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1、文件编号 HT/CW-2013-1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程第一章：总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条：本制度适用公司总部及各下属公司。 第二章：费用报销基本制度及基本流程 第四条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。 第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报
2、销金额； 2、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 3、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 第六条： 在一个预算期内，各项费用的累积支出不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司总经理审批并执行追加预算程序。 第七条：费用报销基本流程： 第八条：差旅费报销 1、因公出差的办理程序 经办人填写报销单总经理审批总裁签字出纳/会计审核凭证，提供预算执行数据部门负责人审批签字会计复核/出纳付款文件编号 HT/CW-2013-1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程1.1 因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，
3、注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、总经理、总裁审批签字。 1.2 出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，总经理审批，总裁签字、财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。 1.3 凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、总经理、总裁签署意见后方可报销。 1.4 出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 1.5 出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费
4、用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。 2、差旅费补贴标准 职 务 住宿补贴 出差补贴一般员工 120 元/天 35 元/天部门经理 150 元/天 40 元/天总经理（副总） 200 元/天 40 元/天交通工具乘坐规定交通工具 职务 火车硬座 汽车 高铁一等座 飞机 出租车一般员工部门经理6 小时内 6 小时以上路途 12 小时以上，机票 4折内22：00-07：00或携带物品20KG 以上总经理（副总） 4 小时内 4 小时以上 8 小时以上 补充说明： 2.1 出差到经济发达地区的，住宿标准可上浮 30%，具体由部门负责人/总经理审批后执行。文件编号 HT/CW-2013-
5、1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程2.2 报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，超过 12 小时的按照一天计算伙食、交通及通讯补贴，不足 12 小时的按照半天计算补贴。住宿补贴按照实际住宿天数计算，报销时需提供住宿发票作为报销依据。2.3 出差期间招待客户需要事先经总经理、总裁同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。2.4 出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.5 不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。2.6 同性两人一道出差可一同住宿的分别按照 6 折计算住宿补贴。2.7 出差期间因公招待客人、其
6、招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。2.8 出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在 20 公里以内（含市内），不享受伙食/通讯及交通补贴。2.9 应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时方可选择在外住宿。2.10 乘坐交通工具超出规定标准，报总经理审批同意后方可报销。第九条：办公费报销 人事部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品购置单”，执行公司借款流程。 在借款之后 7 个工作日内，采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。 第十条：业务招待费 1. 部门因公需招待时，应事先申请，经总经理、总裁批准后方可招待。2. 进行招待申请时应填写“业务招待申请
7、单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。3. 其它非公招待客人一律由个人承担第十一条：交通费 市内交通乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。 市外交通一律不准承包出租车，否则费用自负。乘坐公司汽车或他人便车没有发生交通费用的，一律不准报支交通费。第十二条：通讯费 文件编号 HT/CW-2013-1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程岗位 补贴金额 说明大区经理 200 元/月部门经理 100 元/月物流人员/公司外派人员 100 元/月每月凭通讯发票报销，不足标准按照实
8、际金额报销，超出部分自己承担。第十三条：教育经费及培训费 1.教育经费及培训费用由人事部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向人事部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事部门审核后方可使用。 3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十四条：会议费 1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，“参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。 3.会议
9、结束后 5 日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及“会议邀请函”。 第十五条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务部上报总经办酌情处理。 第三章：借款标准及流程 第十六条：借款标准 1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须部门经理签字确认，总经理、总裁审批同意方可。 2.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 文件编号 HT/CW-2013-1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程3.员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款
10、单，经有效批准后到财务部支取现金。 4.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 5.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 第十七条：借款流程 第四章：费用审批管理 第十八条：费用审批管理。 1.总经理在董事会授权内行使审批权。 2.营销公司 2 万元以内的单项支出由总经理审批，2 万元以上的单项支出由公司总裁审批。3.总经理出差时可以指定授权人（书面授权书），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，总经理回来后要立即补办批准手续。 4.审批人应当根
11、据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 5.货币资金支付的批准方式为书面方式。 6.公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 510 倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 借款人填写借款单出纳审
12、核付款经办人领款签字总经理、总裁审批签字部门负责人审批签字文件编号 HT/CW-2013-1 页次惠特企标文件发放日期 版本 2013有关费用报销制度及流程8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额 10%-50%的罚款。 9.因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额 50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 10.财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 11.出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第五章：附 则 第十九条：本制度解释权归公司财务部。 第二十条：本制度经董事会办公室讨论通过并由总裁签字后生效，修改亦同。 附：附件一、出差申请表附件二、出差报销单
