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1、 佛山市XXX电器制造有限公司 人力资源部 编 号：KJLHR005 制订部门: 人力资源部 制订日期：2010.5.01 生效日期：2011.5.01 权限部门：人力资源部 保密程度：公开 编 制 审 核 核 准 办公会议管理制度 编号： KJLHR005 佛山市XXX电器制造有限公司 版本/版次： A/0 XXX 办公会议管理制度 页码：2 1. 目的 为建立公司良好的沟通机制，搭建XXX公司所有机构相互沟通交流的平台，提高工作效率，规范会议管 理，特制定本制度。 2. 适用范围 适用于公司各类会议管理。 3. 权责 3.1人力资源部负责公司重大会议及各类工作例会的统筹管理，包括计划、筹备
2、、组织、通知等。 3.2 XXX公司所有机构负责人可提议召集开展工作的相关会议。 3.3人力资源部相关人员，可受理召集和主持公司办公例会，负责如时间调整或更改的会议通知，落实跟 进和督促每次会议布置和决议的执行情况，在下次例会前将执行情况反馈提交给总经理。 3.4人力资源部负责作会议记录并在会后整理会议纪要 ，须于会后第一个工作日发送各部门负责人参 照执行，做到“有要求、有时限、有跟进、有反馈、有结果、有提高” ，合理化、节约化、效率化、落实 化。 3.5会议召集人可根据会议主题决定参会人员。 3.6本制度最终解释权属于人力资源部。 4.会议内容 4.1传达公司领导最新指示和决策，交流公司/部
3、门/各部门运作动态。 4.2向XXX公司所有机构责任人布置下达工作内容和要求，并现场落实解决工作遇到困难的方案。 4.3公司领导（常务经理/副总经理/总经理）对部门工作的质询，对前次会议交付落实的任务提出执行结 果核实，或工作进度跟踪和结果反馈复议。对于未及时解决落实的问题找出原因，催促强调或按执行规 定处理。 4.4部门之间的横向协调配合质询，由部门之间相互提出问题，公开协调解决。部门/各部门的经理/任务执行人对公司布置分工和运作协调的不周之处提出复议，现场确定解决方案。 4.5公司领导（常务经理/副总经理/总经理）审核阶段性工作完成情况，分析讨论经营状况，总结经验和 不足，责成任何执行人整
4、改和提高。 4.6其他重大活动布置分工和临时性事宜的处理。 4.7工作质询务求真实客观，回答质询实事求是。 5. 规定 5.1会议基本要求编号： KJLHR005 佛山市XXX电器制造有限公司 版本/版次： A/0 XXX 办公会议管理制度 页码：3 5.1.1公司各类会议要务必做到切合实际需要，做到会前有准备，会议目的、议题明确，会上有效率，会 后有决议，执行会议决定事项有结果。 5.1.2各部门会议或与公司会议发生冲突，实行“小会服从大会、局部服从整体”的原则。 5.1.3会议决议实行少数服从多数、局部服从整体、下级服从上级的原则，会议未决议的事项和不同的意 见，不得在会外宣扬。 5.1.
