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1、分公司费用报销管理制度 1.0 目的规范报销单据递审手续与款项的支付流程，明确责任。树立节 约为荣、浪费可耻的新风尚，在一定的业务范围内力求以最少的支 出求得业务工作的成功，减少支出就是增盈。 2.0 适用范围 本制度适用 XXXXX 有限公司下属各分公司。 3.0 费用报销流程与费用管理规范 3.1 报销单据递交、审批流程图 经手人整理单据 部门长审核 会计审核 出纳员付款 事业部经理审批 财 务主管审批 3.2 费用报销的时限与付款 3.2.1 员工费用报销为每周一次，每周五将上周的费用单据按要 求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需 有合理解释说明，否则财务部不予以受理。 3
2、.2.2 为保证费用所属期间及正常账务核算，月末员工费用报销 须在次月 2 号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况 不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以 受理。 3.2.3 按公司流程审批合格的员工费用报销将在次周六直接转入 报销者的工资卡，并将转帐清单（姓名与金额）公布予公 布栏。如有问题的报销单则直接退回当事人重新整理后按 首次递交流程办理。 3.2.4 财务部拒绝将报销款项汇入非员工本人名下的银行帐户。 如有特殊原因由本人到财务部领取现金。 3.3 费用报销的具体要求 3.3.1 员工费用报销必须按要求先自行整理粘贴好，在票据背面 写明事由并签名确认，然后提交部门长审核后
3、方可递交财 务部。 3.3.2 财务部在审核员工费用报销时，如发现作假者按作假金额 二倍处于当事人及部门长的罚款。3.3.3 所有费用报销须凭正式发票方可报销，如特殊原因无法取 得正式发票需予说明。凡发票没有列明细清单者一律须在 发票后面附明细清单方可报销。 3.3.4 员工报销费用如跨事业部或跨部门分摊的费用需自行备注 说明，否则全额列入报销方费用。 3.3.5 所有人员的费用报销只能在一个部门报销，不得同时在两 个部门报销。同一笔费用只能一次性报销，不能分拆报销。 3.3.6 分公司日常营运费用由分公司财务主管及事业部经理审批 后即可支付。个别特殊费用（装修费、长运费、员工借款、 大额款项
4、支付）需由总公司统一协调支付时间。 3.3.7 分公司所有已支付款项的费用报销，如经公司审计发现不 符合规定者一律要求当事人归还违规部分的额度，并对当 事人及财务人员视情节予以处罚。 3.4 各类费用管理规范 3.4.1 差旅费 3.4.1.1 销售人员工作所在城市的差旅费用已定额合并到 岗位工资，不再另行报销。非工作所在城市的差 旅费用（含交通费、住宿费）按标准报销后列入 所在部门的部门经费。 3.4.1.2 分公司后勤人员（后勤人员为财务、人事行政、 物流部门的员工）的差旅费实报实销。 3.4.1.3 报销住宿费必须提供发票与酒店消费清单方可报 销。住宿费用清单除住宿费外的其它费用不予报
5、销。两人或两人以上同住一间房时，必须在住宿 发票或清单背面写明同住人员的姓名方可办理报 销。 3.4.1.4 享受公司车补的人员，所有车辆费用一律不予以 报销，同时不得报销交通费用。 3.4.2 部门经费 3.4.2.1 各销售部门的“部门经费”由部门长负责制与合 理统筹支配，使用权归本部门所有员工。 3.4.2.2 部门经费核算范围: 各销售区域或渠道使用或领用 “工厂提供的宣传单张与礼品、公司内部印制的礼 品与宣传单张（公司统一印制或促销活动用的单 张、宣传物料列入广告费） 、办公用品、名片、公 司月刊；客户的应酬费（包括部门内部活动费、 与客户联谊费、礼品）杂志、非首次配置的电脑设备、店
6、面茶水费、差旅费（含接待客户） 。 3.4.2.3 部门经费额度的计算办法：“本部门当期的总销 售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分 比”作为本部门全体员工当期可支配费用的上限。 具体的经费标准另行文件通知。 3.4.2.4 各销售部门的部门经费实行“年度清算”机制。 以本部门年度总销售额（未扣销售佣金前的销售 额）乘以一定百分比作为本部门全体员工当年可 支配费用的上限。超支部分由部门长个人全额承 担，节余部分顺延到下一年度可用额度。 3.4.2.5 销售部门的“部门经费”实施“先申请后使用” 的管理机制。由使用人填写部门经费使用申请 表经部门长审核，事业部经理审批后方准使用 （单次金额
7、 500 元以下申请可不经事业部经理审 批） 。应酬完毕后凭部门经费使用申请表与正 规发票办理报销手续。 3.4.2.6 如与合作伙伴举办联谊活动，填写部门经费使 用申请表同时必须附带联谊话动流程和费用明 细。如需预支费用则按各类款项支付管理制度 规定办理。 3.4.3 物料采购费用管理规定 3.4.3.1 物料采购的范围包括：办公用品或设备、店面饰 品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂 用品等。 3.4.3.2 各职能部门单次采购金额在 500 元以上者必须填 写物料采购申请表 ，经部门长及事业部经理审 批后方准采购。并与发票、采购清单（或购销合 同）一并提交财务部办理报销手续。如需预
8、支款 项需同时填写款项支付申请表 。 3.4.3.3 公司各职能部门的办公用品原则上由公司人事行 政部统一采购、管理、发放。原则上其它部门不 得另行采购。 3.4.3.4 所有物料采购报销必须要有物料采物申请表 、 发票（如无法取得发票要向财务说明并有正式收 据） 、清单（列明品名、数量、单价、金额） 。 3.4.3.5 分公司除各直营店饰品采购外，单次采购超 3000 元需报总公司财务总监审批。 3.4.3.64.0 附件 部门经费使用申请表 物料采购申请表 部门经费使用申请表 年 月 日 申 请 部 门 申 请 人 接待公司名 称 对方职位/姓 名 预计费用 (大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写) ￥ 接 待 理 由 申请人签名 部门长复核 财务审核 事业部经理 审批 备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。 物料采购申请表 年 月 日 申 请 部 门 申 请 人 物 料 申 购 明 细 品 牌 型 号 数量/ 单位 预计单价 备 注预计费用 (大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写) ￥ 申请人签名 部门长复核 财务审核 事业部经理 审批 备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。超 3000 元需财务总监 审批
