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1、0 南昌广播电视大学开放教育专科毕业作业 题目： 论行政部如何留住本部门员工 作 者： 邓 羊 院 系： 南昌广播电视大学 专 业： 工商管理专科 年 级： 学 号： 指导老师： 答辩日期： 1 目 录 一、 摘要 2 二、 引言 1 （一）行政部人员的分工与工作职责 2 三、针对工作职责，作出相应的对策 2 （一） 行政文员的性质与相应对策 2 （二） 行政主管的工作性质与相应对策 3 （三） 行政经理的工作性与相应对策4 四、企业激励和留住核心员工的对策 （一）合理的培训与开发计划与明确的职业生涯规划 4 （二）与核心员工形成心理契约 5 （三）关键员工的约束机制 5 四、如何留住行政人员
2、激励企业发展的方向5 五、结束语 52 论行政部如何留住本部门员工 一、摘要 行政部在越来越来越多的私营企业无法被放在核心地位，他所起到的行政作用也就越来越 被弱化，从而导致行政部出现招聘困难、流失较快的局面。这对于企业正常运营也起到了负面 作用。从行政部的角度出发，如何留住本部门工作人员，本论文从几个方面提出了建立合理的 制度体系等应对措施。二、引言 随着中小型企业越来越多，且企业内外部正发生着激烈的变化，越来越多的中小型企业 在 不断的发展的过程中，感觉到公司内部发展越来跟不上企业外部的发展速度，归根究底就是企 业内部机制的落后，而企业内部机制的落后，局限在企业行政部的力量薄弱和专业性不强
3、上。 因此，很多企业开始重视行政部的内部衔接力量。但行政部往往由于人员的不专业性与无法为 企业产生明显的盈利，而又让企业将之弃为鸡肋。但，行政部能够做到专业性与留住员工的境况，无疑会让企业运营顺畅带来隐型的动力。 如何留住行政部人员，如何让行政部专业化，这成为众多企业行政部在管理过程中努力探讨的 问题。（一）行政部人员的分配与工作职责 行政部在企业当中起到什么样的重用呢？我们可以先从一般中小型企业的行政部的职能分配 入手研究。 公司行政部工作职责 1、协助行政部总监完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作; 2、协助起草、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理; 3、各项规章
4、制度监督与执行; 4、参与公司绩效管理、考勤等工作; 5、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作; 6、参与公司行政、办公用品采购事务管理; 7、负责对前台岗位的管理; 8、做好材料收集、文书起草、公文制定等工作;3 9、协助行政部总监做好公司各部门之间的协调工作; 10、保安，保洁等; 11、领导交办的其他重要工作。从以上可以看出，行政部具有衔接、后勤、支援的作用，对企业的发展有着不可忽视的作 用。但从市场上调查来看，行政部人员的离职率较高，主管及主管以下人员的在职时间为一到 两，行政主管以上在职时间为两到三年，大部分离职人员，在或多或小上造成一家企业一到三 个月不同程序的混乱与
5、滞停，会给其它相关部门造成不同程序上的负面影响。所以如何留住行 政部人员，在目前的中小企业中，也需要作出相应的对策。 三、针对工作职责，作出相应的对策 （一）行政文员的工作性质与相应对策： 行政文员在企业当中主要担当对外的一个窗口，包括接待、电话转接等；对内，则为文书 的打印、文件的收发、相关办公用品的领用、相关表格的制作、卫生环境的维护以及领导交待 的其它事项。某些企业的文员还相应的做一些其它较为专业化的工作。 虽然文员的工作简单，但比较繁琐，公司所有的有关文字的资料几乎都从文员手中经过， 所以，文员的工作虽简单但复杂，需要心细且具有耐心的人员胜任。并且，不管对外还是对内， 都需要文员具备一
