付款作业指导书

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1、付 款 作 业 流 程 1、付款流程 1-1、借款以及冲销作业 1-1-1、借款原则：原则上，公司不实行借款支付。特殊情 况需要业务借支的，由申请人填写付款申请单，部门经理审核， 交总裁特批后，到财务领取款项并签字，付款性质为暂借款。 申请人必须为部门经理及以上职位，其他人员不得申请借款。 1-1-2、借款流程：该付款申请单除填写常规内容外，必须 加注还款日期，还款日期不得超过一个月。借款冲账通过还款 或报销来完成。借款冲账期限为一个月但不得晚于应还款日， 从取得借支款项之日起开始计算。还款期内未做归还或冲账的， 从延期之日起，财务部门按日息万分之五对该部门经理开出罚 款单，上交人资部在当月工

2、资中扣除，但取得免责批文的除外， 计息基数为该借款余额。免责批文是由部门经理在还款日到期 前向总裁做出的书面说明，内容包括未归还款项的使用情况、 未能及时还款的原因以及申请展期的说明。总裁核准后由该部 门经理持免责批文在到期日前上交财务部门的，财务部门不开 具罚单。 1-1-3、借款冲销：一次借款只能一次冲账。 1-2、备用金以及冲销作业 1-2-1、备用金原则：原则上，公司只对采购部门、人资部 设立备用金。备用金实行专人管理，由公司授权备用金持有者全权管理。备用金持有者对备用金的丢失承担全部责任。申请 备用金须有部门经理及以上职位的人员填写付款申请单，交总 裁特批后，到财务领取款项并签字，付

3、款性质为备用金，备用 金额度由总裁确定。备用金在到期日前无须归还，备用金持有 者需要支付现金的，优先使用备用金，备用金持有者对已使用 过的备用金，只能通过付款申请来补充备用金额度。备用金的 归还，须向财务索要收据（须有会计和出纳签字才生效） 。 1-2-2、备用金使用规定：备用金持有时间通常为一个会计 年度，还款日期为每年公历的12月31日。总裁有权撤销备用 金，财务部门可以根据公司情况向总裁申请撤销备用金，备用 金持有者可以根据实际情况向总裁申请撤销备用金。备用金持 有者申请或减少备用金的，程序同上，各部门需要申请备用金 的，程序同上。 1-3、预付款以及冲销作业 1-3-1、预付款原则：原

4、则上，公司不实行预付款支付，所 有外购或接受劳务的支付均为事后付款。特殊情况需要预付的， 我们以列举式的方式进行规范，列举范围之外的，不允许做预 付处理，暂定采购A物料可以采取预付款支付。预付款（定金） 支付额度不得超过标的总价值的20%。 1-3-2、预付款流程：申请预付采购款的，须有采购部提交 采购合同或采购协议和采购申请单及付款申请单，付款性质为 预付款。1-3-3、预付款冲销：对于采购预付冲销的，由申请人填写 付款申请单。 1-4、应付款作业 1-4-1、应付款定义：应付款是指采购物料、接受有偿劳务 发生的对外支出，还包括应付工资、税金、社保、常规报销及 其他支出。是对预付款支付、备用

5、金支付、个人借支支付的补 充支付和冲账。原则上，对于一切有物质形态的购入都应纳入 仓储管理，但办公用品、福利及劳保用品、办公用固定资产、 生产经营用固定资产、汽车加油费除外。另外，只为管理部门 办公使用的工具器具也不纳入仓储管理。 1-4-2、除A物料外，BOM内其他物料的采购一律采用事后 付款制度，需提交采购申请单、采购合同、入库单（采购付款 联） ，付款申请单。 1-4-3、BOM外的零星物资、机物料仓库的其他物资。该类 物资可采用备用金支付。提交单据同上，但不需要采购合同。 1-4-4、办公用品、福利及劳保用品、汽车加油费、固定资 产、只为管理部门办公使用的工具器具。该类物资不纳入仓储

