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1、 1 / 4 财务外包的基本原则和实施策略 基本原则 在决定把应收账款、薪酬管理或其他财务方面的业务外包出去之前，先 仔细地考虑一下，从长远的角度来说，这样做的效果是否比在企业内部自己 处理更好。企业可以参考以下的指导原则： 1.做正确的选择 只有当出现迫切的理由时，企业才应该考虑进行业务外包。而且，企业 必须能够确定，从长期来讲，将这些业务外包的效果要比自行处理更好。 2.找到合适的合作伙伴在选择外包合作伙伴的时候，企业应该重点寻找的服务商，必须是那些 对其业务有所了解，并且能够提供适当水平的服务的公司。和其他规模相近、 情况类似，并且曾经和外包服务商打过交道的企业进行交流，会是一个帮助 你
2、掌握情况的好办法。虽然节省成本是进行外包的一个主要目的，但是如果 采用价低者得的方式则不会有什么好的收效。这样做通常会使企业陷入被拖 欠付款的境地，因为服务商的成本使得它们的服务无法及时跟进。 3.制定合适的指标 管理者一旦确定了要外包的业务类型和具体内容，下一步就是拟订一份 合同或服务协议，具体阐明合作关系中双方的责任和义务，以及用于评估这 一关系的相关指标。对大多数企业来说，最困难的就是如何在把成本进行具 体细分和制定令人头痛的绩效评估标准之间取得平衡。要找到一个平衡点， 企业必须找出绩效的 5 个最主要的动因，并且为每个动因制定 5 项评估指 标。这些指标不能是主观的，而且不能被任意解释
3、。它们必须能够被清楚地 量化，而且具有客观性，比如说完成一项交易所需要的时间，或者是交易成 本。 一旦指标被确立，在外包合作关系开始之前，企业就应该给每项指标制定 相应的绩效标杆，也可以使用最佳实践的数据作为提高绩效的指引。 4.保障顺利过渡在整个的外包过程中，最大的挑战可能就是如何在保持业务的正常运作 不受过多影响的前提下，使这个外包业务能够顺利过渡。要做到这一点，企 业就必须考虑专门为此设立一个项目办公室，由首席财务官或其他有着重大 影响力的企业成员发起并主导这一过程。 决定能否顺利过渡的另外一个环节是沟通和人员管理的问题。让企业里 的每个人都知道你在做什么，为什么要这么做，外包的合作伙伴
4、是谁， 以 及这个决定会起到什么样的效果。这些对于确立起员工对这一过程和外包决 2 / 4 策的信心和鼓舞士气是非常重要的，同样，它们对于争取员工在过渡时期和 建立良好外包合作关系上的配合也是很重要的。如果有人会因此丢了饭碗 （或者认为会因此而丢饭碗），那么企业可能就要提供额外的奖金来留住核 心人员。 实施对策 1.更新观念，正确认识财务外包财务外包是企业解决自身财务问题的捷径，但是它并不能让企业所有的 财务问题都得到解决。事实上，财务外包只能减轻企业的一部分工作量，而 不是全部。管理人员要摆脱那种认为业务外包意味着某项工作不重要，把财 务外包看作是“问题外包”，放弃责任的看法，应该认识到财务
5、外包是一种 充分利用外部资源、发展企业核心业务的重要手段。要使财务外包行之有效， 企业要善于 财务外包 利用外面的特殊人才和能力，这是最能产生价值的因素。 因此，必须从战略的角度看待财务外包，将企业资源集中在效率高、效 益好、柔性强、有发展前途的财务业务中；最大限度的利用外包商在专业技 能上的长处。同时还要注意自身财务人员的培养。企业将简单的财务业务外 包出去，目的就是将自己有限的财务人员用于财务分析及战略的制定上来， 所以财务外包之后，对财务人员的培养仍然必不可少。只有这样才能从根本 上提高本企业的财务管理水平，更好地为企业决策服务。 2.合理确定财务外包的边界确定财务外包的边界就是确定哪些
6、业务可以外包，哪些业务必须自己来 做。任何一个企业不论规模大小实力强弱，都拥有其核心技术和优势资源。 任何产品和服务的生产都牵涉到一系列的活动，核心职能业务需要其他非核 心业务的支持。如果拟外包的职能对其核心竞争能力、核心控制力起着举足 轻重的作用，构成长期战略的一部分，就不宜为了短期目标实施外包策略。 也就是说，决定是否外包的时候，不能过分强调短期效益。 因此，企业在实施财务外包策略时，要充分考虑其自身的财务管理能力 和可能涉及到的商业机密及潜在的风险，合理确定财务外包边界，权衡利弊 3 / 4 轻重，将财务中的弱势资源外包出去，同时保证外包策略的实施不会损害其 它部门的利益或影响企业的战略
