有限公司行政管理制度

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1、公司行政办公管理制度为规范公司的各项行政管理，经讨论研究特制定福建德恒集团公司行政办公管理制度 ，并予以下发，请遵照执行。本制度包括以下六个部分： 第一部分 公司文书管理办法 第二部分 公司印信管理规定 第三部分 公司办公设备管理制度 第四部分 公司会议管理规定 第五部分 公司车辆管理规定 第六部分 有限公司图书资料管理规定特此通知！福建德恒集团公司二 0 一一年 月 日第一部分 有限公司文书管理办法第一章 总 则一、为规范公司的文书管理，保证公司的各项经营活动，特制定本办法。二、本管理办法所指文书涵盖以下范围：1、公司领导层决策文书以及下达的文件2、部门合议与传阅的文件3、契约书、证券、证书

2、和劳动协议书4、收支预算与决算书、帐本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书5、志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书6、往来书信、电报、任命书、意见书7、各种报告、统计表其中 1、2 项的处理，原则按公司会议结果及决定进行处理。三、文书的机密分类：1、机密文书： 绝密：指极为重要（其中包含绝密机要的重大事项）并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书 秘密：指次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露内容的文书 外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书2、普通文书：即非机密文书四、公司文书的机密分类由总经理办公室确定，各级人员应严格保守文书的机密。五、全部文书均归公司所有并收藏

3、，由公司指派专人保管，任何个人不得私自占有。公司办公室是公司文书管理的具体组织实施部门，负责文书管理的具体实施方案。第二章 文书的接收与处理一、文件接收与拆验到达本公司的文件由办公室负责签收，并按以下原则进行拆验处置：1、普通文书由办公室收发人员开启或开封。2、机密文书由总经理办公室主任负责开启处置。二、文书的处理1、编号登记：文书开封后，由文书开封人员对文书进行编号登记，并在文书接收登记簿 （附件一）上注明收发日期、文件标题与文件密级等内容。2、呈阅：开封人员填写文书阅办单 （附件二） ，并将文书阅办单粘贴在文书正面左上角，送总经理阅示。3、批阅处理：总经理对文书内容阅示后，在文书阅办单上作

4、出批示（在批示中应指明文书具体传阅对象或呈办人员，不需处理的签署“已阅” ） ，将文书退还文书开封人员。4、文书开封人员将文书及文书阅办单进行复印，原件归档保存，按批示要求将复印件转交相关人员操办或传阅。5、文书档案部门的主管有责任根据指示督促有关部门或人员处理文书中指定的事项，防止文书的处理延迟或停顿，并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。第三章 文书的制作一、 文书制作包括拟办、核稿、会签及审批四个环节。二、 文书拟办1、文书拟办人依照主管批示的来文、口令、口头指示、会议结果或者因本身职责而主动拟办的事项，拟具处理的办法。2、拟稿应以简单明了的文体记述，采用标准简体汉字，同时应做到条理

5、分明、措词简明扼要，避免使用艰涩的词句。3、除特殊规定外，原则采用通常的横排方式书写。三、 核稿：文稿拟定后，拟办人填写发文稿纸(附件三)的相关内容，将发文稿纸粘贴在文稿上连同文稿，送拟办单位的负责人审核。四、 会签:1、承办单位主管核稿后，按本章第六点之规定交相关部门的主管会签。2、会签单位的主管在会稿后应在发文稿纸上签名，以示确认并将文稿退还拟办人。3、会稿时如有修改，不能将原有的字句抹掉，而应加以勾勒，在旁边添注。五、 审批文稿经会签完成后，拟办人应按本章第六点之规定交由具体审批人审核后签发。六、 各类文书的承办制作与审批对象：项 目 发文名义 拟办拟办单位审核会签 审批 公司总体经营战