6、管理范围，无须办理入出库手续。办公用品、福利劳保用品、 只为管理部门办公使用的工具器具这三大类由人资部编制采购 申请单，采购部门使用备用金支付，尽量取得增值税专用发票， 须填写付款申请单，付款性质为报销，无须采购合同与入库单， 报销流程与常规报销一致，但人资部相关人员应在送货清单上签字以示所有物资已收到。汽车加油费须采用油卡形式从中石 油、中石化公司获得，发票类型为专用发票，无须采购合同与 入库单，报销流程与常规报销一致，垫付资金由人资部以备用 金垫付，每月提供专用发票据实报销，须填写付款申请单，性 质为报销。固定资产在本公司的定义为单位价值在500元以上， 使用期限为一年以上的资产。固定资产

7、采购由使用部门编制采 购申请单，采购申请单必须注明需要采购资产的规格、型号、 可使用年限、市场报价、需求原因以及分析。关于付款方式、 发票类型、验收方式根据所购入资产的价值和验收复杂程度作 为个案在每周的例会中附带讨论通过。 1-4-5、其他费用。其他费用因具体情况的不同，处理方式 也会有所不同。运输费统一由人资部联系货运公司，以备用金 支付，发票类型为全国统一运输业发票，开票内容只能为“运 费”两字，不能为“运杂费” 、 “搬运费”等，须填写付款申请 单，性质为报销，报销须附报销说明，简述报销所对应事件发 生的时间、地点、理由并获取相关当事人的签名。机器设备的 维修保养费由设备使用部门提出申

8、请，付款方式、发票类型、 验收方式另定。其他费用由个人垫支，填写费用报销单，报销 须附报销说明。 1-4-6、工资、税金、社保、水电。这类支付为刚性支付， 在规定缴纳期限的最后一天支付，必须优先支付并且是无条件 支付。工资项目由人资经理填写付款申请单，无须附件，财务审核，总经理审核，总裁审核后开出现金支票，人资部与出纳 前往银行办理，个税和社保由人资部在网上申报，同样填写付 款申请单，操作如工资。其他税金由财务部门自行网上申报。 2、预算要求。 2-1、所有物料采购，一个月下一次采购单，采购申请单必 须按照每月的滚动预算表执行。因仓库面积有限和降低成本的 需要，对BOM内的物料，PMC部门必须

9、严格贯彻JIT精神，在 规定的时点内，控制规定物料品种、规定物料数量进入规定的 地点。BOM外的零星物资、机物料仓库的其他物资，可一次采 购入库整月预算所需要的物料。所有采购申请单必须有物控员 签字确认。 2-2、所有支付，除工资外，其它一律采用企业网银线上支 付。企业必须保证刚性支付项目有足够的额度和资金用来支付。 其它支付项目，前提是有额度有资金，不影响刚性支付项目， 不超标，可以在合同期限内提前支付。必须超标的，须额外增 加两个程序，一是报人资部开出罚单，二是报总裁同意。 3、单据流转及审批。 所有申请付款单据在每周一集中一次上交财务部，其他时 段财务不受理付款事宜，特殊情况除外。周二财

10、务部集中审核， 周三报送总经理审核，周四移交内部银行审核，如无异议则在 当日完成付款。对于填写不规范，不按要求提交附件，导致审 批无法进行的，退回要求补办，补正后的付款申请计入下个周期，审核部门不承担付款滞后责任。 4、各种发票或无票的处理 BOM内的物资，必须取得专票，BOM外的零星物资、机物料 仓库的其他物资，必须有发票，可以为专票或普票。所有采购 的开票金额为本月入库金额，所有专票，必须在每月28日下班 之前送达财务部，否则不受理。29日-31日期间，财务部门对 截止到28日之前送达的发票进行审核、扫描，发现开票内容、 金额、抬头、账号等有错误的，要退回供应商，避免跨月要求 供应商开出红字发票的风险。未及时取得发票，导致税负增加 的部分，由对应责任部门经理承担30%。对于费用报销类项目， 应优先支付有票的项目，对于无票的报销，集中到月底支付， 公司允许每月有5000元无票的限额，月底财务部以每月最高 5000元的配额配发，无票费用报销超过5000元的，按5000元 配发，低于5000元的，可全额配发。