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1、第一章 筹备期商铺装修管理 第一条 概述 一、 目的:规范筹备期商铺装修管理,确保装修过程有序开展。 二、 职责 (一) 项目商管公司运营部:负责装修管理的组织协调工作; (二) 项目商管公司工程部:配合装修管理工作,进行图纸审核、现场工 程管理等; (三) 项目商管公司物业部:配合装修管理工作,进行现场安全消防管理 等; (四) 项目商管公司企划部:审核商户装修图纸; (五) 招商管理中心/项目商管公司招商部:配合进行商户通知、交场等; (六) 项目商管公司财务部:负责费用收缴与押金退还; (七) 项目商管公司总经理:负责商铺装修的统筹管理。 第二条 操作要求 一、 工作输入要求: (一)
2、招商管理中心/项目商管公司招商部完成合同签章,首笔租金、履 约保证金收缴;(二) 项目现场工程条件已达到装修要求。 二、 时间要求 开业前一周完成商铺装修验收工作,开业前两个月商户提交消防报验用蓝 图(加盖图章、图签) ,各类型商铺装修时间一般如下: 商户类别 类别细分 周期 商户进场时间 图纸审核耗时 一般购物类 15 天左右 开业前 3 个月 中型购物类 35 天 开业前 3 个月 购物类 大型购物类 45-60 天 开业前 3 个月 一般餐饮 (300以下) 30-45 天 开业前 4 个月 餐饮类 大型餐饮 (300以上) 60-90 天 开业前 4 个月 配套类 45-60 天 开业
3、前 3 个月 超市 6 个月 开业前 6 个月 影院 4 个月 开业前 6 个月 百货 5 个月 开业前 6 个月 主力店/次 主力店 KTV、电玩 3 个月 开业前 4 个月 1 个月 三、 流程操作要求 (一) 装修准备 1. 完成文件资料准备 开业前 8 个月,项目商管公司运营部组织准备如下资料,并完成公司审 批 (1) 商户装修手册 (详见附件 1) (2) 物业管理协议 (详见附件 2)(3) 保险承诺书 (详见附件 3) (4) 消防安全责任书 (详见附件 4) 2. 召开项目装修启动会 (1) 开业前 5 个月,项目商管公司运营部组织召开装修启动会,确 定装修小组及分工,与主要工
4、作时间安排。 (2) 装修小组组成人员及职责一般如下: 小组成员 人员组成 职责 组长 项目商管公司总经理 统筹项目装修工作 副组长 项目商管公司副总经理 配合组长工作 楼层小组长 项目商管公司运营部员 工 负责楼层装修工作管理 项目商管公司工程部: 1 个领班、2-3 个技工 配合装修工程管理工作 楼层小组成 员 项目商管公司物业部: 1 个领班,2-3 个安管 员 配合装修消防安全管理工作 3. 确定商户进场节奏 (1) 招商管理中心/项目商管公司招商部完成合同签订后,应在 3 天 内将合同签订时商户提交证件及合同转交项目商管公司运营部 签收。 (2) 各楼层小组根据所负责楼层签约情况,与
5、招商管理中心/项目商 管公司招商部沟通,盘点已签约商户是否具备装修条件,与装 修组长确认商户进场时间,填写商户装修状态跟进表 (详见 附件 5) ,并每日更新。4. 梳理商铺工程条件 各楼层小组定期统计所负责楼层商户进场前工程条件,与合同中工 程条件对比,如果发现问题上报楼层组长并跟踪解决,原则上于商 户进场前完成整改。 5. 建立装修现场管理协调会议召开机制 装修组长组织确认会议召开机制,建议如下: (1) 日常协调会: 1) 召开时间:从第一批商户装修开始后每天召开。 2) 参与人:由商户装修组长组织,副组长、各楼层小组参加, 项目开发公司根据需要邀请参加。 3) 会议议题:协调解决装修过