6、个良好的心态与一个灵活的头脑。 如何留住文员，一般以依靠以下两个方面的对策： （1）晋升激励政策 文员是行政部的第一级职位，对于文员最有效的就是职位晋升。平时繁琐的事情，做到一 定程度之后，产生的熟练，就可以交付更多的工作任务，可考察文员的接受能力与应变能力， 并告之，这是对其晋升的考察，一般，文员任期为一到两年，即可授以重要之职责，往行政专 员或者行政主管方面发展，对于留住文员的效果非常之大； （2）薪酬激励体系 众多私营企业当中，行政部职位都是一个萝卜一个坑，若无巨大变化，行政部人员的结构 一般在短期内是无法撼动的。所以，在人员留住机制上，只有薪酬激励体系，能够行这有效。 然后不少企业在对
7、于文员一职上的薪酬上缺少外部竞争力，以至于在外界有稍微高一点点的引 诱时，一些文员很容易选择离开。因此，一个行政部要想留住文员，就必须给予他们合理的薪 酬与相应的考核机制，这样，不至于让文员在枯燥简单的工作中失去动力。 （二）行政主管的工作性质与相应对策 行政主管在行政部当中主要处理内部的一些事情居多，如采办、通知拟定、制度草拟、考 勤管理、固定资料点盘、食宿管理等，有些企业甚至于将一些人力资源的事情也一并融入到行 政主管的职责当中，如招聘、培训、考核等。行政主管在行政部起着中坚的力量，一般都是由 工作两到四年的行政人员担任，属于比较有工作经验的人员。对于这类人员的留用也是各中小 企业较为需要
8、考虑的事情。因为他们是属于管理者，在一些简单的企业当中，还是属于中层管 理者。 如何留住行政主管，一般依靠以下三个方面的对策： （1)晋升制度 行政主管因为由于工作经验的缘故，在一些小型企业当中无法将之提升到经理的位置，所4 以往往造成很多的行政主管工作多年，却无法得到晋升，常以无法发挥自身发展空间为由而辞 职，这不仅是公司的损失，也是行政主管个人的损失。很多企业也都默认这个理由，一般也不 设立行政经理这个职位。行政主管在隐形当中也担当着较为初级的行政经理的位置。对于留住 文员的对策，笔者认为晋升很有必要。有些企业以行政副经理为行政主管的晋升目标，或者有 些企业将行政主管分为三个级别，这对于一
9、个公司的行政主管而言，也有一定的挑战性与工作 时间长的考验性，这种效果也得到了较为很好的效果。 （2）学习制度 行政主管这一职位，往往是两到四年之间的工作经历人员就能够做得到的工作。但行政工 作不仅仅是在于熟练，还在于专业性。很多企业甚至于行政人员本身都认为行政工作只是后勤， 并非人力资源如此专业，其实这只是一个误区。行政工作的专业性堪比人力资源，大型企业的 行政工作能够运营整个公司，管理整个公司的方向，是公司股东局的顾问与秘书。 所以，在行政方面，公司应多鼓励行政主管学习，学习管理之道、学习人力资源、学习协 调学等等。在培训方面，不仅是行政主管个人，公司也应提倡，这是一个很好的对外资源，也
10、是行政主管打开眼界、转变服务观念的机会。 所以，学习制度，在很大的程度上影响着行政主管个人提高与公司成长的速度。 （3）领导个人影响能力 在一般的中小型企业当中，行政主管的上级是行政经理。行政经理的人个领导能力与个人 的领导魅力也是影响着行政主管能够留住的一大关键原因之一。 现在很多企业提倡领导学，企业的文化就是一个领导者的文化，一个部门的文化也就是一 个部门负责人的文化与习惯。行政部门在很多企业当中，都被当作一个很得罪人的部门，而行 政人员在此行事当中的畅通能否，关键也都在于行政部门负责人的领导能力与领导魅力。行政 主管的处事作风如何，都是由行政部负责人的作风为导向标。所以，领导个人的影响能