5、4涉及保密内容的会议，应严格采取保密措施，包括会场的选择、与会人员的限定，文件材料的保管 等都要执行公司保密制度。 5.2会议纪律 5.2.1严格按会议时间参加，不迟到、不早退，参会人员应事先安排好自身工作，不得无故缺席。 5.2.2参会人员应注意个人形象，穿着整齐。 5.2.3关闭通讯工具或设为振机状态。不得在会议期间拨打或接听电话，或者从事与会议无关的事项。如 确有需要接听电话须举手示意，经会议主持人同意后方可外出接听。 5.2.4 尊重会议发言人，不得在会议期间与会议以外人员交谈，讨论问题时不打断他人发言。 5.2.5 未经会议主持人同意，参会人员不得随便离开会议现场。 5.2.6 参会
6、人员不得对公司人事任免、人员工作调动和重要处罚、重大决策等机密在公司统一公布之前 进行私下传播讨论；若有违反，一经查实，公司将严肃处理。 5.3会议的组织 5.3.1公司会议分为常规会议与专题会议。常规会议实行例会制，专题会议一般为临时会议。 5.3.2例会5.3.2.1 纳入公司例会管理的会议：包括部门工作例会、公司工作例会，例会原则按照例行规定的时间、 地点、内容组织召开。 5.3.2.2各类例会周期、参加人员及统筹部门如下： 常规例会名称 召开频率 参加人员 统筹主持部门 记录/备案 公司经营/管 理例会 分上旬、下 旬 公司总经理、副总经理、 常务经理、公司所有部门负责人 （主管级以上
7、） 统筹：人力资源部 主持：总经办 人力资源部记录 备案 部门周例会 每周一次 （一周内） 本部门负责人与各班组负责人 部门自行组织 部门文员记录 人力资源部备案 部门月例会 每月一次 （7号前） 本部门负责人与各班组负责人 部门自行组织 部门文员记录 人力资源部备案 部门早会 每天一次 （早 8：00） 本部门全体人员 部门自行组织 无 公司管理/安 全管理例会 每月一次 （8号前） 所有部门负责人（主管级以上） 人力资源部统筹组织 人力资源部记录 备案并上报总经编号： KJLHR005 佛山市XXX电器制造有限公司 版本/版次： A/0 XXX 办公会议管理制度 页码：4办 专题、临时会
8、议 召开频率参加人员 统筹主持部门 记录 （言讨、交流. .会议 视情况定 视情况定 视情况定 视情况定 临时会议 视情况定 视情况定 视情况定 总经办组织：人 力资源部记录备 案 各部门组织：部 门文员记录 5.3.2.3会议统筹部门在制定年度工作计划的同时制定年度例会计划，报人力资源部备案。 5.3.2.4例会的常规议题一般包括：部门情况通报/汇报、工作部署计划、工作研讨及跨项目/部门/岗位 的工作沟通协调事项等。公司级跨部门/项目的例会，应于每次例会前向各部门收集需沟通协调的事项， 填报“例会沟通汇报协调事项征集表” ， （一般采用PPT方式）会议组织部门经过筛选、过滤后确定需要 在会议
9、讨论的议题，各部门月、周例会内容、方式部门自行决定，人力资源部有权参加各部门任何会议， 对抽查监督未落实会议制度的部门有处罚权。 5.3.3临时会议 5.3.3.1 参会部门为单一部门的临时会议一般由各部门自行统筹召开。 5.3.3.2 涉及多部门或全局的临时会议，应于会前4H报公司领导（常务经理/副总经理/总经理）同意， 由人力资源部统一安排召开。 5.3.3.3所有会议的主持人和参会人员，提前做好各类会议的准备工作，包括议程、提案、发言提纲、计 划草案等会议材料，会议召集人落实会议时间、地点，会场布置、安排茶水等，提前2H以上通知各参会 人员，安排会议记录，落实保密、保安措施等。 5.3.
10、4 公司以外人员列席会议 5.3.4.1会议需邀请列席人员出席会议，必须经人力资源部批准。 5.3.4.2会议上发给公司以外人士的资料，必须经总经办同意。编号： KJLHR005 佛山市XXX电器制造有限公司 版本/版次： A/0 XXX 办公会议管理制度 页码：55.3.4.3邀请公司以外人士出席的公司会议，务必保证公开内容是可控的和无负面影响的。 5.4 会议相关事项 5.4.1 各类会议都应做会议记录。重要的会议和涉及多部门或全局性的会议，可根据主持人意见就会议 主要精神和成果形成纪要文件，经主持人签署后印发，并须抄呈公司领导（常务经理/副总经理/总经理） 。 5.4.2 有效落实会议决定事项，贯彻实施会议精神。会议决议的有关事项的督办，一般由部门负责人和 主办部门督办。公司会议决议的督办由总经办及人力资源部负责，各部门会议的督办由部门负责人负责。编号： KJLHR005 佛山市XXX电器制造有限公司 版本/版次： A/0 XXX 办公会议管理制度 页码：6 6.会议流程及流程图 会议发起部门通知相关人员 会议组织 会议开始 会议记录7相关表单 会议签到表 周、月例会工作总结与计划表 会议记录表会议决议存档 会议决议事项跟进
