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1、湖北大学商学院,国际商务函电,主讲教师：陈汉林 教授,Unit 1 Business Letter Writing,1.Structure of Business letter2.Form3.Addressing Envelopes4.Writing Principles of business Letters,1.Structure of Business letter,Necessary parts:1. Letterhead & Dateline 2. Inside Address 3. Salutation 4. Letter Body 5. Complimentary close 6
2、. Signature,Optional parts: 1) Reference Line 2) Attention Line 3) Subject Line 4) Enclosure 5) Carbon copy (c. c) 6) Postscript Line,Structure,1)信头(letterhead) 2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址 (inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary
3、) 9）签名(signature) 10）附件 (enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript),1)Letterhead,外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。,2)Reference and Date,参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期注意事项：A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B. 月份要写英文
4、名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C. 日期最好用基数字。,American way: M/ D/ Y March 1st , 2004British way : D/ M/ Y 1st March 2004 or 1 March 2004Give date in figures is a bad taste 12/10/2004,3)Inside name and Address,收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发
5、信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材P6),Address to correspondent personally, spell the name correctly.Address to the head of department, use his official title The Sales Manager The Herculers Engineering Co. ,Ltd Brazennose Str
6、eet MANCHESTER M 60 8AS England,English Address,Name of the house Number of house and name of streetName of city or town Country or state and its postcodeName of country,.,4)Attention Line,如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street
7、 London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager,Attention line,Wish to direct to a person of an organization Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention: Mr. Caveor Attention of Purchasing Manageror Att.: Purchasing Manageror For the
8、 attention of,5)The Salutation,这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：,6)Subject Line or Caption Line,事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。,7)Body of the Letter,1
9、. Opening or introductionAcknowledge any previous correspondence or provide an introduction to the matter being discussed. 2.Middle section Your Information, or your requirement3.Future actionTwo sides responses4.Closing sectionBe simple,Body of the Letter,这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(Opening Sentence
10、s),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。,在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.,8)Complimentary Close,结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：Dear Sir(s), Yours faithf
11、ully,or Faithfully yours, -FormalGentlemen: Truly yours,or Yours truly,Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours- Informal,9)The Signature,结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。例见教材P10-11外国函件都必须由负责人亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。,The signature,Signed name or mark of the pers
12、on Rubber stamp is a form of discourtesyThere are typed name followed Yours sincerely (signature) H. W. Webster Manager, shipping department,10)Enclosure,如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：Encls: 2 InvoicesEnc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate,11)The Carbon Copy Notation,如果函件要抄
13、送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”C.c to Mr. CooperCopies: Mr. Cooper Mr. Newman,12)Postscript,信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。Afterthought- poor planning of the letterP.S. to see you in the meeting P.S. I understand the special entertainment is
14、 great.,2 Form,1) Full Block Form（见课本例子P2） 完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词都是从左边的空白边缘打起。齐头式、平头式 广泛采用。常采用开放式标点方式除信文外，在必要时使用标点，日期、收信人地址、称呼、结尾谦称均无标点，各段间空一行。,Full block form (COMMONLY USED ),2)Modified Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。,3)Modified Block Form with Indented Style
15、 （见课本例子P3）混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。缩行式、锯齿式。日期在右端，收信人姓名、地址每行末都用逗号，最后一项用句号（邮编不用标点），日期与收信人地址后空两行，各段间空一行，结尾谦称、发信人姓名、签名可放中央。,Indented form,4) Simplified Form简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等。,3 Addressing Envelopes,Return Address,Stamp,Address,Remarks,Remarks:1.Private 私人信2.Confidential机密信3.Registered 挂号邮件4.Express快递邮件5.Ordinary Mail平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品,Exercise:,写信方：中国纺织品进出口公司 王总经理 海淀区大兴干道500号友谊大厦201室 100044收信方：Mr. Charles, sales manager of UCEC Corp. 251 West Hasting street Vancouver B.C. Canada Code number: 13004,
