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1、 1业务文件资料归档管理办法 (暂行) 1、 为了加强公司业务档案的科学管理,更好地为公司各项工作服务,根据建设部颁发的建设工程监理规范(GB503192000),建设工程文件归档整理规范(GB/T503082001) ,特制定此办法。 2、 本办法适用于公司各监理部承揽的工程监理(包括与其他单位合作监理项目)、项目管理。监理业务档案的归档内容 3、 监理档案按建筑工程资料管理规程要求,分为两类:第一类为监理管理资料;其中包括:监理规划;监理实施细则;监理月报;监理会议纪要(包括专题会议纪要);监理工作日志;项目监理部制订的管理办法及制度;监理工作总结(专题、阶段和竣工总结);获奖证书。 第二
2、类为监理工作记录;其中包括,工程技术文件报审表;施工测量放线报验表;施工进度计划报审表;工程物资进场报验表;工程动工报审表;分包单位资质报审表;分项/分部工程施工报验表;工程复工报审表;月工程进度款报审表;工程变更费用报审表;费用索赔申请表;工程款支付申请表;工程延期申请表;监理通知及回复单;监理抽验记录;不合格项处置记录;工程暂停令;工程延期审批表;费用索赔审批表;工程款支付证书;旁站监理记录;质量事故报告及处理资料;见证取样备案文件;单位工程竣工预验收报验单;竣工移交证书;工程质量评估报告及工作联系单,工程变更 2单等。 监理档案组卷原则4、 监理管理资料类,按类型分别组卷的原则。 (1)
3、、综合卷:是由函概整个工程项目全貌的重要文件组成。 其中包括:项目案卷总目录(必须装订); 1监理招标文件,中标文件;授权委托书; 2合同评审、监理合同、协议(必须正本); 3总监任命书(必须原件); 4监理规划,监理实施细则; 5项目监理部制订的管理办法及制度; 6项目监理人员名单,分工及进场时间表; 7监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等); 8竣工移交证书; 9工程质量评估报告; 10获奖证书等; 11监理业务手册。 12(2)、监理月报(3)、监理会议纪要(包括专题会议纪要)。 (4)、监理工作日志等。 5、监理工作记录类:是分别以单位工程(具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物
4、)为组卷单位;以主要工程在先,附属工程在后为原 3则。每个单位工程则按专业或建筑部位形成的资料分别组卷。 档案组卷的要求 6、每个工程项目的组卷排序以综合卷为首卷。 然后按监理管理资料类,监理工作记录类依次排卷。7、如某项资料未发生时,可不立卷,卷内资料少时相关的文件可进行并卷,并卷后的案卷题名并列;并卷后的资料可采用“分目录”分别登记,并用“卷内目录”登记“分目录”的种类;卷内资料较多时可组多卷。 8、档案盒内以封面、目录、文件资料、备考表为序组卷。 9、卷内文件资料按发生的时间顺序排序。(先发生的放在上面)。 档案组卷质量要求 10、归档资料必须真实反映业务过程中的实际情况,必须完整、准确
5、;案卷力求美观、整洁,如有破损的应裱糊整齐。11、监理档案应以原件组卷存档,在不能使用原件时,可用复印件,并说明原件的存放处。12、工程资料应采用打印形式,手工鉴字;鉴字必须用黑色水笔填写,打印纸一律采用70gA4纸。13、对于国家及北京市重点工程项目,要求采用缩微制品的档案,必须按国家缩微标准进行制作。14、文件类可不装订。 15、各种表格、资料类必须装订成册,装订时要剔除金属物,需用棉线,在左侧装订。 4业务档案的移交 16、监理档案应在工程竣工验收后3个月内整理组卷,由监理部总监工程师审查后送公司工程部审阅并签字,然后向档案室移交,并填写监理档案交接登记薄。档案的保存期限与销毁17、档案
6、的保存期限。 (1)综合卷长期保存。 (2)监理管理资料及工作记录的保存期为工程竣工后5年。 (3)项目管理资料及工作记录的保存期为项目完成后5年。 (4)咨询、招标代理业务资料保存期为10年。 18、档案的销毁超过保存期的业务档案,经公司总工程师批准后销毁,并保存销毁记录。 5监理档案管理用样表 附件1 工 程 监 理 档 案 项目名称: 案卷题名: 编制单位: 总监理工程师: 编制日期: 自 年 月 起至 年 月 止 保管期限: 密级: 档 号: 6共 册 第 册 附件2 工程案卷脊签样式 示例:档 号本栏由公司档案室在归档时填写工程名称类 别填写项目总名称及单位工程名称监理资料按有关监理
7、规程或规范的要求分类;质量体系记录为一类。案卷题目填写:1、表格名称和代号。2、卷内资料起止时间(必要时)。 3、卷内资料起止编号(必要时)。4、分专业或分部工程(必要时)。分承包单位(特大型工程适用)。 共 册第 册本栏由公司档案室在归档时填写 档 号工程名称新建区二期工程商业回迁楼 类 别监理工作记 案卷题目分部项工程施工报验表G7-1(土建三)共 册第 册 7字体要工整,字迹要清晰。一律使用黑笔填写。 案卷总目录册号 责任人 案卷题名 目录 备注 8卷内目录序号 文件材料题名 原编字号 编制单位 日期 页数 备注 9案卷编号工程资料卷内备考表本案卷已编号的文件材料共 件,其中:文字材料 份,图样材料张,照片 张。立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明:立卷人: 年 月 日审核人: 年 月 日保存单位审核说明:技术审核人: 年 月 日档案接受人: 年 月 日 10说明:监理部手册资料整理方法和此办法冲突时,以此办法为准。此办法内容作为竣工时使用。二一二年三月五日