6、程遇到的问题,如解决临水、 临电垃圾堆放点、施工界面、材料运输路线、装修材料堆 放点等事宜。 4) 会议纪要:由项目商管公司运营部形成会议纪要,经与会 人签确后,抄送至开发公司项目管理中心、商管总公司工 程物业部、商管总公司工程物业分管副总经理、商管总公 司总经理。 (2) 高层协调会: 1) 召开时间:从第一批商户装修开始后每周一次。2) 参与人:由商户装修组长组织,副组长、各楼层小组、商 管总公司工程物业部、商管总公司工程物业分管副总、商 管总公司总经理、分管商业副总裁,项目开发公司、开发 总公司高层参加。 3) 会议议题:协调解决装修过程中遇到的重大问题。 4) 会议纪要:由项目商管公司
7、运营部形成会议纪要,经与会 人签确后执行。 6. 完成外联准备 装修组长指定专人负责外联工作,包括:派出所、消防、城管等政 府部门。 7. 确定第三方供应商 (1) 开业前 8 个月,按公司规定确定消防、空调、零星工程外部单 位,签订合同,确定空调、消防改造单价作为后期改造核价的 依据。 (2) 开业前 8 个月,项目商管公司工程部选取 2-3 家具备装修资质 的装修施工单位,提供联系人、联系方式作为商户装修的备选 单位,但不允许参与谈判、合同签订等任何环节。 8. 完成精装商铺确认 开业前 1 个月,项目商管公司运营部组织项目商管公司招商部/招商 管理中心梳理确定精装商铺面积、数量,经公司审
8、核后,与项目开发公司协调进行装修(满足一次消防报验,进行天地墙装修) ,商户 进场后不允许拆除报验后天地墙。 9. 完成商铺装修培训 由装修副组长负责完成对商铺装修参与人员培训,培训内容包括但 不限于: (1) 商铺装修流程及重点关注事项 (2) 商铺移交过程技巧、统一说辞 (3) 商铺装修过程中突发事件处理及应急处理方案 (4) 现场巡查要点(时间、路线、人员分工) 10. 完成商户进场时需提交资料清单整理 通知商户看场前,楼层小组负责完成该商户商户装修进场准备工 作一览表 (详见附件 6)整理,并在看场时转交至商户。 (二) 图纸审核 1. 楼层小组在接收项目商管公司招商部/招商管理中心盖
9、章合同后,通 知商户看场(项目商管公司招商部/招商管理中心配合) ,并组织商 户量场作为图纸制作的依据。同时将商户装修手册 、 物业管理 协议 、 保险承诺书 、 消防安全责任书 、 商户装修进场准备工 作一览表递交商户,并约定图纸提交时间。 2. 楼层小组运营人员负责跟进商户图纸提交情况(项目商管公司招商部/招商管理中心配合) ,并组织图纸审核: (1) 内审:各部门需在 3 天内完成审核,填写商铺装修图纸审核 意见书 (详见附件 7) ,提交至楼层小组运营人员。 1) 项目商管公司企划部:店招、效果图是否满足要求; 2) 项目商管公司工程部:建筑、结构、水电是否满足项目工 程要求; 3)
10、项目商管公司物业部:消防是否满足要求; 4) 如涉及外立面改动、结构改造或重大系统调整、接驳,需 经项目开发公司设计部审核确认。 (2) 消防外审:由外联人员负责联系外审协作机构,完成图纸消防 外审。 3. 楼层小组运营人员汇总内、外审意见,反馈至商户,跟进图纸修改 情况,并按上述步骤进行审核确认,图纸审核通过后通知商户交场。 (三) 交场:由楼层小组组织项目商管公司招商部/招商管理中心参与商 户交场工作。 1. 移交:楼层小组组织商户收场,签确商铺交接验收表 (须由装修 副组长签确) (详见附件 8) 、 进场交接确认书 (项目商管公司招商 部/招商管理中心签确) (详见附件 9) 。 2.
