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1、主持人的会议管理技巧【本讲重点】 倾听的技巧 实际的说话技巧第一节 倾听的技巧1倾听的礼节 倾听的礼节包括3项内容:首先建议你学会倾听别人的故事, 进而倾听别人完整的故事,而且最好能在听完别人完整的故事之后 再发言。只有听完别人完整的故事之后,你才能换一个角度,站在 他人的立场上,充分理解他人的处境、他人当时的心情,也才能帮 助你做出正确的判断,以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼 节的行为,一定要充分重视。【自检】某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。 谈话内容如下: 员工甲说:我想贷款买房,但是首付不够,所以很烦恼。 经理乙说:别太着急,大家可以帮你凑足首付,你还差多少钱
2、? 员工甲说:不好意思,我还差很多钱。 经理乙说:没关系的,你说吧。 员工甲说:差12000 元。 经理乙说:啊. 员工甲听到经理乙的“啊.” 之后,就此闭嘴不语。这次沟通以 失败告终。 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误?在倾听中经理乙 以后应该注意什么问题? _ _ _ _ _ _ 见参考答案6-1充分注意了倾听的礼节,就能够很好的理解什么是倾听。 倾听首先是一种管理技巧,这种技巧能够通过学习和锻炼得 到提高。 其次倾听是一种忘我的方式,让自我与他人在同一种话语背 景中融合。2倾听的具体方法 倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌,你的眼神要与交谈者 相互接触,要使交谈者有一种被重视、在沟
3、通的感觉。另外还要发 出一些倾听的声音,例如“就是” 、 “好好” 、 “是这样吗?” “不错” 、 “真的”这样的话,这些语言会激励对方越说越多,因为他会觉得 自己是被倾听的。 此外,身体前倾也是倾听的有效技巧,这种往前倾的姿势是保 证精力充沛的良好方式,同时还可以保证你不走神,你的身体前倾 时,会给被倾听者其很受尊重的印象。 倾听的关键则是重复和总结,当然也要做好相关的记录。 3倾听的误区 倾听容易陷入以下误区,一定要格外注意:4 “倾听”小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧,那你可以经常使用 “我也有相同的经历” “如果是我的话”这两句话进入倾听状态,同 时也能使会谈者充分感受到你
4、正在倾听。其实,这两句话的作用在 于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受,又能与别人融洽沟 通的情境中,如此一来,身为主持人的你,当然能够在会议主持中 游刃有余。第二节 会议中的说话技巧会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧: 展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。 探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见, 这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见,例 如:“后来呢?” “那结果怎么样呢?” “那你到底什么意思呢?” “你能再给我们讲清楚一点吗?” 评论。与会者回答完主持人的探询问话之后,主持人将对与 会者的回答作出评论,如“我明白你的意思了” “我认
5、为问题是. .”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。 建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。 “建立”就像 搭积木一样,是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳, 从低级到高级,由初级协议至中级协议再到最终达成一致。 “建立” 经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了,接着我们再进一步, 第二个问题您怎么看?” “那我们再深一步,你如何看待这个问题的 成因呢?” “我们进一步具体怎么解决这个方案呢?” 测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见,对于这 些反对意见作为主持人的你可能没听明白,或者你认为大家可能没 有听明白,这时候就要采用“测试”的问话方式,来测试一下大家 的理解情况。例如
6、“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗?”或者 说 “您刚才是说的这个意思,我理解对了吗?”这就是测试的说话 方式,用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。总结。在测试完理解情况之后,就需要总结,即把大家的意 见集中,例如:“刚才大家讨论非常好,我来总结一下你们说的是 一、二、三” 。 排除与引进。排除是指拒绝某些与会者继续发言,引进指邀 请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝, 或是说话总是跑题的发言者时,要将其关在门外,即将其排除” 。 “排除”的具体方法是:“您这个观点太好了,那么您对下一个问 题怎么看?”或是“你这个问题回答得非常好,您旁边那位有什么 见解呀?后边那位
