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1、行政管理制度会议管理制度1.0目的为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特拟定本规范。2.0范围例会、专题会议、临时会议。3.0职责3.1公司所有跨部门会议必须由行政部进行统一安排时间，以免发生冲突。3.2会议发起人和主持人：3.2.1确定会议目的；3.2.2确定会议议程及参加人员，审核会议通知；3.2.3控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；3.2.4掌握会议时间；3.2.5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语故意刁难逃避责任急于了事和专横自大等；3.2.6平衡发言，发挥群体力量，尽量使每位与会人员都有发表意见的机会；3.2.7善用群体专长，增加每位
2、与会人员对会议结论的支持；3.2.8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体；3.2.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调；3.2.10会议纪律的监督执行；3.2.11会议记录的签核；3.2.12会议决议或对策实施效果跟踪验证。3.3通知人：3.3.1制作会议通知(内含会议议程)；3.3.2确保通知到位，每位与会人员要在会议通知上签名；3.3.3异常状况及时通知会议主持人；3.3.4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。3.4记录人3.4.1组织会议签到；3.4.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)；3.4.3会议记录的发放；3.4.4检查协调和跟
3、进会议执行状况；3.4.5向主持人汇报执行状况。3.5参加人员3.5.1事前准备相关会议资料；3.5.2遵守会议纪律；3.5.3会后传达会议精神并进行工作安排付诸行动；3.5.4临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时通知会议主持人，并委任职务代理人参加。4.0会议纪律规定4.1纪律规定4.1.1保证会议不受干扰；4.1.2与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动；4.1.3会议期间禁止吸烟； 4.1.4与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；4.1.5会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜；4.1.6需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发
4、言；4.1.7会议准时开始，会议时间按议程控制；4.1.8已知会应参会人员,因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人；4.1.9会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。5.0处罚规定5.1会议迟到 5分钟以内，处以 10元/次罚款，迟到 10分钟以内，处以 20元/次罚款,以此类推，每超 5分钟，加罚 10元，缺席且没有和会议主持人请假，按 50元/次处理；5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处以 20元/罚款；5.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚 10元，若因此给公司造成损失的，按照
5、相关管理规定追究责任；5.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，给与会议主持人 10元/次罚款，会议记录人 5元/次罚款；5.5会议期间手机铃声响，处以责任人 10元/次罚款。6.0相关表单6.1会议通知表6.2会议签到表6.3会议记录表xx 有限公司行政人事部2007 年 1 月 3 日会议通知表发文部门: 发文日期：时间 与会人数地点 审批人主题主持人 记录人与会人员议题 主要内容 备 注12345需要协助的部门需要协助的事项所需器材其他要求会议签到表编号：时 间 地 点主持人 记录人会议主题： 姓名 部门 姓名 部门 姓名 部门迟到： 姓名 到会时间会议记录表日 期 年
6、月 日地 点会议名称记 录与会人员：时 间： 至 主持人： 议 题：与会人员发言纪要发言人 内容会议决议或任务要求序号 内 容 责任人 要求时限123会议记录审核： 制表：例会管理安排表会议时间 会议主题 主持 人 发言内容 与会人员 记录 人周二 15：00-15:30 库存情况通报会周三 16：00-17：30 管理变革例会周五 11：00-11：30 稽核例会周五 15：00-16：00 生产部例会周六 11：00-12:30 产、供、销协调会每月日 会时 45 分钟 应收帐款协调会每日下午 16：30 订单评审会备注：1、为保证会议质量和会议效率，请主持人尽量保证会议时间在规定时间内完
7、成，如超时 1分钟处罚主持人元次，如影响其他会议的正常召开处罚元次。2、如有临时会议，必须由行政人事部安排时间，各部门须自行安排记录人员。3、每周四下午 16点进行中高层培训或考试，不另行通知。产供销协调会时 间：周六 11点至 12点 地 点：二楼会议室主 持 人：xxx1会议主题：销售订单、生产进度、物料供应的协调，以及下周出货计划、生产计划的安排和物料的欠数信息和返料计划。2会议目的：协调生产、供应、销售三者的平衡性，确保生产计划的有效执行，从而准确而有效达成客户订单交期。3参加部门：销售部、生产部、PMC（计划、物控、采购） 、品质部4主持者：PMC 经理5会议资料准备销售部：本周交货
