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1、湖南土家人集团档案管理方案 为了做到存档文件归类合理，提取快捷，保证公司资料档案的统一性、完整性、 安全性，现制定如下档案管理方案： 一、档案文件的重要性： 档案文件作为公司的机要常用性文件，是公司的信息存储中心，在公司日常运行 中起着举足轻重的作用。因此，要求本着档案归类科学合理、调档方便原则，要求合 理安放公司档案文件,保证公司日常工作顺利进行。 二、存档文件类型： A 外部文件 1、行政事业单位文件 2、行业（或协会）函件 3、供货单位函件 4、合作单位函件 B 内部文件1、会议纪要、备忘函 2、合同协议 3、人事档案 4、通知类文件 5、财务室文件 6、采供科文件 7、销售科文件 8、
2、公司执照类文件 9、公司规章制度 11、工作联络函 12、涉及法律类文件 13、广告宣传文件 14、公司红头文件 15、公司商标类文件 16、公司大事记文件 17、公司固定资产类汇总文件18、公司文化类活动文件 19、分公司（农业、生化公司）运作文件 三、公司档案存档原则： 1、重要的传真件不易保存，务必做到复印后存档。 2、存档前文件存在有污点、缺角、起皱的，可进行部分处理，存档文件要干净、平整。 3、一些重要型文件存档前必须健全手续，要体现文件出处，发文单位、发文人。 4、存档文件要建立档案名录汇总表，体现有主题、张数、份数；并确保名录主题与文 件主题相一致。 5、存档档案盒颜色、大小要一
3、致，体现条理、整齐。 6、红头文件下发后办公室存档，便于日后参考执行。7、存档文件必须存放于所属文件类型的档案盒内。 8、存档文件必须确保文件流水编号的准确无误。 四、档案名称及编号 1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为 原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用档案文件多 少而决定。 3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表” ，即将所有分类各级名称 及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来公司扩大或业务扩展时，随时增补 之用
4、。 5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事 先商讨研究，以免混淆。 五、各部门档案事宜： 为了方便管理，便于工作顺利开展，公司各部门在项目进行期间涉及的所有合同、 备忘录、纪要、部门间工作协作的通知、与有关单位（包括政府部门、供应商、客户 等）的往来信、函等资料，除需要由公司入档保存外，其它资料全部由各部门自行进 行保存管理，同时应设有完善的资料档案及相应的签收记录，科长、主任对该项工作 总负责。待项目彻底结束后，所有保管资料交回综合办档案员长期保存。 六、调、借档规定： 1、调/借档申请要严格按照调/借档申请单所列项目填写，依次找相关领导审批， 不能出现有空项，否则档案管理员可拒绝调/借档。 2、档案员要以调/借档申请单为依据（无空项） ，急需调/借档的，若因总经理未 批准先电话请示同意，并申请人于事后2日内补齐手续。 3、调/借档文件存在有原件及复印件2种类型，尽可能使用复印件，特殊情况例外。 4、借档文件存在有归还日期的，借档申请人必须严格按归还日期归还，未按时归还的 档案员必须上报上级领导，重要文件上报总经理。 5、档案员未经允许不可私自调档，或将存档文件流失出办公室。 湖南土家人集团工贸有限公司 2011年7月23日