7、有什么见解呀?”用这种问话可以达到一举两得 的效果,其一是可以把你想排除的人排除出去,其二则可以让那些 还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来”就是所谓 的“引进” 。简而言之,排除的是滔滔不绝的人,引进的是沉默不语 的人。这是两种很好的说话技巧,这两种技巧通常是连用的。 就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议,主要的 目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时,主持人就要根 据实际情况说:“好,这个程序我们现在进行到第二步了,那我建 议我们马上转入第三步的程序” 、 “我们讨论这几个方案到底哪个适 用?” 。第三节 情景小案例 人物 主持人;与会者1;与会者2;与会者3;与
8、会者4 会议主题关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论 会议特色 主持人开场白可谓简洁明了,分别指明了会议的主题、时间。 语录 主持人:今天会议的主要议题是即将举行的员工晚会,会议时 间局限在1小时之内,我们要决定4项内容,即晚会的时间、地点、 节目单和抽奖内容。下面请大家各抒己见。 评议:主持人开场白可谓简洁明了,分别指明了会议的主题、 时间。 与会者1:我先说吧,我觉得像节目方面,还是由各小组自己 报上来,然后由谁负责汇总,再从中挑一些好的,最后把节目确定 下来。抽奖活动是晚会重要的一环,我们一定要抽的让大家都开心。 要达到这个效果,我觉得去年那个抽奖就挺有意思,我抽中了一台 彩电,
9、而张总只抽到一支钢笔,把我们给乐坏了。 地点的选择也很重要,去年选择的地点就在公司楼底下的一个 迪厅,我觉得气氛不太好,主要原因是天天从那儿经过,没有什么 神秘感,也没有新鲜感,我觉得挺没有意思的。我建议去一个比较 远的,高雅一点的,我想比如说什么中央电视台梅地亚宾馆,或者 是去清华紫光国际会议中心,那个地方才与我们的身份相符嘛,是 吧! 评议:与会者1,说话漫无边际,滔滔不绝,符合蝉的本性。 一定要控制其发言时间。主持人:好好,我明白你的意思了,你讲的其实非常好,你想 总结的是地点和抽奖是非常重要的,其他是不重要的。 与会者1:对。 主持人说:谢谢,那其他人有什么看法。 与会者2:我不同意他
10、的看法,地点和抽奖这些都是次要的, 既然是一个晚会,主题应该是节目,节目搞得好与坏能决定整个晚 会质量如何,是不是能够引起大家的兴趣。所有的员工在一块,对 去年一年做一个回顾,对来年做一个展望,在这一气氛之下,也能 凝聚团队的这种战斗力,所以我觉得这些东西都无所谓,只要不是 太严肃的地方就可以,时间的话这个只要是临近春节的几天都行。 评议:与会者2有攻击别人的倾向;总是给予消极的、否定的 意见。 与会者3:咱们现在讨论一下礼品发放的问题。 评议:与会者3总是提议不同的程序。 主持人:礼品的发放,你建议我们从礼品发放开始讨论,我们 看看能不能这样,既然他们两位都说到了时间、地点,我们不妨先 按照
11、这个顺序讨论,然后马上讨论这个礼品发放的问题,好吗? 评议:主持人要采取以下方式对付这样的人:肯定他的贡献或 是重申可以先试用现在的程序,如不奏效,则马上按他的方法实施。 与会者3:不,既然开晚会,节目还是很重要的,不如从节目 单开始。主持人:我明白你的意思,可是我知道小王特别有表演天才, 所以他更看重节目,是吗?如果我是你的话我跟你一样的心情,我特 别想把节目定下来,那我想不妨把时间、地点确定一下,时间大家 有没有异议,就是元旦,新年的一月一号那一天,小王你觉得呢? 与会者1:我同意,我觉得元旦那天可以。 主持人:好,那么地点,梅地亚宾馆? 与会者2:迪厅。 与会者1:迪厅,又说到迪厅,迪厅
12、有什么好的?又像去年一 样。 与会者2:迪厅有什么不好啊? 与会者1:又像去年一样闹得有的同事都扭了脚了。 与会者2:他是太高兴了扭的脚吧。 与会者1:扭脚就是破坏了气氛。 与会者2:这个事情里面,不能没有一点点失误或一点点小插 曲呀,搞节目的不求十全十美,而是说通过晚会来使大家产生一种 团队的凝聚力,这是最主要的。 主持人:好,谢谢,谢谢,你们两位的沟通暂时就到这儿。我 们想听听这位怎么看呢,一直没有说话的这位。 评议:主持人及时打断了与会者1和与会者2的争吵,避免了 大会开成小会。 与会者4:我觉得去年搞的挺好的啊,我们大家就照去年的活 动那样模式就行,在节目上做一下改变就可以了。 主持人
13、:您的意思就是不要什么变化,一切按老路子办? 与会者4:觉得去年挺好的。主持人:好,那最那边的那位,怎么样看? 与会者5:就按你们说的办吧。 主持人:按照我们这个讨论,就是说按照去年的模式,一会儿 在会议的结束时大家做一个表决,你们各位思考一下是迪厅还是梅 地亚宾馆,最后以少数服从多数来决定,好不好? 那下面呢我们要定一下节目,大家有什么高见没有? 与会者1:节目的话,我觉得还是搞传统艺术,比如京剧呀, 我们公司那么多京剧票友,那这个机会应该让他们露一手吧,或者 是来一个什么独唱呀,或者是请几个比较有名的人,比如什么宋祖 英啊什么的,从观众席里面拉一个男同志起来对唱一段什么情歌啊 那种节目,这
14、样的方式比较好,互动性强。 主持人:坐在最旁边那位女士同意吗?你同意吗?你刚才有没有 听到他说什么,他要请谁? 与会者5:同意。 主持人:同意啊,刚才他要请谁呀? 与会者5:好像是李谷一吧。 评议:与会者5是会议中的跑题者,习惯于自己做自己的事情。 主持人:好,那我最后再总结一下,我们这位先生的意思是说 请一些名人啊,比如宋祖英呀,我提议,因为我们会议只有一个小 时,我建议大家不做其他的事情,我们集中精力把这件事情来定一 下,刚才时间、地点我们基本上已经确定了,现在是节目单,最后 一个议程是抽奖和发放礼品,稍微集中一下精力,还有什么看法, 关于节目单最后再讨论1分钟。评议:主持人主动示意让大家集中精力开会,这样的方式有利 于对付会议中的跑题者。 总结:会议还没有结束,但是最终取得了成功,形成了令大家 都满意的决议。这主要得力于这次会议主持人的会议技巧,从“评 议”我们可以清楚地认识到会议中可能出现的各种意外,这主要是 由一些比较有特色的发言者造成的,他们的表现特征在这个小情景 剧中均有展示,主持人针对这些意外表现出了极高的处理技巧,值 得从事会议管理的每个人认真学习。