11、 移交当天,楼层小组组织召开装修协调会:明确商户装修管理要求、现场配合人员、临水临电使用要求、垃圾堆放要求和清运路线、进 场时间和装修时间等,形成会议纪要,经与会人签确后由楼层小组 运营人员留档。 3. 缴费:楼层小组将应缴费用录入捷成系统,打印缴费通知单 (详 见附件 10) ,组织商户到项目商管公司财务部缴纳费用并开具收费凭 证。 4. 办理进场手续:商户凭收费凭证,由楼层小组组织办理进场手续, 包括: (1) 商户签确装修手册确认表 (详见附件 11) 、 保险承诺书 、 消防安全责任书 。 (2) 商户填写商铺装修申请表 (详见附件 12) 、 商铺装修临时 水、电申请表 (详见附件
12、13) 、 紧急联络人名单 (详见附件 14) 、 施工人员出入证申请表 (详见附件 15) ,办理施工人 员出入证 (详见附件 16) 。 (3) 完成以上手续后,由楼层小组运营人员发放商铺装修许可证 (详见附件 17) 。 (四) 商铺装修 由楼层小组运营人员根据协调会会议纪要,跟进商铺装修施工单位 进场(项目商管公司招商部/招商管理中心配合) 。对于商铺装修过 程管理方式如下:1. 楼层小组应要求商户装修材料、装修垃圾按要求进行运输和堆放。 2. 动火/高空等特殊操作申请:楼层小组按商户装修手册要求,协 助商户至项目商管公司物业部办理动火/高空作业申请表 (详见 附件 18) ,并监控现
13、场。 3. 物品出入:楼层小组按商户装修手册要求,协助商户办理物 品出门证 (详见附件 19) 、 材料进场登记表 (详见附件 20) 。 4. 垃圾清运:楼层小组按商户装修手册要求填写垃圾清运记录 单 (详见附件 21) 。 5. 楼层小组需在商铺门口布置商铺装修管控一览表(白板) ,并张贴商 户装修平面图、装修效果图(如有) 、商铺装修许可证、动火/高空 许可证(如有) 、商铺装修巡逻签到表(工程、物业、运营) (详见 附件 22-24) 、施工进度表等。 6. 日常检查: (1) 检查要求 条线 频次 重点检查内容 需填写表单 运营 装修进度 商铺装修进度汇报表 (详见附件 25) 工程
14、 重点关注施工工艺、施工规 范、隐蔽工程、防水工程等 商铺装修巡检记录表(工程) (详见附件 26) 商铺装修隐蔽工程记录表 (详见附件 27) 物业 2 次/ 天 消防安全检查,现场动火、 垃圾清运、装修人员行为等 商铺装修巡检记录表(物业) (详见附件 28)(2) 检查人员发现问题后,填写商铺装修整改通知单 (详见附件 29) ;对违反管理要求的填写商铺装修处罚通知单 (详见附 件 30) ,交由楼层小组运营人员统一发至商户,并由检查责任 部门跟踪落实整改情况。 7. 隐蔽工程检查:楼层小组接到商户所提交隐蔽工程验收申请单 (详见附件 31)后,按时验收并填写商铺装修隐蔽工程验收单 (详
15、见附件 32) ,经项目商管公司工程部负责人签确后留档。 8. 湿铺闭水试验:楼层小组接到商户所提交闭水试验验收申请单 (详见附件 33)后,按时验收并填写商铺装修闭水实验验收记录 表 (详见附件 34) ,经项目商管公司工程部负责人签确后留档。 (五) 商铺装修竣工验收 1. 商户提交商铺装修竣工验收申请表 (详见附件 35)后,项目商管 公司运营部组织进行验收: (1) 消防验收:由项目商管公司运营部协调外联人员组织进行外部 验收,并获得消防验收报告;在消防验收结束后,运营部协调 外联人员在开业前申请完成公众聚集场所投入使用、营业前 消防安全检查合格证 。 (2) 内部竣工验收:在保证正常
16、开业的情况下,确定内部竣工验收 时间,项目商管公司运营部组织工程部和物业部进行竣工验收, 并要求商户提供不少于 3 套纸版竣工图纸及电子版。2. 验收通过后,项目商管公司运营部组织填写商铺装修竣工验收单 (详见附件 36) ,填写商铺装修验收退款审批表 (详见附件 37) , 申请装修押金退款; 3. 项目商管公司财务部按公司流程在 3 个月内返还装修保证金。 (六) 存档要求:商户装修全过程中的所有签字证明文件由项目商管公司 运营部收取后,统一转交至项目商管公司行政人事部存档(一户一 档) 。 第三条 支持文件 一、 商户装修手册 二、 物业管理协议 三、 保险承诺书 四、 消防安全责任书 五、 商户装修状态跟进表 六、 商户装修进场准备工作一览表 七、 商铺装修图纸审核意见书 八、 商铺交接验收表 九、 进场交接确认书 十、 缴费通知单 十一、 装修