《hb-glzd-8-d_文印管理规定》由会员分享，可在线阅读，更多相关《hb-glzd-8-d_文印管理规定（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、发布日期：2011-7-20 实施日期：2011-8-1 上 海 宏 波 工 程 咨 询 管 理 有 限 公 司 综合管理体系文件 文印管理制度 编号：HB-GLZD-8-D 分发号： 编 制：综合办公室 审 核：梁 捷 审 批：李 松 宏波咨询 1 文印管理制度 为了加强公司对收发文和印章的管理，进一步明确收文批阅处理、发文流 转审批和印章使用管理的程序和要求，提高工作效率，更好地为公司经营管理 活动服务，特制定本管理制度。 1.收文管理 1.1 本制度适用的收文是指公司及各部门收到的，与企业经营管理活动和 党群工作相关的，来自政府部门、上级单位、行业协会、业主单位和其它相关 单位的往来文函
2、、传真和邮件等，其中法律、法规和政府规章的管理另行规定， 不适用本制度。 1.2 收文批阅处理主要包括上述文件签收、登记、拟办、批示、阅处、分 发、下载、催办等工作，由于该项工作重要而且繁琐，指定负责该项工作的秘 书人员必须非常认真，而且要特别细致。 1.3 公司领导和各部门应在收到上述文件后 24 小时内交综合办公室收文秘 书登记，对于需要紧急处理的文件应根据具体情况及时交送综合办公室。凡公 司指派参加的各种会议、学习班、参观、访问等活动，参加人员应在活动结束 后 24 小时内，将带回的文件、资料交综合办公室收文秘书登记。 1.4 专人递送的机要件、挂号件及其他类型的重要函件，首先检查信封、
3、 信套的包装情况，检查来件封口有无破损或拆封，文字、印章与发文簿或回执 单是否一致。另外还要确认收件地址和件数是否符合。 1.5 收文秘书在收到文件后 24 小时内，利用公司管理信息系统，完成文件 的网上登记、文件扫描和附件上传。对于需要紧急处理的文件，收文秘书应在 收到文件后以人工传阅方式立即送交公司领导和相关部门批示和阅处。 1.6 对于已有明确分工的日常性工作文件，收文秘书可直接送承办部门处 理，凡重大和全局性文件必须送公司领导批示处理。公司领导和各部门负责人 每天至少一次上网查询文件流转情况，及时批示或阅处自己的待处理文件。 1.7 综合办公室负责督促责任部门在规定时间按照领导批示完成
4、文件处置。宏波咨询 2 对于人工处理的紧急文件，责任部门应按文件要求及时处置完成，如果 48 小时 内无法处置完成，应先完成文件流转程序并将文件复印留存。 1.8 人工处理的文件和网上流转文件的原稿，在文件阅处完毕后，由综合 办公室及时立卷归档，上一年度的文件在次年 5 月份完成归档工作，并同时移 交档案室。 2.发文管理 2.1 本制度适用的发文是指以公司名义发布的各类公文。公文种类包括： 命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要等。主要程序包括：拟稿、核稿、审核、签发等。 2.2 业务主办部门根据领导的意图和要求拟稿，并按照发文稿纸要求履行
5、审签程序，批准签发后连同其电子文档一并交综合办公室发文秘书印发。发文 草稿应采用黑色钢笔书写（不得用圆珠笔、铅笔） ，以便长期保存。 2.3 审签程序由主办部门负责人初审，办公室核稿，总经理审稿，会稿部 门或人员应在 24 小时内完成会稿工作，最终由董事长完成审批和签发。 2.4 综合办公室负责公司发文的分类编号、格式编辑、盖章印发、网络上 传和整理归档等工作。每年 5 月份，综合办公室将上一年度发文原稿和打印件 整理归档，并同时移交档案室。 3.印章管理 3.1 本制度涉及的印章包括公司所有印章，具体包括由综合办公室管理 的公司印章，由财务部管理的公司印章，由市场部管理的公司印章，各 职能部
6、门和业务部门的部门印章，各项目现场机构的项目印章。 3.2 各部门和现场机构应明确专人负责印章管理，存放位置应有必要的安 全措施。公司印章如需拿出公司使用并离开上海，应认真填写公章外出审批 表 ，向各部门征询公章外出期间的用印情况，经公司主要领导同意后方可拿出 公司。 3.3 公司印章在用印前，要认真填写用印登记表 ，写明日期、用印人、 用印事由等，经公司分管领导同意后方可用印。部门印章在用印前征得部门负 责人同意，项目印章在用印前应征得项 目负责人同意。宏波咨询 3 3.4 各部门和各项目机构如需增加或调整印章，应由部门提出申请，经公 司主要领导同意后，到综合办公室开具介绍信办理。印章刻好后
7、，应先到综合 办公室办理印模留置和印章领用手续。 3.5 各项目机构的印章应在项目完成后六个月内随项目档案及时交还综合 办公室，各部门的作废印章应在作废之日后三个月内及时交还综合办公室。综 合办公室在接收到交还印章时，应及时办理交还手续。 3.6 在印章交还后两年内，部门和项目机构如需使用该印章，应按照印章 借用程序办理相关手续后使用。综合办公室负责销毁交还时间超过两年的印章， 需要长期保存的作废印章应经公司主要领导批准。 4.打印、复印管理 4.1 各部门和各项目机构应明确专人负责打印、复印设备的日常管理和保 养维护，综合办公室 IT 管理负责指导和协助。项目机构需要租用复印机，由使 用部门提出申请，经分管领导批准后，由综合办公室统一租借、调度和管理。 4.2 在标书制作、资质申报、大型会议、体系文件、档案整理等环节需要 大量复印和打印的，应由业务部门或项目机构与文印室配合完成，具体工作流 程由文印室另行制订。其它复印和打印任务由各部门和项目机构自行完成。 4.3 谢绝外单位人员利用公司文印设备进行打字、复印等工作，如遇特殊 情况，须经办公室负责人批准，并由本公司人员进行操作。 5.附则 5.1 本规定由上海宏波工程咨询管理有限公司负责解释和修改，公司各部 门和各项目机构遵照执行。 5.2 本规定自发布之日起施行。