6、略。 公司重大问题，事项及决策发布。 公司向上级主管部门呈报的工作情况、申请、请示报告等。 公司办公会议形成的决议。 项目开发销售与服务的流程、产品的销售管理办法 其他公司办公室文秘办公室主任各部门主管总经理 公司各项管理规章制度（如人事、财务、行政办公、园区管理等）公司承办部门人员承办部门主管各部门主管总经理 各部门职责范围内的工作事项 各部门请示报告、问题反映、工作情况汇报等各部门各部门人员各部门内部人员各部门内部人员各部门主管第四章 发文处理一、文件经签发审批后，即进入发文处理程序阶段，它包括文书编号、打印、校对、送达及归档五个环节。二、文件编号1、各文件拟办人所承办的文稿一经签发，按文

7、件编号规则进行编号：（1）凡属公司名义发文的文件，一律统一交办公室进行编号登记。（2）属各部门名义发文的文件，由各部门统一进行编号。2、文件编号的原则为一文一号，承办人应在发文稿纸上注明发文号。3、文件编号的规则如下：部 门 编号规则 部 门 编号规则公司文件 榕 200年第号 办公室 榕办字200年第号人事部 榕人字200年第号 财务部 榕财字200年第号开发部 榕开字200年第号 市场部 榕市字200年第号园区服务中心 榕园字200年第号 机密文件 榕密字200年第号三、文件打印文书承办人将已编号的文书交办公室文员进行打印。四、校对文书承办对打印后的文稿再进行校对，校对无误后在发文稿纸上签

8、名，并明确文件接收部门及打印份数。五、送达办公室文员将校对后的文件进行文件复制与盖章，对于机密文件应标注密级，并按要求送达至文件接收单位，文件接收单位在发文登记簿 （附件四）上签收。六、归档文书一经发出，由办公室文员将原稿及附件进行存档，并在存档目录 （附件五）上详细载明，同时将文书的电脑资料进行备份保存。第五章 文书保管一、 各类文书的保管期限及密级规定如下：（一） 永久保管分类 项 目 事 例 保管单位 密级1 章程以及公司规划的制定、修改、废止等永久性查考文书 章程、公司发展计划、通则 总经理办公室 绝密2 重要的政府机关的许可证书，认证书以及指示、命令 项目批文、经营许可证、营业执照、

9、土地使用权证 总经理办公室 普通重要性契约书、合同书 办公室 秘密3 契约书等具有永久效力的文件一般性契约、合同 办公室 机密4 有关职员人事方面的重要文件 健康保险、医疗保险、资格登记、公司职员名册、履历书等 人事部 外密（二）十年保管分类 项 目 事 例 保管单位 密级1 预算、决算以及有关会计的各种帐薄、各种凭证税表、结算底帐、现金出纳帐、现金收入、支出帐、转帐凭证、银行存固定资产帐目、各种收据、业务文件、日记帐、日常债仅、财产目录、借贷对照表、财务报告、会计报表财务部 秘密2 经营管理上重要的查考性文件 销售管理办法、各种流程、制度等 办公室 外密3 人事、工资福利的文件 人事文件、卫

10、生保健文件 人事部 秘密4 公司内向全体人员通告的文件 办公室 普通（三）五年保管分类 项 目 事 例 保管单位 密级业务人员日志 市场部 外密事故类文件、一般请示、收发文簿 办公室 普通1 仅在短期内需查考的文件收入印花收支薄、盘点报告、各种存款印票事务移交文书财务部 普通2 人事文件 工资明细总表、社保明细表 人事部 秘密（四）三年保管分类 项 目 事 例 保管单位 密级1 会议记录 会议纪要 办公室 外密2 一般文件、帐薄图表文件收发文薄、收入印花出纳薄、邮票出纳薄、挂号信收据、办公用品收发记录办公室 普通3 人事文件 考勤薄 人事部 普通二、保存期满,或者在保存期内没必要继续保存的文书