11、力也是 行政主管留住的一大关键之处。 现在的社会，不管是哪一们职位、哪一个公司，大部分辞职的，都是因为直接领导者的原 因。 （三）行政经理的工作性质与相应对策 行政经理的工作主要是制定制度、管理部门，直接与总经理对接，有甚者管理公司整个运 营。 留住行政经理，笔者认为有以下对策： （1）薪酬激励政策 在一些中小企业，行政经理相当于中高层管理人员，属于核心人员，他们具备丰富的工作 经验与较广的人脉关系。良好的薪酬激励政策是对于这类人最直接的刺激方法。所以，企业要 提供与外部具有竞争力的薪酬方可留住这类人才，因为这类人才的流失，将会导致公司运营突 然掉链，需要花很长一段时间才能补救，而且公司的一些
12、机密性文件与管理都在这类人员的掌 握之中，所以在薪酬上，绝对需要具有竞争性； （2）公司的体系 构建以人为本的组织文化 企业文化是指一个企业的行为规范和共同的价值观念。它是企业在长期的生产经营过程中, 逐步形成的带有本企业特征的经营哲学,是以价值观念和思维方式为核心所形成的,企业全体成 员认可和遵守的价值观、行为规范以及与之相应的制度载体的总和。企业文化可以使员工确立 共同的价值观念和行为准则,在企业内部形成强大的凝聚力和向心力,使员工产生一种自我约束 和自我激励。同时,优秀的企业文化还可以起到吸引和留住企业的关键人才,优化企业的内外部 形象和提高参与市场竞争的能力。 在知识经济的时代,企业要
13、充分发挥员工的积极性和各方面的潜能,激励和留住核心员工,就5 必须构建以人为本的组织文化。以人为本的组织文化对整个企业管理具有导向作用,对企业的 竞争力也会产生重大的影响。在一定程度上,通过平等对待员工、尊重员工,可以提高员工忠诚 度。在企业内部营造“以人为本”的环境,有利于激励员工的情感,使员工对企业产生高度的认 同感和归属感。建立以人为本的企业文化,还可以把组织成员的行为动机引导到组织目标上来, 使员工产生强烈的集体意识,进而凝聚成巨大的内部向心力,使核心员工忠于企业,尽自己最大 力量为企业做贡献。因此,企业应当树立以人为本的价值观,构建以人为本的组织文化,把员工 尤其是核心员工看成是企业
14、的重要资产,尊重其个性和才能的发挥,鼓励他们参与企业决策活动,使 其在心理上对企业产生归属感。四、如何留住行政部人员激励企业发展的方向（一）合理的培训与开发计划与明确的职业生涯规划 与一般员工相比,核心员工更注重追求自身价值的体现,因此他们非常注重自身职业生涯的 发展以及企业对自身的培养。对企业而言,培训核心员工不仅可以提升核心员工的知识和技能, 满足核心员工自身的需要,同时还可以增强企业的核心竞争力,促进企业战略目标的达成。 另外在培训过程中,不断加强对核心员工职业生涯规划的培训,帮助核心员工制定自身的职业 生涯规划,让他们明确各自未来几年职业生涯发展指明目标和方向,激励他们不断向目标努力奋
15、 斗,这样不仅可以提高他们工作的积极性,也有利于将他们的个体目标与企业战略目标进行整合 和统一,提高员工的组织归属感,增强企业凝聚力和向心力,使核心员工能长久的留在企业中,为 企业的发展做贡献。 （二）与核心员工形成心理契约 心理契约是20世纪60年代由Argyis提出、Levinson加以界定的一个概念,最早用来描 述员工和企业双方不成文的、内隐的契约或相互期望,具体体现为双方对相互责任义务的主观 约定7。可以说它是存在与员工与企业之间的隐性契约,当组织目标效果与个体目标效果不能 协调,特别是个体目标效果低于其所期望值,即员工的满意度较低时,而组织又不能及时对此做 出相应条件的改变,即心理契约被打破而又没有进行维护,这必将造成员工的流失也就是人才的 流失,即心理契约的破裂造成了人才流失。心理契约的违背对个人和组织都会产生相当大的影 响,会影响到员工工作的绩效、工作的满意度、对组织情感的投入以及员工的流动率,在有些情 况下员工甚至会产生愤怒的情绪,并重新评价自身与组织的关系。因此,企业要向留住
