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1、Q/BRKIS009A (第 1 页 共 5 页) 捷奥比电动车有限公司批 准 复 核 审 核捷奥比电动车有限公司Geoby Electricmotorcar Co., Ltd. 王曙光 徐健 李炳盛编码:(受控印章) 邮件管理制度Q/BRKIS009A1目 的推行公司邮件规范化管理,实施无纸化办公信息流。2范 围本规则适用于公司使用邮箱的所有人员。3支持文件电脑数据管理制度 (Q/BRKIS 008A)4职 责4.1 CEO4.1.1 负责对本制度的批准。4.2 IS 总监4.2.1 负责对本制度的复核。4.2.2 负责本制度的总体实施。4.3 IS 系统支持部4.3.1 负责起草邮件管理制
2、度 ,经批准后组织实施。4.4 使用邮件的公司各部门、各事业部4.4.2 严格按照本制度的相关规定执行。编 写 李炳盛 管理单位 IS 部Q/BRKIS009A (第 2 页 共 5 页) 捷奥比电动车有限公司5管理制度5.1 总体规则5.1.1 所有因工作需要使用邮箱的人员均可申请办理邮箱。5.1.2 原则上不再设置部门邮箱及职能邮箱,如确实有此需求需由 IS 总监审批后执行。5.2 邮箱命名规则显示名称:姓+.+名 。对外邮件:名+“.”+ 姓 +5.2.1 原则上邮箱命名采用实名制,以各管理中心、事业部为基本单位进行命名。5.2.2 标注的内容根据实际情况可以去掉。如配置 IS 部李炳盛
3、的邮箱命名为显示名称:Li,Bing Sheng对外邮件:5.2.2 如果按上述分配原则,出现有重名邮箱,按照在符号前增加一位阿拉伯数字区分。5.3 邮箱申请、更改和删除5.3.1 由于工作需要申请新增邮箱,需通过 OA 系统中填报 IS 各类帐号申请单 ,申请中必须提供使用者中文名、部门名、职务、登陆公司网络帐号和申请原因及要求等信息;新员工入职前,由 HR 通过电子邮件方式将入职者的相关信息发送至 IS 部。5.3.2 用户主管根据相关规定进行核准,同意则将在 OA 系统中予以批准,否则写明原因直接通过 OA 予以退回申请人处。 5.3.3 IS 服务部在收到核准申请后,按要求进行服务器操
4、作,完成后备注用户新的帐号或邮箱信息提报到相关 IS 维护人员给予配置。5.3.4 IS 维护人员配置完成后通过 OA 系统对相关审批工作流归档,确认完成。5.3.5 外协单位的邮箱新增、更改或删除,必须经过 IS 分管主管参照 5.3.1 批准方可操作。5.3.6 公司新聘请的副厂长或经理助理以上职位人员,在没有正式任命前,必须经过维护主管批准后增加个人临时邮箱,任命下达后立即按规定更改。5.4 邮箱大小5.4.1 公司/工厂邮箱:设置当存储邮件总和等于 500M 时系统禁止此邮箱发送邮件;设置当存储邮件总和大于 600M 时系统禁用此邮箱。5.4.2 因工作需要可以申请增加邮箱存储空间,经
5、 IS 总监批准后操作,但不允许超过 1G。Q/BRKIS009A (第 3 页 共 5 页) 捷奥比电动车有限公司5.4.3 副总裁或总监及以上主管的内部邮箱不控制存储空间。6邮件使用6.1 每个邮箱对应一个或一组网络登陆帐号,只有登陆帐号正确,才能打开相对应的邮箱,6.2 在发送邮件时,主题是用来描述此份邮件的主要内容,必须书写而且一定要清楚。6.3 尽量使用邮件本身的编辑器书写邮件,减少附件插入, 必须使用附件的邮件,每个附件必须有明确的名称,对于格式相同的 EXCEL 邮件附件,请尽量存入一个EXCEL 文件的工作簿后再发。6.4 每个邮箱的存储空间是固定的,应定期对收件箱、已发送的邮
6、件和已删除的邮件进行整理,删除不需要保存的邮件,也可以按下面方法操作来自动清除已删除的邮件:打开 OUTLOOK,点击工具 菜单栏,在出现的下拉菜单中点击选项 ,在弹出的选项对话框中选择其它 ,在退出时清空“已删除的邮件”文件夹前方框里打勾,这样在每次退出 OUTLOOK 时系统会提出是否删除,如果需要,回答 YES 即可。6.5 每次发送邮件,系统会在“已发送的邮件”中保留副本,占用了很多邮箱空间,可以按下面方法操作使发送的邮件不在已发送的邮件中保留副本:打开 OUTLOOK,点击“工具”菜单栏,在出现的下拉菜单中点击“选项” ,在弹出的选项对话框中选择“首选参数” ,再点击“ 电子邮件选项
7、 ”按钮,在弹出的电子邮件选项对话框,使“把在已发送的邮件文件夹中保留邮件副本”项不被选中即可。6.6 如果是很重要的邮件,并且想及时知道接收方是否已读取该邮件,可以按下面步骤操作:撰写新邮件,点击“选项”按纽,重要性栏选择“重要” ,敏感度栏选择“私有” ,再点击选择“请在阅读此邮件后给出”已读“回执”即可。7邮件备份7.1 客户端备份7.1.1 备份单份邮件可采用以下方法:选择此邮件后,点击文件菜单,在出现的下拉菜单中点击“另存为“项,在弹出的对话框中选择要存储的位置和文件名,保存类型选择“邮件格式” ,点击“保存”即可,恢复时双击此文件就可打开。7.1.2 备份整个邮箱可采用以下方法:点
8、击“文件”菜单,在出现的下拉菜单中点击“导出和导入”项,在弹出的对话框中选择“导出到一个文件“,点击”下一步“,再Q/BRKIS009A (第 4 页 共 5 页) 捷奥比电动车有限公司选择“个人文件夹文件“,点击”下一步“,选择要备份的邮箱并在”包括子文件夹“前打钩,然后点击“下一步” ,选择文件存储位置后点击“完成”即可。7.1.3 恢复整个邮箱可采用以下方法: 点击“文件”菜单,在出现的下拉菜单中点击“导出和导入”项,在弹出的对话框中选择“从另一程序或文件导入” ,点击“下一步”,再选择“个人文件夹文件” ,点击“下一步” , 选择在 7.1.2 步骤中保存的文件,然后点击“下一步” ,
9、选择要导入内容的邮箱后点击“完成“即可。7.2 服务器端备份7.2.1 参照电脑数据管理制度 (Q/BRKIS 008.A)相关规定执行。8邮箱安全8.1 邮箱中许多数据是公司的机密资料,不允许被别人看到,所以请员工一定要注意对自己用户帐号密码的保密工作,设置密码时要满足复杂度要求,同时三个月更改密码一次。8.2 员工用自己的帐号登陆网络就可以查看相关邮箱内容,所以当你长时间离开计算机时请注销当前用户,以防止在你外出期间别人使用和查看邮件。8.3 当员工调离本部门或因工作性质调整,不再需要访问某个邮箱时,由用户在办理人员离职手续时进行帐户或权限注销.对于未能按正常离职手续办理离职的员工,其帐号及权限统一按 HR 系统提供的书面信息进行注销删除.9附录附录 A 修订记录附录 A: 修 订 记 录文件编码 Q/BRKIS009 文件名称 邮件管理制度版本顺序号 生效日期 内 容A 2008-2-20 首发