11、,应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议或公司办公会议讨论，报总经理室认可，由办公室执行。三、所有废除与销毁的文书应采取粉碎与焚烧的方式进行。本办法自公布之日起执行。附件一：文件接收登记簿文件接收登记簿编号 收文日期 发文单位 文书标题或内容摘要 收件人签名附件二：文书阅办单文书阅办单日期： 年 月 日来文单位 文书编号文书标题附 件总经理阅示年 月 日办理结果附件三：发文稿纸发文稿纸发文时间 年 月 日签 发 会 签 核 稿文件标题（内容）附 件主办部门 拟稿人主送部门 抄送部门打印人 打印份数核对人 存档份数附件四：发文登记簿发文登记簿日期 文号 文件标题 发文单位 收文单位 主管签

12、名 备注附件五：文件存档目录文件存档目录日期 编号 文书标题 文号 发文部门 页数 备注第二部分 有限公司印信管理规定第一章 总则第一条 本规定就公司印章的使用、改正、废止与管理方法做出规定。第二条 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名文证明其权威作用而使用的印章。第二章 制定与改刻、废止第三条 公司印章（含各部门）印章的制定、改刻与废止由办公室主管根据印鉴使用需要以书面议案的形式提交公司办公会议讨论。第四条 办公室主管必须在提出的方案中将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。第五条 公司印章的刻制由办公室主管负

13、责，同时如有需要更换或废止的印章应由各管理人迅速交还至办公室主任处。第六条 除特别需要，原则上废止印章保存期限为三年，然后再根据需要进行安排销毁。第七条 公司的印章（含各部门）在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理人应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室主管根据情况依本规定的手续办理。第三章 领用登记第八条 印章领用登记由办公室组织进行，办公室主管应将每个印章登入印章登记台帐 （附件一）内，并将此帐永久保存。第四章 印章种类及管理办法第九条 公司印章分为以下几类1、公司章：指公司向主管机关登记的公司印章，对公司经营权有密切联系及有较强政策性或对政府行政、税务、金融等以公司名义行文，或出

14、具凭证使用。2、专用章：由部门在各自权责范围内代表公司对于企业、民间机构及个人的行文、收发文或出具凭证时使用。3、总经理名章：用于支票或其他涉及公司经营权凭证、合同。第十条 各级印章管理人员在进行印章交接时，应拓具印模样本列册，专案移交，并报送印章管理部门。第五章 使用范围与使用方法第十二条 印章使用范围及保管人：用 途类别 印章类型保管人支票及银行兑现凭证业务销售合同协议及业务文件公司的重大合同或重要文件各部门职责内的工作事项或文件、请示报告人事关系及有关证明收据公 司 章 公司名章 总经办 主任 业务专用章市场部经理 财务专用章财务部经理 人事行政部章人事部经理 专用章职章 总经理 名章

15、总经理 第十三条 公司章的使用1、除总经理外，任何人员在使用公司章时，应事先进行印鉴使用申请，即填写印鉴使用申请单 （附件二） ，经部门主管审批后，再呈交总经理审批。常规使用印鉴（如文件盖章等）或需要再次使用印鉴的事项如事先已取得总经理审批，可不用审批用印。2、印鉴使用人将审批后印鉴使用申请单交与印鉴保管人处，保管人根据申请单，填写印鉴使用登记表 （附件三）后进行盖印。第十四条 各类专用章在使用时，由保管人确认印鉴使用的合理性后，填写印鉴使用登记表后进行盖印。第六章 印鉴使用规范第十五条 公司印章的印鉴使用方法：1、盖印文件必要时应盖骑缝章2、公司印章的盖章处除另行规定外，应盖于公司或部门名称的中间。3、除特殊规定外，盖章一律用朱红印泥。第七章 介绍信管理第十六条 公司任何人员需使用介绍信时，均统一到办公室开据，除非总经理批准，任何人不得开具或持有公司盖章过的空白介绍信，任何部门也不得以部门名义开具介绍信。第十七条 介绍信应用毛笔、钢笔或水笔填写完整，字迹要工整、准确，不得进行涂改，如有涂改应予以作废。存根与正文处应加盖公司骑缝章。第十八条 开出的介绍信如因情况变化时，应及时交回办