8、统计及订单准交率统计数，下周出货计划。生产部：本周产量统计，本周计划达成统计，本周制程异常统计和改善措施。 品质部：本周品质异常统计及改善措施 。计划部：本周生产计划达成率统计数，下周生产计划。物控部：本周物料送货异常统计，下周生产计划中物料欠数统计及到料计划。采购部：下周生产物料送货计划。6会议时间：1 小时7会议进程安排销售部：本周订单交货总结及订单准交率汇报，下周出货安排。限时5分钟。生产部：本周产量统计及达成统计汇报，本周异常总结和改善措施提出。限时 5分钟。品质部：品质异常统计汇报及改善措施提出。限时 5分钟。计划部：本周生产计划达成率通报和下周生产安排。限时 5分钟。物控部：本周物
9、料送货异常总结，下周生产物料欠数统计和送货安排汇报。限时 5分钟。采购部：下周物料送货安排汇报。限时 5分钟。各部门就异议问题进行回复和探讨。限时 20分钟。PMC 经理：会议总结及各部工作安排的落实与跟进。限时 10分钟。订单评审会时 间：根据需要地 点：二楼会议室。主 持 人：xxx会议主题：销售订单生产工艺及排产可行性评估。会议目的：确保销售订单完成交货。参加部门：工程部、生产部、质监部、PMC 部、物控部、采购部。会议资料准备及议程：工程部：新产品资料，包括菲琳、印涂工艺可行性分析情况、模具可行性及模具交期等情况。生产部：生产能力评估、工艺合理性可行性评估、人员需要评估、生产效率、合格
10、率评估等。质监部：人员配备、质量标准提议。物控部、采购部：材料供应状况。PMC部：销售部提供的相关信息资料及交期要求准备；综合情况提出生产期及交货期。结 论：订单可否按工艺要求、质量要求、交期要求完成。稽核例会时 间：周五 11点至 11点 30分地 点：二楼会议室主 持 人：X x1 会议主题：稽核例会会议目的：协调各部门管理工作,从而达到管理规范化.2 参加人员： 稽核小组成员3会议进程安排：X x：工作资料总结，调查结果处理X x x：生产部门管理问题汇报及处理情况X x x：采购、销售、财务部门管理问题汇报及处理情况X x x：计划、物控部门管理问题汇报及处理情况X x x：品质技术部
11、门管理问题汇报及处理情况X x x：行政后勤部门管理问题汇报及处理情况X x x：负责奖罚基金管理通报X x：主持重点问题分析与处理；安排下周稽核任务。4会议时间：30 分钟各管理异议问题进行回复和探讨。限时 5分钟。稽核经理：会议总结及各部工作安排的落实与跟进。限时 10分钟。库存情况通报会时间：周二 15:00至 15:30 地点：二楼会议室主持人：xxx1会议主题：成品仓库存明细通报2会议目的：各相关业务员了解所跟踪客户的库存情况及提供安排出货时间表，解决成品仓压力。3参加部门：成品仓、营销总监、财务、销售部4会议资料准备：成品仓库存明细表5会议进程安排：成品仓主管：成品仓的存货情况通报
12、销售经理：和业务员对每一种产品的出货时间或沟通完成时间进行确定营销总监：安排下周成品仓和业务员的工作任务生产部周例会时间：周五 15：00 点至 16：00 点 地点：二楼会议室1会议主题：对上周的生产管理进行汇总，提出生产管理过程的异常及改善措施，落实下周的生产计划及任务。2会议目的：对生产管理过程出现的异常，及时采取更有效的措施解决问题，确保生产的畅顺，提高产能的效率，降低成本，增创更大的效益。3参加部门： 4主持者：生产部经理5会议进程安排：车间主任：本周生产管理过程中人、设备、材料、方法、环境的状况汇报，本周计划达成统计及影响异常统计和改良措施；下周的生产安排和计划（除按生产计划外的部
13、分） ，需协助解决的内容，限时各 5分钟。模具主任：本周制罐过程中各部门模具的维修工时统计，维修过程异常的处理和改善措施，以及近一个月的工作计划，限时 5分钟。设备科：对各车间上周的设备异常和改良措施进行通报，对下周的设备保养 、检修和安全隐患提出改进要求。 （限时各 5分钟）其它人员意见：限时为 5分钟生产部经理：会议总结及各部门工作安排的落实与跟进。 （限时 10分钟）应收帐款协调会时间：每月 16日下午 16点到 16点 45分 地点：二楼会议室1会议主题：应收款问题的跟踪、回笼以及责任的落实。2会议目的：及时与业务部门沟通反映客户应收款回笼、对帐情况，减少坏帐。3参加部门：销售部、财务
14、部4主持者：财务部经理5会议资料准备财务部：上月应收款报表。 6会议时间：45 分钟7会议进程安排财务部：各客户应收款总结，限时 15分钟。销售部：对有异议的客户应收款进行讨论、跟进、落实解决办法30分钟。公文管理作业流程序号 作业流程 责任部门责任人表单 作业内容1发文部门经理公文审批表发文部门根据发文内容填写公文审批表 ，报有关权限领导审批，需会签公文需先行会签.2审批部门经理公文审批表审批部门领导审核文件内容，批准或不批准，并及时反馈给申请部门3文控或发文部门办事员收（发）文登记表公文一般以电子文本以电邮方式发放，以电邮系统的自动回复记录作为发到的依据，需以文本方式发放的文件，需做收（发
15、）文登记表登记4收文部门收件者收（发）文登记表接收以电子形式发送的邮件要及时将公文转存到硬盘的电子文件夹中，文本文件要在收（发）文登记表上登记5NO发文部门文档管理员文件受控目录清单发文部门根据实际情况妥善存档，以备查用。公文发文申请 公文审批公文接收公文存档 公文发放公文管理办法1.0目的为规范管理公司公文的审批、接收、发放、存档工作，提高办公效率，特制定本制度。2.0范围适用于标准金属制品有限公司所有文件的审批、接收、发放、存档工作。3.0公文级别3.1一级行政文件：公司级文件，由各部门制定经总经办审核、审批后发出的文件。3.2二级行政文件：行政人事部发出的处罚性通知、事务性通知，各部门发出的部门内管理制度。3.3三级行政文件：各类会议纪要，各类联络单。3.4外来文件：是指外单位向公司发送的各类形式的公文，需要公司进行批阅的各类文件。行政类一般包括政府性通知、文件、邮件快递、公函等，