7、规划。 3.选择合适的外包商由于外包会导致对外部供应商或服务提供 商某种程度上的依赖，并考 虑到高昂的转移成本和财务信息泄漏的风险，因此，确定好将要外包的部门 或职能后，最重要的就是选择合适的合作伙伴。选择合作伙伴时，最应考虑 的问题就是战略伙伴的业务能力、发展战略与经营理念，因为双方不是简单 的买卖关系，而是一个利益共同体。企业应对外包商进行充分评估，选择那 些真正与企业的业务有一定关联，并有足够的能力且愿意解决本企业困难的 外包商作为长期外包合作伙伴。 企业在选择外包服务提供公司时应客观考虑以下几个因素：首先，质量 承诺能否满足企业预期要求、是否有能力解决企业的问题等是挑选外包商的 首要因
8、素。其次，价格是企业应考虑的另一个因素。企业进行财务外包的一 个重要原因是降低成本，在选择外包商时，当其他条件相差无几时应该选择 要价最低的外包商。再次，外包服务的专业程度，服务过的企业越多，财务 管理时间越长，财务管理经验越丰富，市场地位及市场成熟度越高的 外包 商越值得信赖。 4.签订详细的合约中国的信誉体系还是比较脆弱，只能靠制度来培育信用，财务外包的最 大目的是降低成本、遵从法规、行业整合、降低环境复杂性和接触新技术和 管理门户。如果受信用危机的打击，公司的成本必然加大，外包就没有任何 意义。所以企业在实施财务外包之前，要制定好详细的合约。与外包商 签 定的合约中不仅要包括外包的具体业
9、务、价格、期限、双方的责任和义务等 问题，还要根据财务外包的特殊性，就某些特殊问题进行详细说明。 首先，企业与外包商必须在合约中明确财务的收益分配和风险承担原则。 即选择合适的外包方式，通过与外包商进行充分协商，在外包商的独立程度 与企业的控制能力之间建立有利于双方的制衡机制，明确收益分配标准和责 任归属，权利与义务，使风险和收益得到理想的平衡。其次，由于财务部门 涉及众多的商业机密，所以签订合约时必须在充分了解提供外包的公司为保 守商业秘密而采取的措施、处理相关业务人员的职业道德和外包公司内部制 定的防范制度的基础上，就财务信息的保密措施签订详细的条款。既要提高 效率，又要避免商业秘密的泄漏
10、是财务外包决策的原则。同时还要注意外包 的应只是公司财务中相对基础的部分和薄弱的管理部分。 最后，合约中应 当考虑可能发生的变化并商定一个处理这些变化的程序。这样才能保证财务 外包的健康进行。 5.利用 IT 技术实现财务外包的对接 4 / 4对于国内大多数实施财务外包的企业来说，由于企业与外包商之间的财 务信息和单证传递的频率较低（基本上一个月两三次），所以多用人工或信 件传递的方式。但在路途遥远、信息传递量大而频繁的情况下，人工传递就 显得效率低下。因此，在信息技术快速普及和广泛应用的今天，企业实行财 务外包策略，必须以网络信息技术为依托。在网络环境下，企业要保证财务 外包策略的有效实施，
11、除了更新经营管理理念，使之与时俱进外，还必须更 新和升级配套的硬件设备，完善企业内联网，并充分利用企业外联网、国际 互联网等信息高速流通渠道。同时，还要提高企业内部财务人员处理信息的 技术能力和水平，利用网络平台和信息技术，对财务外包实行全天候监控， 并做出及时反应。真正实现企业同外包商的对接。 6.避免对外包商的过分依赖企业通过财务外包的方法来摆脱财务管理失控的局面，获得较高品质的 专业服务，可以说已经得到了广泛的认可。但是，企业很可能会因为长期依 赖外部条件，形成永久性弱视，从而丧失自身财务在计划制定和决策支持方 面的能力。随着企业的发展壮大，业务量达到一定程度时，企业要有意识地 摆脱对财务外包的过分依赖。在外部咨询力量的帮助下，建立健全自己的财 务组织和财务流程，否则将难以适应物流、应收账款和现金流管理日益增长 的压力。只有这样才能让财务外包真正成为公司进一步发展的战略资源。
