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1、814发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特 定的公 文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于 上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等 级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。发文机 关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一 般应小于22mm15mm(高宽)。联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发 文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发 文机关标识即人们通常所
2、称的“红头” 。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字 组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机 关的上级机关规定。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院 就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加 “文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文 均应加“文件”二字。发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋 体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适 于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。发文机关标识的字号，
3、本标准以22mm15mm 为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm15mm。本标准以此为高限，就是要求除 “国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件” ，以显示国务院 作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。关 于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标 识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、 密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是 说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm62
4、mm的距离。 第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出 80mm一25mm55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页 边为天头37mm十25mm十55mm117mm。Page 各行政机关在设计文件“红头”时，两种 形式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距 上页边为117mm。关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称 右侧上下居 中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过 多(我们曾发现过有14家联合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，
5、而公文如果首页 没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。 因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关 字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、 标题以及最少一行正文的位置)。 8，15发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序 号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码 标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加 “第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。发文字号由发文机关代字、 年份和发
6、文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二 个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办” 、 “铁财” 等， “铁”代铁道部， “办” 、 “财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。 读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分 办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国 发” 、 “国函” ， “国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这 两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽 量以简化为好。年
7、份要用全称，不应简化，如“87” 、 “93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“ ”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后 面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得 包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二 者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括 号。序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是 同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是 一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加
8、“第”(有的单位加“字”)等虚字， 主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下 空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机 关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反 线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。 8，16签 发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签 发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体 字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓
9、名 从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发 文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。Page 签发人 标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单 位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规 定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便 不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意 “签发人(会签人)” 三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人 (会签人)的姓名突出、醒目。
10、如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人， 这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发 人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识 的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不 下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右 空l字的要求不变。 8，2主体 821公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字， 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定 公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍
11、使用电子设备打印 公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回 行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前 提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能 违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人 会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在 变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签 人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列 美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公 文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。 822 主送机关标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机 关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关 名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。本标准规定主送机关在标题 下空l行顶格标识，回行时仍顶格。
