“示例”菜单条，会自动在光标所在处的行首插入“示例： ”并设置相应的格式，只需 输入有关的示例内容即可。（2）示例当需要编写带有编号的示例时，选择此菜单条会自动插入“示例1：”、“示例 2：”等并设置相 应的格式，只需输入有关示例内容即可。（3）首示例当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时，后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。当后面的示例需要从 1 开始
14、编号时， 请选择 此菜单条，即可实现从 1 开始重新编号。（4）示例内容当示例的内容是一些文字并且与“示例：” 或 “示例”分行时，可选择此菜单条，将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。2.注（1）条文注当需要编写无编号的注时，选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注： ”并设置相 应的格式，只需 输入有关内容即可。（2）条文注当需要编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注 1：”、“注 2：”等并设置相应的格式，只需输入有关内容即可。（3）首条文注当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时，后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从 1 开始编号时，选择
15、此菜单条即可实现从 1 开始重新编号。（4）图表注当需要对图表编写无编号的注时，请选择此菜单条，则会自动在光标所处的行首插入“ 注：” 并设置相应的格式，只需 输入有关内容即可。（5）图表注当需要对图表编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注 1：”、“注 2：”等并设置相 应的格式，只需输入有关内容即可。（6）首图表注当标准中有多个图或表都带有编号的注时，后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从 1 开始编号时，选择此菜单条即可实现从 1 开始重新编号。3.脚注（1）条文脚注为了添加条文脚注，应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置，然后选择此菜单
16、条，则会弹出一个增加条文脚注的窗口，如图： ，在窗口中输入相应的脚注内容，点确定后则会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号，即 1）、2）等，同时在页面下方添上条文脚注的内容。（2）图表脚注当需要在表中插入脚注时，需将光标移到表中需要添加脚注的位置，输入表的脚注编号，即上角标 a、b、c 等，然后将光标移至表中放置脚注内容的位置，选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标 a、b、c 等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注内容即可。当需要在图中插入脚注时，请事先在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号，即上角标 a、b、c 等，然后将光标移至图下放置脚注内容的位置，选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c 等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注内容即可。（3）首图脚注当标准中有多个图都有脚注时，后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。这时后面图的脚注需要从 a 开始
